• 22. April 2015

Ruck-zuck Controlling mit dem Kanzlei-Manager

StB Wolfgang Sievert (Foto: privat)

Ruck-zuck Controlling mit dem Kanzlei-Manager

Ruck-zuck Controlling mit dem Kanzlei-Manager 1024 683 Steuerköpfe

Auswertungen auf Knopfdruck verspricht StB Wolfgang Sievert mit seinem Programm „Kanzlei-Manager“. Mit steuerkoepfe.de sprach er über Features, Engpässe und Erfahrungen.

Wolfgang Sievert ist kein Neuling wenn es um Kanzlei-Controlling geht: Für die Datev hat er das Management-Informationssystem (MIS) weiterentwickelt. Diese Änderungen wurden als „Sievert-Würfel“ bekannt. Aber die Zukunft des MIS ist unbestimmt und so hat sich Sievert entschlossen, sein Know-how in ein eigenes Produkt zu stecken:

Zusammen mit Entwickler (und Schwiegersohn in spe) Marc Oellrich hat Sievert den Kanzlei-Manager aus der Taufe gehoben. Das Programm soll aus vorhandener Kanzlei-Software die Controlling-relvanten Daten fischen und auswerten. Zur Information bietet Sievert ein kurzes Video und ein pdf an.

Was sind die Top-Features Ihre Kanzlei-Managers?

Wolfgang Sievert: Das Programm zeigt auf Knopfdruck die entscheidenden Daten in gebündelten Auswertungen an. Schwachstellen in der Kanzlei werden sofort aufgedeckt, weil sich alle Daten bezogen auf Auftragsart, Mitarbeiter und Mandant anzeigen lassen. Es erleichtert die Mitarbeitereinsatzplanung, da es die aktuelle Auslastung zeigt und für die Zukunft hochrechnet.

Was hat sich in Ihrer Kanzlei geändert, seitdem sie dieses Tool einsetzen?

Wolfgang Sievert: Wir konnten die Produktivität um 20 Prozent steigern. Der Haupttreiber dafür war die bessere Auslastung der Mitarbeiter. Arbeitsüberhänge wurden abgebaut, Umsätze zeitlich vorgezogen. Das gibt Luft für Akquise und andere Aufgaben.

Die Auswirkung auf die Lebensqualität sind nicht zu unterschätzen. Der Kanzlei-Manager hilft Beratern, von irrsinnigen Wochenarbeitszeiten runter zu kommen.

Eine andere Lektion des Controllings per Kanzlei-Manager war, dass wir Allround-Kräfte jetzt systematisch unter ihrer maximalen Auslastung beschäftigen. Diese Kräfte sind dank ihrer Vielseitigkeit und Flexibilität einfach sehr wichtig, um auf spontane Ereignisse zu reagieren: ein neues Mandat, ein Krankheitsfall, was auch immer. Azubis können für so etwas nicht eingesetzt werden, Allrounder schon – wenn sie Freiraum haben.

Dank der Mitarbeitereinsatzplanung können wir Personalengpässe rund ein halbes Jahr vor Auftreten identifizieren und die Zeit in die Suche eines geeigneten neuen Kollegen investieren.

Und die Mandatsvergabe in der Kanzlei läuft jetzt besser. Wenn ich früher in die Runde gefragt habe, wer den neuen Fall übernimmt, sind alle meinem Blick ausgewichen. Erledigt hat es dann meist eine treue Seele, die eh schon ausgelastet war. Jetzt sehe ich, wer Kapazitäten hat und kann ihm den Fall geben. Das finde ich nicht nur gerechter, sondern auch produktiver.

Was ist der typische Engpass, der ein Controlling erschwert?

Wolfgang Sievert: Das Zeitproblem. Viele Steuerberater arbeiten zu sehr in statt an der Kanzlei. Diese Bilanz muss noch fertig, hier muss noch etwas erledigt werden. Die Arbeitstage füllen sich wie von allein, wenn man sich nicht Zeit für die Kanzleiführung nimmt. Dazu kommt, dass die meisten Berater fachlich stärker gebildet sind als betriebswirtschaftlich. Das sehen Sie auch daran, dass viele Berater oft und gern Buchführungsstunden verkaufen, womit sie etwa 60 Euro umsetzen, anstelle von betriebswirtschaftlicher Beratung, die sie locker mit dem doppelten abrechnen könnten. In großen und mittleren Kanzleien finden Sie aber oft geschulte Mitarbeiter für das Controlling. Erschwert wird ein Controlling auch durch die Handarbeit. Zwar stellen die gängigen Kanzleiprogramme alle wichtigen Zahlen zur Verfügung, aber man muss die Daten bisher zusammensuchen und kopieren. Diesen Engpass gehen wir mit dem Kanzlei-Manager an. Unser Ziel: gebündelte Auswertungen auf Knopfdruck. Das Programm kann zum Beispiel die Umsätze einzelner Mitarbeiter gekoppelt mit den teilfertigen Leistungen darstellen. Diese Funktion hatten wir uns immer gewünscht, aber nirgendwo gefunden. Mit dem Kanzlei-Manager ist sie jetzt da.

Welche Ziele sollte ich mir denn mit einem Controlling stecken?

