• 21. August 2016

Digi-Bel: Belege per App in die Datev-Welt (Werbung)

Digi-Bel: Belege per App in die Datev-Welt (Werbung)

Digi-Bel: Belege per App in die Datev-Welt (Werbung) 150 150 Steuerköpfe

Nicht nur vom Büro sollen Mandanten digitalisierte Belege senden können, sondern auch von unterwegs. Und in der Kanzlei sollen die Belege gleich in der Mandantenbuchhaltung landen – und nicht erst im Maileingang. Mit diesem Versprechen ist Digi-Bel angetreten, um der digitalen Belegübermittlung mehr Alltagstauglichkeit einzuhauchen. Produktentwickler Alexander Schwarz (AS) und Vertriebschef Peter Bübel (PB) stellen den Service vor.

Was ist digi-bel?

PB: Digi-Bel ist der einfachste Weg für Belege vom Mandanten direkt in die Datev-Kanzleisoftware. Wir machen somit Mandanten und Beratern das Leben leichter: Die Mandanten können damit in allen Lebenslagen Belege erfassen – nicht nur am Büro-PC – und der Berater bekommt diese Daten direkt und korrekt zugeordnet in die Datev-Mandantenbuchhaltung gespielt, anstatt sie aus Pendelordnern und dem Maileingang fischen zu müssen. Die Belege kommen genau in der Qualität an, die eine sofortige Buchung ermöglichen.

Was ist dafür notwendig?

AS: Wir richten unseren Service nach Maßgabe der Steuerberater ein. In der Kanzlei wird ganz normal mit der vorhanden Hard- und Software weitergearbeitet – nur dank Digi-Bel mit Belegbild anstatt Pendelordner.

digi-bel einfach ausprobieren per Testzugang (Man.-Nr: „123456789“ und Passwort „DigiTest2016“) oder die Macher auf dem kommenden Steuerberatertag in Dresden besuchen.

Die Frage ist also vielmehr: Was wird dank Digi-Bel alles überflüssig? Wir befreien Mandanten und Berater von den bisher üblichen Einschränkungen der standort- und personengebundenen Werkzeuge. Mandanten brauchen keine Smartcard mehr, sie sind nicht mehr auf Windows als Betriebssystem festgelegt und brauchen keine zusätzliche Soft- oder Hardware. Dasselbe gilt für die Berater.

Auf unsere Website können Sie eine Demonstration starten. Die kostenlosen Apps für Apple und Google Android haben ebenfalls einen eingebauten Demo-Modus zum Testen.

Auf welchen Wegen können die Mandanten Belege digitalisieren?

AS: Die Mandanten können einfach nutzen, was sie gerade zur Hand haben, um ein Belegbild zu erstellen: Einen beliebigen Scanner an einem beliebigen Arbeitsplatz, einen Netzwerkscanner, Zugang über Webportal mit Nutzername und Passwort oder eben die Smartphone-App.

PB: Einer unserer StB-Kunden erklärt es den Mandanten immer so: Wenn Sie nach dem Tanken in die Waschanlage fahren, fotografieren Sie mit der App den Tankbon. Und wenn Sie am anderen Ende der Waschstraße wieder rausfahren, ist der Beleg bereits in der Kanzlei.

Und wenn Belege bereits als Datei vorliegen?

PB: Dann können die Mandanten sie einfach über das angesprochene Webportal hochladen. Ergänzend haben wir uns etwas Besonderes für per Mail ankommende Rechnungen ausgedacht: Der Mandant kann sie einfach an eine kanzleiindividuelle Mailadresse weiterleiten – sie landet dann gleich in der jeweiligen Mandantenbuchhaltung und nicht erst im Maileingang der Kanzlei.

AS: Das kann sogar voll automatisch ablaufen, wenn der Mandant in seinem Mailprogramm eine Regel einrichtet: Mail von Absender „Lieferant@xy.de“, mit dem Betreff „Rechnung“, weiterleiten an “Digi-Bel“. Damit automatisieren Sie die Verarbeitung vieler Eingangsrechnungen.

