• 22. Mai 2015

Lohnbuchführung: Selbst erstellen oder auslagern?

Auslagerung der Lohnbuchführung Steuerberater Outsourcing

Lohnbuchführung: Selbst erstellen oder auslagern?

1024 683 Steuerköpfe

Jeden Morgen gehen Stoßgebete himmelwärts, dass die Lohnkraft doch bitte zur Arbeit erscheinen möge. Termine und rückwirkende Gesetzesänderungen sorgen für Druck und Frust bei der Lohnabrechnung. Neben gewerblichen Lohnabrechnern bringen sich jetzt auch Steuerberater in Stellung, um Kollegen beim Lohn durch Outsourcing Entlastung zu verschaffen.

„Der Lohn muss pünktlich fertig sein!“

Ist der Lohn nicht rechtzeitig auf dem Konto, stehen Mandant, dessen Mitarbeiter und deren Ehepartner mit Mistgabeln und brennenden Fackeln vor der Kanzlei. „Eine USt-Voranmeldung kann man mal schätzen, eine Buchführung kann man mal schieben, aber der Lohn muss pünktlich fertig sein“, so beschreibt ein Berater die Situation.

„Da spürt man, wie abhängig man von einem Mitarbeiter ist.“

„Zuerst hatte ich eine Lohnkraft, dann zwei und auch die benötigte Auslastung und dann war die zweite Kraft nach einem Jahr wieder weg. Das hat mich sehr, sehr frustriert“, berichtet StB Günter Heenen über seine Anfänge als selbstständiger Berater. „Da spürt man, wie abhängig man von einem einzelnen Mitarbeiter ist.“

Personalnot in der Lohnbuchführung

„Den Kanzleien fehlt das Personal und das Know-how, das ist eine Abwärts-Spirale.“

„Der Lohn ist immer komplexer und schnelllebiger geworden“, sagt Ecovis-Vorstand StB WP Alexander Weigert. „Die Steuerberater kommen an Grenzen: mehr Arbeitsaufwand bei gleicher oder abnehmender personeller Kapazität“, sagt auch StB Torsten Lenk. „Manche Steuerberater befürchten, in eine Qualitätslücke zu laufen“, ergänzt sein Kollege StB Alexander Berfeld. „Der Lohn ist nicht das Kernfeld vieler Steuerberater, weder was den Umsatz, noch was die Qualifikation der Kanzlei angeht.“ Und StB Steffen Münch drückt es drastisch aus: „Viele Steuerfachangestellte und selbst Steuerberater haben Schwierigkeiten mit der Lohnabrechnung. Den Kanzleien fehlt das Personal und das Know-how, das ist eine Abwärts-Spirale.“

Die genannten Berater kennen nicht nur die Not im Lohn, sie haben auch ihre Antwort darauf gefunden: Lenk und Berfeld zielen im großen Stil auf überlastete Steuerberater. Ihre ETL-Personal-Kompetenzcenter Steuerberatungsgesellschaft mbH will Qualität zum Preis gewerblicher Lohnabrechner bieten. Weigert bietet den Ecovis-Kanzleien mit zwei Lohnzentren die interne Auslagerung innerhalb der Gruppe. Und Heenen und Münch stellen ihr Know-how und ihre Kapazitäten anderen Beratern zur Verfügung.

Auslagerung von Lohnbuchführungen an andere Steuerberater

Heenen ist einer der Steuerberater, die aus der Not im Lohn eine Tugend gemacht haben. Sein Kalkül: Für Qualität sorgen, reichlich Personal- und IT-Kapazitäten schaffen und die Auslastung durch die Übernahme von Fällen leidgeplagter Kollegen erreichen.

StB FB IStR Günter Heenen, Kleve (Foto: privat)

StB FB IStR Günter Heenen, Kleve (Foto: privat)

Zur gegenseitigen Vertretung und zum Erfahrungsaustausch hatte er sich mit seinem Kollegen Ralf Pfab aus Nürnberg zusammengetan. Daraus ist die gemeinsame Collegium Steuerberatungsgesellschaft entstanden, mit der sie anderen Steuerberatern Entlastung beim Thema Lohn anbieten. Heenens Kanzlei liegt in Kleve, nah der holländischen Grenze, seine Kooperations-Gesellschaft hat ihren Sitz in Nürnberg. Die gemeinsame Unternehmung ist ganz frisch, die Website noch im Bau und Informationen über Preise liegen noch nicht vor.