Wolfgang Sievert: Das hängt ganz von der Kanzlei und den Inhaber ab. Geht es um Wachstum oder um einen nahenden Verkauf? Wir haben es in unserer Kanzlei so gelöst, dass wir ein Lebensziel für das Unternehmen Steuerberatungskanzlei definiert haben. Dieses Lebensziel haben wir unterteilt in Schritte, die wir in Perioden von wenigen Jahren nacheinander gehen wollen. Die Perioden haben wir wiederum unterteilt in Schritte und Ziele für einzelne Jahre. Und von da an ist es nur noch ein Schritt zur laufenden Fortschrittsbeobachtung. Wenn wir – wie es bei uns definiert ist – am Jahresende 95 Prozent aller Bilanzen fertig haben möchten, dann kann ich im Laufe des Jahres mit Controlling besser abschätzen, ob wir es schaffen – und auch analysieren, weshalb die drei Problemfälle nicht fertig geworden sind. Die Lösung kann in verbesserten Prozessen oder anderen weichen Faktoren liegen. Wichtig ist, dass Controlling nicht allein Kontrolle von Zahlen bedeutet, sondern die Beobachtung und Steuerung der harten und weichen Faktoren.

Zum Controlling brauche ich eine Zeiterfassung. Was sind Ihre Tipps dazu?

Wolfgang Sievert: Ohne Vollzeiterfassung ist kein sinnvolles Controlling möglich, das heißt abrechenbare und nicht-abrechenbare Zeiten aller Köpfe der Kanzlei gehören erfasst. Manche Inhaber tun sich schwer, ihre eigene Zeit zu protokollieren. Dabei reicht es aus, wenn der Inhaber dem Sekretariat einfach wöchentlich einen Zettel mit allen auf Mandate bezogenen Stunden reinreicht. Das Sekretariat füllt die verbleibende Zeit einfach mit nicht-abrechenbaren Stunden auf. Das reicht schon. Wichtig ist auch, nicht zu viele Kategorien zu haben. Zur Erfassung der nicht-abrechenbaren Zeit reichen meist fünf bis acht Kategorien: Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Kanzlei-Organisation, Ausbildung. Besonders bei EO Classic ist es verlockend einfach, einen Wildwuchs aufzubauen: Fortbildung Lektüre, Fortbildung Ablage Lektüre und so weiter. Das verwirrt und jeder Nutzer füllt andere Zeitkonten auf. Lieber schlank und rank als zu detailliert. Dann habe ich auch brauchbare Auswertungen und kann nachkalkulieren. Solch eine Zeiterfassung deckt schonungslos Zeitfresser auf und führt zu manchem Erweckungserlebnis.

Was sind die technischen Voraussetzungen zum Einsatz des Kanzlei-Managers?

Wolfgang Sievert: Der Kanzlei-Manager funktioniert mit Datev EO Classic und Comfort und fast jeden Programm, dass Excel-Export anbietet. Wir sind in Gesprächen mit Addison- und Agenda-Kunden, und helfen ihnen, den Kanzlei-Manager einzusetzen.

Der Kanzlei-Manager bietet Rechte- und Rollen-Konzept: Wozu ist das gut?

Wolfgang Sievert: Um zu steuern, wer was sehen und bearbeiten darf. Wir handhaben es so, dass alle Mitarbeiter ihre persönlichen Zahlen und die der Kanzlei sehen dürfen, aber nicht die individuellen Zahlen ihres Kollegen. Mit den Rechten und Rollen können Sie das an Ihre persönliche Kanzlei-Philosophie anpassen.

Sie betreiben schon länger Kanzlei-Controlling – wie haben Sie das denn früher gemacht?

Wolfgang Sievert: Umständlicher, per Hand und Excel. Und dann überschreibt man mal versehentlich eine Formel, gibt Zahlendreher ein und kann diese Fehler dann mühsam wieder ausbügeln. Ich finde es besser, die Maschinen arbeiten zu lassen und nicht noch mal eingeben zu müssen, was eh schon im System ist; und das haben wir mit dem Kanzlei-Manager erreicht.

Preis-Beispiel

Preis bei einer Kanzlei mit 20 Mitarbeitern: Erstberatung incl. Einrichtung 4000 Euro, mtl. Lizenzgebühr incl. fachliche und technische Hotline und Updates 20 x 12 Euro = 240 Euro.

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Über Wolfang Sievert

StB Wolfgang Sievert (*1951) stammt aus Gifhorn (Niedersachsen), wo er 1978 auch eine Kanzlei übernahm. Er baute die Kanzlei von fünf auf 50 Mitarbeiter aus und gründete eine zweite Niederlassung. Derzeit zieht er sich aus dem operativen Geschäft langsam zurück und überlässt der nächsten Generation die Kanzleileitung. Neben der Steuerberatung hat er sich als Referent in Seminaren und Workshops in den Bereichen Kanzleiorganisation für Steuerberater, Optimierungsprozesse, strategische Vermögensberatung und Controlling betätigt. Zum anderen beschäftig er sich mit dem Geschäftsfeld der Heilberufe und fungiert dabei als betriebswirtschaftlicher Berater. Er ist Mitglied des Beraterwerks für Steuerberater.

  1. Stb Sievert – Steuerberater Gifhorn/Klötze
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