• 26. September 2016

Beleg- und Informationsaustausch mit dem Steuerbüro.Online (Werbung)

Beleg- und Informationsaustausch mit dem Steuerbüro.Online (Werbung)

Beleg- und Informationsaustausch mit dem Steuerbüro.Online (Werbung) 1024 512 Steuerköpfe

Digitalen Belegaustausch vereinfachen, geräteunabhängiger Zugriff für Mandanten, Kanzleiprozesse unterstützen – und das alles, ohne die Kanzlei-EDV umzukrempeln. Das war der Ansatz der Entwickler des Steuerbüro.Online. Seit Jahresbeginn ist das Angebot auf dem Markt. Geschäftsführer Philip Hellmig stellt es im Interview vor.

Was ist Steuerbüro.Online?

Das Steuerbüro.Online ist eine von zahlreichen Steuerkanzleien und Mandanten zusammen entwickelte, webbasierte Online-Plattform zum Beleg- und Informationsaustausch. Sie funktioniert unabhängig von der verwendeten Kanzleisoftware und soll diese nicht ersetzen, sondern ergänzen.

Es gibt schon viele All-in-one-Lösungen, die versuchen alles zu können. Wir haben jedoch ein schlankes Tool geschaffen, das über die ganz alltäglichen Stolpersteine in der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei hinweghelfen soll und dabei der vorhandenen Kanzleisoftware zuarbeitet.

Steuerbüro.Online Erklärfilm in Aufmachung des Hamburger Kunden steueragenten.de

Zum Beispiel?

In den Kanzleien ist zu beobachten, dass selbst beim digitalen Belegbuchen zu viel Zeit fürs Suchen und Sortieren drauf geht; denn Mandanten senden die Belege und Informationen auf allen möglichen digitalen Wegen: gern per Mail und dann gern doppelt, per Dropbox oder freigegebenen icloud-Ordnern, abfotografiert oder viel zu groß eingescannt.

Das Steuerbüro.Online ist sozusagen ein webbasierter Trichter, der alle möglichen Dokumente und Informationen entgegennimmt und sie als aufbereitetes Paket an die Kanzlei oder die Mandanten weiterreicht. Aufgebaut auf deutscher IT-Infrastruktur und nach geltenden Datenschutzvorschriften.

Persönlich treffen

Steuerberatertag

Steuerbüro.Online stellt aus auf dem Steuerberatertag in Dresden, 9.–11. Oktober.

Der Reiz unserer Lösung ist, dass sie weder dem Mandanten noch der Kanzlei irgendwelche Vorschriften macht. Mandanten können das Steuerbüro.Online am Computer nutzen – egal ob Windwows oder Apple – sowie mobil mit dem Handy, Tablet oder Laptop. Die Kanzleimitarbeiter können mit Datev, Addison, Agenda oder anderen Kanzleisoftwareprodukten arbeiten. Sie loggen sich über den Browser ein und ziehen die abgelegten Dokumente oder Informationen in ihre Arbeitsumgebung. Fertig.

Doppelter Belegversand ist ja immer möglich. Wie stellen Sie sicher, dass die Mandanten ihnen nicht einfach digitales Chaos durchreichen?

Die Mandanten wählen beim Upload aus: zu welchem Fachbereich gehören die Dokumente – Lohn, FiBu usw. – und markieren per Häkchen den Monat, dem die Dokumente zuzuordnen sind. Optional können Sie noch Nachrichten mitsenden. Die Vorgaben bei dieser Auswahl sprechen wir mit den Beratern ab, sodass sie kanzleiindividuell gestaltet werden können. Damit ist das vorherige Chaos gebändigt. Fast alle Mandanten haben heute PC und Handy griffbereit und das bedeutet, dass wir sie auf diesem Weg auch erreichen und abholen können.

Welche Funktionen bietet das Steuerbüro.Online noch?

Beispielsweise Unterstützung bei der Informationsbeschaffung für die Einkommensteuer und einem angebundenen Erinnerungsservice für Vorauszahlungen.

Viele Mandanten werden von den Vorauszahlungen für die Einkommensteuer kalt erwischt. Das Steuerbüro.Online ermöglicht automatisierte Erinnerungen, die dem Mandanten zugehen. Die Kanzlei kann sich so als vorausdenkender Partner präsentieren.