Gemeinsam bringen sie acht Lohn-Fachkräfte ein und nutzen Datev-Produkte, weil deren große Verbreitung einfach für einen unkomplizierten Daten-Austausch mit den Kollegen spreche. Den Mandanten und deren Mitarbeitern bieten sie Cloud-Lösungen zu Kollaboration an: „Wir haben Arbeitnehmer Online zunächst in der Kanzlei getestet und bieten es daher guten Gewissens auch unseren Kunden an.“

Mit der Collegium-Steuerberatungsgesellschaft möchten die Berater auch ihren Qualitätsanspruch kommunizieren. „Die Kollegen sollen wissen, dass wir mit ihnen vertrauter Software arbeiten und uns ans Berufsrecht und kollegiale Standards wie den Mandatsschutz halten.“

„Es gibt eine Tendenz zum Outsourcing. Da konnte ich am Interesse an unseren Infoabenden zum Thema ablesen und als Steuerberater ist man derzeit auch heiß umworben von diversen gewerblichen Lohnanbietern“, sagt er. Inspiration fand Heenen, der auch Fachberater für Internationales Steuerrecht ist, in der Nachbarschaft: „Ich beobachte in den Niederlanden, dass die Diskussion um die Lohnauslagerung im dortigen Berufsstand seit Jahren durch ist, das wird dort einfach gemacht.“

Erfahrungen mit gewerblichen Lohnabrechnern und Payroll-Anbietern

Auf Qualität setzt auch Steuerberater Steffen Münch aus Mannheim, Spezialist für Lohnabrechnungen von Geschäftsführern und leitenden Angestellten und Freund von steuerkoepfe.de. Münch sieht Steuerberater im Vorteil, wenn es um die Auslagerung der Lohnabrechnung geht.

StB Steffen Münch

StB Steffen Münch

Gewerbliche Lohn-Anbieter dürfen und können aufgrund der berufsrechtlichen Einschränkungen nicht alles anbieten und das hat Auswirkungen auf die Zusammenarbeit. „Bei komplexen Fällen muss ich als StB Vorgaben machen und so ist die Arbeitsersparnis wieder dahin“, sagt Münch. „Bei Reisekostenabrechnungen greifen wiederum gesetzliche Einschränkungen: Was ist steuerfrei, was kann pauschal versteuert werden? Oder bei der pauschalen Versteuerung von Geschäftsessen oder Weihnachtsfeiern oder Incentives – Stichwort EStG 37b. Das ist Steuerberatung.“

Seiner Meinung nach spielen gewerbliche Anbieter ihre Vorteile im Massengeschäft aus und sind bei komplexeren Fragen eingeschränkt. „Der Lohn fließt in die Buchführung mit ein, das ist ein Wechselspiel mit Ausstrahlungen in alle Unternehmensbereiche. Es muss sichergestellt sein, dass alle lohnrelevanten Informationen bei der Lohnabrechnung ankommen. Dies ist natürlich einfacher, wenn alles aus einer Hand angeboten wird“, sagt Münch. „Hier sind wir Berater gefordert, die entsprechenden Prozesse einzurichten, da wir als Steuerberater alle relevanten steuerlichen Regelungen für den Blick über den Tellerrand haben.“

Von der Personal-Not sind aber nicht nur Kanzleien betroffen, sondern auch Unternehmen und Payroll-Anbieter. Das hat Folgen: „Das Massengeschäft führt auch zu einer relativ stupiden Abarbeitung, dies und die Einschränkungen im Berufsrecht führen dazu, dass diese Anbieter oft nicht die Top-Mitarbeiter für sich gewinnen können“, berichtet Münch.

So gesehen suchen auch Payroll-Anbieter händeringend Spezialisten. Ein Mandant von Münch wurde durch eine berufliche Veränderung zwangsweise Kunde eines Payroll-Anbieters. Doch dieser hatte keine Kräfte, die sich mit dem deutschen Markt auskennen. Das Ergebnis: Der Mandant brachte seinen Steuerberater ins Gespräch. Jetzt bearbeitet Münch die deutschen Fälle dieses globalen Payroll-Anbieters.

Ecovis: Zentralisierung der Lohnabrechnung

Auch Beratungs-Gruppen spüren die Engpässe beim Lohn. Deshalb hat die Ecovis-Gruppe in Dingolfing und Rostock zwei Lohnzentren aufgebaut, an die die angeschlossenen Berater ihre Lohnbuchhaltungen auslagern können. An externe Steuerberater richtet sich dieses Angebot derzeit nicht.

Ecovis-Vorstand StB WP Alexander Weigert

Ecovis-Vorstand StB WP Alexander Weigert

„Wer den Lohn zentral bearbeitet, kann die Effizienz steigern, ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen und die Dienstleistungspalette um den Lohn ausbauen“, sagt Ecovis-Vorstand StB WP Alexander Weigert. „Zudem lässt sich dann auch eine IT betreiben, die sich für Einzelkanzleien einfach nicht rentieren kann.“

Neben der reinen Lohnbuchführung können die Berater von einer arbeitsrechtlichen Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht profitieren. Die Mitarbeiter in den Lohnzentren managen Einstellungen und Entlassungen und unterstützen bei der Vertragserstellung.

