Eine Kanzlei schränkt ihren Mailverkehr ein – undenkbar in Zeiten ständiger Erreichbarkeit? StB Mario Tutas hat genau das getan. Der Beitrag dazu war 2014 der meistgeklickte auf steuerkoepfe.de. Und wie sieht es heute in der Kanzlei aus? Hat sich die Einschränkung gelohnt?
Seit einem halben Jahr nun ist die Cuxhavener Kanzlei TKP eine mit Mail-Verkehrsberuhigung. StB Mario Tutas hatte seine IT so einstellen lassen, dass Mails nur noch zwischen 15 und 17 Uhr empfangen und versendet werden können. Die Absender werden mit einer automatischen Antwort über die Mailzeiten informiert, für Notfälle wird gleich eine gesonderte Mailadresse mitgesendet.
„Für meine persönliche Ruhe hat es sich gelohnt“, sagt Tutas. Vorher waren alle Mails auch auf seinem Handy aufgelaufen, auch abends und am Wochenende. Damit ist es seither vorbei. Aber was ist mit den Mitmenschen? Und was sagen die Zahlen, hat es sich gelohnt?
Bestands-Mandanten: „Es kräht kein Hahn mehr danach. Kein Gemecker. Null. Nichts“, sagt Tutas. „Ein Mandant nutzt jetzt für jedes Anliegen die Notfall-Mailadresse.“ Aber das sei der einzige Fall.
Neu-Mandanten: „Die hören sich das sich interessiert an und nehmen es hin. Sie hätten es auch gern und erklären mir dann gleich, wieso das bei ihnen nicht ginge.“
Mitarbeiter: Die Mitarbeiter waren bei der Einführung gespalten, jetzt habe die Verkehrsberuhigung eine „tragfähige Mehrheit“. „In den monatlichen Feedback-Gesprächen höre ich seit ein paar Monaten verstärkt Lob dafür“, sagt Tutas.
Mailserver: Auch eintreffende Newsletter werden mit automatischer Nachricht über die Mail-Zeiten beantwortet. Dann entspinnt sich zwischen zwei Computern meist ein fruchtloser Dialog. Denn die versendenden Mailserver antworten wiederum auf die Belehrung mit der Nachricht, dass ihre Absenderadresse nicht für Mail-Kommunikation gedacht sei. Woraufhin der TKP-Server ihnen wieder freundlich die Mailzeiten mitteilt und der Newsletter-Server … „Das geht zehn Mal hin und her und dann ist Ruhe“, sagt Tutas.
Kanzlei-BWA: „Im Schnitt ist die monatliche Produktivität um 10 Prozent gestiegen“, sagt Tutas, der schon lange mit Zeiterfassung arbeitet. Noch mal in Worten: zehn Prozent!
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Der Beitrag Juchu, schon wieder keine Mail war mit Abstand der meistgeklickte im vergangenen Jahr. Mehr als 2600 mal wurde der Artikel aufgerufen.
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Über StB Mario Tutas:
- Internetseite der Kanzlei TKP
- TKP – Tutas Kruse und Partner, Steuerberatung Wirtschaftsprüfung, Altenwalder Chaussee 98, 27472 Cuxhaven
- Tel.: 04721/5082-0
- Fax: 04721/5082-10
- E-Mail: info@tkp.de
- Mario Tutas auf xing
- Sein Buch Spieler oder Trainer bei nwb
- Und zu diesem nwb-Buch hat er ebenfalls beigetragen Steuerberatung 2020
- Das von Tutas entwickelte Spiel Operation Erfolg – nwb
- Seine Internet-Präsenz als Coach
Und ganz neu: Chefsache Prävention II aus dem Springer Gabler Verlag
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