Mandanten mit Datev Unternehmen online können ihre Belege auch digital einreichen, müssen sich aber per Smartcard identifizieren. Ist das bei Ihnen auch erforderlich?

PB: Nein, eben nicht. Das ist unser Vorteil und macht die Mandanten freier und beweglicher. Wir sorgen für ein Höchstmaß an Sicherheit und die Identifizierung. Wie wir das genau anstellen, bleibt erstmal unser Geschäftsgeheimnis. Aber damit wir uns nicht missverstehen: Unsere Lösung ist kein Hack. Wir ergänzen auf sinnvolle Art und Weise die Datev-Welt.

Sie versprechen die korrekte Zuordnung der Belegdateien – wie funktioniert das?

AS: Indem der Mandant nach dem Erfassen den Beleg typisiert: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kassenbeleg etc. Das ist mit einer Geste erledigt.

Bei der Einrichtung setzen wir die Maßgaben der Kanzlei um, sodass das Zusammenspiel zwischen Berater und Mandant reibungslos funktionieren kann.

Dabei können wir auch komplexere Strukturen berücksichtigen und in der Buchhaltung in getrennte Kanäle laufen lassen, etwa bei Filialbetrieben oder für Außendienstler, die unterwegs ihre Spesen erfassen.

Diese Funktionalität ist nicht nur die Buchhaltung verfügbar, sondern auch für Unterlagen für die Einkommensteuererklärung.

PB: Einen StB-Kunden haben wir gewonnen, nachdem er gesehen hat, wie mit Digi-Bel Bewirtungsbelege erfasst werden. Dabei können nämlich gleich die zugehörigen Daten wie Teilnehmer und Anlass eingetippt werden. Der Berater sagte: „Sie haben mich an der Nadel. Endlich saubere Daten, die handschriftlichen Notizen auf Bewirtungsbelegen sind nämlich fast immer unleserlich.“

Können die Mandanten nachträglich in den eingesendeten Belege recherchieren, wenn mal ein Beleg gesucht wird?

AS: Nein, unser Service ist die Belegdigitalisierung und -übermittlung. Digi-Bel ist kein Archiv für den Mandanten, das wollen wir auch nicht sein. Wir sind der Übermittlungsweg, den StB dem Mandanten einmal einrichten und dann nicht mehr bemerken – aber auch nicht mehr missen möchten. Archiviert werden die Belege entweder in der Kanzlei (DMS) – oder aber, sofern Datev Unternehmen online eingesetzt wird – auch online und einsehbar für den Mandanten.

Derzeit ist Digi-Bel auf die Datev-Produktwelt zugeschnitten. Werden auch andere Software-Systeme unterstützt?

PB: In den kommenden fünf Jahren beabsichtigen wir, der wichtigste Lösungspartner im Bereich der Belegdigitalisierung zu werden und planen Partnerschaften mit allen wichtigen Buchhaltungslösungen für Steuerberater. Zum jetzigen Zeitpunkt arbeitet unsere Lösung allein mit Datev-Produkten zusammen.

Kontakt und Infos

Kontakt

DIGI-BEL / im Vertrieb der
meeting minds GmbH

Büro Berlin
Markstraße 45
13409 Berlin

Tel.: 030 – 88 66 87 – 25
Mail: service@digi-bel.de

Homepage: digi-bel.de

Preis-Infos

Demo-Zugang

Demo-Zugang unter demo.digi-bel.de

Geben Sie als Mandantennummer „123456789“ und als Passwort „DigiTest2016“ ein.

Apps

Apple iOS: App Store
Google Android Play Store

Ansprechpartner

Peter Bübel

Peter Bübel, digi-bel (Foto: privat)

Alexander Schwarz

Alexander Schwarz, digi-bel (Foto: Privat)