Zur Zusammenarbeit wird ein webbasiertes Portal genutzt, auf dem zusätzlich Arbeitsverträge gespeichert und Unterlagen von Mitarbeitergesprächen abgelegt werden können.

In der Ecovis-Gruppe wurde schon vor Jahren ein internes Qutsorcing probiert. Es scheiterte damals aber an Bedenken der Kollegen. „Es herrschte noch die Meinung vor, ein Outsourcing gefährde die Mandantenbindung und der Lohn bleibe wegen der Schnittstellen zur FiBu besser in einer Hand. Diese Meinung hat sich aber geändert“, sagt Weigert.

„Der Lohn wird komplizierter, das wissen auch die Mandanten und der Mindestlohn ist dabei ein guter Aufhänger.“

Trotzdem bleibt es spannend, wie Steuerberater die Auslagerung einer eigenen Kerntätigkeit an Mandanten kommunizieren können. „Der Lohn wird komplizierter, das wissen auch die Mandanten und der Mindestlohn ist dabei ein guter Aufhänger“, sagt Weigert. „Wir hatten zunächst Sorge, dass unangenehme Rückmeldungen kommen – aber Fehlanzeige. Wenn man die Auslagerung gut begründet, gibt es auch keine Gegenargumente.“

Seinen Beratern und Beraterinnen empfiehlt er folgende Argumentationskette: „Wir haben dieses Spezialthema an Spezialisten abgegeben und können jetzt zum gleichen Preis mehr Leistung anbieten. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der sich auch gern bei einem Besuch persönlich bei Ihnen vorstellt.“

ETL Personal-Kompetenzcenter – Lohnbuchführung für alle

StB Alexander Berfeld, GF ETL PKC Steuerberatungsgesellschaft (Foto: ETL)

StB Alexander Berfeld, GF ETL PKC Steuerberatungsgesellschaft (Foto: ETL)

Die ETL-Gruppe mit ihren mehr als 740 Kanzleien hatte 2006 begonnen, Strukturen für ein internes Outsourcing der Lohnbuchführung aufzubauen und hat dabei ebenfalls einen Stimmungswandel beobachtet: „Heute wird gefragt ‚Wie können wir das machen?‘ und ‚Wie sieht die Qualität aus?‘ und nicht ‚Können wir das überhaupt machen?‘“, berichtet StB Alexander Berfeld, Geschäftsführer der ETL PKC Steuerberatungsgesellschaft. Nach Jahren des Aufbaus öffnet die Gesellschaft ihre Lohnabrechnung nun auch für nicht-ETL-Kanzleien.

Das Angebot ist entsprechend ausgereift und wird bereits von 265 ETL-Kanzleien, 35 anderen Kanzleien sowie von Unternehmen genutzt. Insgesamt arbeiten bei ETL PKC 80 Köpfe an den Standorten Essen, Berlin, Neubrandenburg und Erfurt. Sie erstellen 700.000 Abrechnungen pro Jahr. Für einige Kanzleien erledigen sie den gesamten Lohn, für andere nur Spezial-Löhne wie etwa den Baulohn.

„Jetzt können StB von Kollegen den Lohn für 8,50 Euro einkaufen und zu ihren Preisen an die Mandanten weiterreichen. Mandatsschutz wird garantiert. Das ist eine charmante Lösung mit einer guten Marge“, sagt StB Alexander Berfeld. Im Preis inbegriffen sind neben der Lohnabrechnung: Sofortmeldungen an Werktagen, Arbeitsbescheinigungen, BG-Nachweise, Lohnfortzahlungsanträge, Krankengeld-, Wohngeld-, Einkommensbescheinigungen. Gesondert berechnet werden Sofortmeldungen an Feiertagen und Beschäftigungstatistiken. Zusätzlich bietet ETL-PKC eine Netto-Lohn-Optimierung und kooperiert mit der ETL Rechtsanwälte GmbH, die zu arbeitsrechtlichen Fragen eine kostenlose Erstberatung anbietet.

„Neben der Zusammenarbeit mit den ETL Rechtsanwälten im Bereich Lohnkostenoptimierung steht jedem Mandanten eine kostenfreie Erstberatungshotline für Arbeits- und Sozialrecht durch Fachanwälte der ETL Rechtsanwaltsgesellschaft mbH zur Verfügung“, sagt Lenk. „Dies ist ein Service, den wir anbieten, um die Steuerberater und Ihre Lohnsachbearbeiter zu entlasten, die Rechtsberatung die faktisch jeden Tag passiert zu legalisieren und durch Spezialisten professionell erledigen zu lassen.“

StB Torsten Lenk, GF ETL PKC Steuerberatungsgesellschaft (Foto: ETL)

StB Torsten Lenk, GF ETL PKC Steuerberatungsgesellschaft (Foto: ETL)

Für den birektionalen und authentifizierten Datentausch inkludiert ETL PKC die ITSG-zertifizierte Software edlohn ihres Partners eurodata in Kombination mit dem Web-Portal PISA. „Sie erlaubt die Vollerstellung von Löhnen oder deren Kontrolle, sie ist webbasiert und ermöglicht eine Zeiterfassung und eine digitale Personalakte“, sagt StB Torsten Lenk. „Wichtig für uns ist die softwarebasierte Unterstützung bei der Abrechnung von schwierigen Baulöhnen und bei Branchentarifverträgen.“

In Planung befindet sich nach Angaben der beiden Geschäftsführer ein Tool für die Personaleinsatzplanung, Unterstützung für die Aufzeichnungspflichten der Arbeitgeber und ein Arbeitnehmer-Zugang.

Wie auch bei Ecovis läuft die Kommunikation zwischen Mandant und Lohnanbieter per Web und darüber hinaus direkt ab. „Wir sehen die direkte Kommunikation zwischen ETL PKC und dem Mandanten auch als Entlastung für den Steuerberater“, sagt Berfeld dazu.

Ausblick

Kollegenhilfe und die Weiterempfehlung an spezialisierte Steuerberater sind im Berufsstand nichts Neues. Aber zwei Sachen lassen aufhorchen: Erstens – die Auslagerung der Lohnbuchführung betrifft kein Exoten-Thema, sondern das Brot- und Buttergeschäft der Steuerberater. Zweitens – der Einstieg der ETL-Gruppe in dieses Geschäft. Ob sie der einzige große Anbieter bleiben werden?

Die rege Gesetzestätigkeit und die Personalnot erschwert den Beratern auskömliches Arbeiten. Nochmal Steffen Münch: „Vor zehn oder zwanzig Jahren konnte man die Lohn-Mitarbeiter laufen lassen, heute ist das Thema zu komplex und haftungsbeladen, als dass man die Angestellten einfach machen lassen kann.“ Seine Mandanten sind etwa Geschäftsleiter größerer Mittelständler oder Expatriates, die zum Teil sechsstellige Tantiemen oder besondere Gehaltsbestandteile erhalten. „Dies führt zu ganz anderen Haftungsproblematiken“, sagt Münch. „Auch die Gehaltsabrechnung ein höchst sensibler Bereich, wir als Berater sind da gefordert darauf zu achten, dass die abgerechneten Arbeitnehmer nicht das Vertrauen in ihren Arbeitgeber verlieren. Häufige Korrekturen können da viel zerstören.“

Der günstige Service der ETL PKC dürfte auch ein paar Augenbrauen heben. Was, wenn der Preis von 8,50 Euro Gang und Gäbe wird? StB Torsten Lenk: „Auf lange Sicht werden sich die Umsätze im Bereich Lohn mindern, aber der Großteil der Mandanten wird ihrem Steuerberater treu bleiben.“

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Was sollten Steuerberater bedenken, wenn Sie die Lohnabrechnung auslagern?

RAin Nora Schmidt-Kesseler, Hauptgeschäftsführerin der Bundesteuerberaterkammer (Foto: BStBK)

RAin Nora Schmidt-Kesseler, Hauptgeschäftsführerin der Bundesteuerberaterkammer (Foto: BStBK)

Eine Auslagerung der Lohnabrechnung auf Dritte ist nur dann zulässig, wenn die Pflicht zur Verschwiegenheit und zur eigenverantwortlichen Berufsausübung eingehalten wird. Bezüglich der Verschwiegenheitspflicht setzt das voraus, dass die Mandanten einer solchen Auslagerung zustimmen. Die Pflicht zur eigenverantwortlichen Berufsausübung erfordert, dass der Steuerberater die Lohnabrechnungen nicht komplett auslagert, sondern – wie bei der Erstellung der Lohnabrechnung durch die Kanzleimitarbeiter – eine überwachende Funktion behält. Hierzu gehört insbesondere, dass der Steuerberater die Arbeitsergebnisse stichprobenartig kontrolliert. Der Steuerberater muss Herr des Verfahrens bleiben und die wesentlichen Grundentscheidungen selbst treffen.

RAin Nora Schmidt-Kesseler, Hauptgeschäftsführerin der Bundessteuerberaterkammer

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Über Steffen Münch:

Über Günter Heenen:

Über Torsten Lenk:

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