Die Mandanten wollen – das wurde schnell klar – den Upload auch gern für ihre Einkommensteuerunterlagen nutzen. Das ist möglich. Entsprechende Ordner legen wir nach Maßgabe der Kanzleien an.

Zusätzlich finden die Mandanten dort ein Online-Interview, das Fragen zu den steuerrelevanten Lebensumständen stellt. Das Ergebnis ist zweierlei: Erstens bekommt der Mandant im Anschluss eine individuelle Checkliste mit den Unterlagen, die einzureichen sind. Zweitens werden die Antworten des Interviews zu einem Fact-Sheet aufbereitet, welches für den Kanzleimitarbeiter Arbeitsgrundlage ist und die kanzleiinternen Bearbeitungsprozess erleichtert.

Dieses Feature haben wir ebenfalls aufgrund von praktischen Erfahrungen entwickelt. Der Mandant ist schnell überfordert, der Informationsfluss und die Bearbeitung geraten ins Stocken. Unser Interview sortiert aus: unzutreffende Umstände werden nicht vertieft, angefordert wird, was erforderlich ist – nicht mehr. Auch hier gilt, dass unser System die aktuelle Kanzleisoftware nicht ersetzen, sondern ausschließlich ergänzen soll.

Dieses Interview ist auch bei Mandatsbeginn sehr nützlich. Formalitäten werden so vorab geklärt und das Erstgespräch kann entspannter und konzentrierter erfolgen. Zusätzlich nutzen manche Berater das Interview auch gern im Erstgespräch für einen kleinen Showeffekt.

Wie das denn bitte?

Mit dem iPad in der Hand gehen diese Berater mit dem Mandanten die Fragen durch. Und da viele Mandanten das nicht von ihrem Berater kennen, gehen dann schon viele Augenbrauen nach oben. Wenn dann noch während des Gesprächs das Sekretariat die ausgedruckten Checklisten und Vollmachten reinreicht, ist der Überraschungseffekt gelungen.

Ihr Angebot funktioniert unabhängig von bestehender Kanzleisoftware, wie steht es dann um die Integration in Kanzleiprozesse?

Gerade die Unabhängigkeit erleichtert die Integration: Informationen werden kanalisiert, ohne Berater oder Mandant einzuschränken. Die Plattform lässt sich in die Kanzleiwebsite einbauen, in Kanzleifarben gestalten und mit dem Logo versehen – die App übrigens genauso.

Integration bedeutet für uns auch, dass wir alle Mitarbeiter per online-Schulung in das Steuerbüro.Online einweisen, mit den Kosten auch der Support abgedeckt ist und die Plattform für die Kanzleien wartungsfrei ist. Updates werden zentral und stets nachts von uns ausgeführt.

Sie haben selbst in einer Kanzlei gearbeitet und dort ist auch Steuerbüro.Online entstanden. Beschreiben Sie doch mal bitte den Hintergrund.

Ich bin gelernter Steuerfachangestellter und habe in der Hamburger Kanzlei steueragenten.de gearbeitet. In der Praxis sind wir immer wieder auf die oben erwähnten Stolpersteine gestoßen. Besonders mit Mandanten, die nicht mit Datev Unternehmen online arbeiten wollten oder konnten, etwa weil sie Apple-Rechner nutzen. Für diese alltäglichen Hindernisse brauchten wir eine schnelle und unabhängige Lösung, das war die Geburtsstunde von Steuerbüro.Online.

Über Mundpropaganda ist der Interessentenkreis gewachsen, sodass Steuerbüro.Online in eine eigene Firma ausgegliedert wurde. Unsere Interessenten merken schnell, dass Steuerbüro.Online von Praktikern aus ihrem Fach entwickelt wurde, die den gleichen Arbeitsalltag haben. Seit Jahresbeginn läuft der Vertrieb. Inzwischen haben wir rund 30 Kanzleien als Kunden.

Die Weiterentwicklung unseres Services basiert maßgeblich auf dem Feedback dieser Kanzleien. Auf deren Wunsch präsentieren wir bald eine Lösung für den nächsten Stolperstein: Der Lohnprozess. Beispielsweise der Personalfragebogen, der erfahrungsgemäß oft unvollständig oder falsch ausgefüllt in der Kanzlei ankommt. Oder auch die monatlichen Änderungen im Lohn beim Mandanten. Bald können die Mandanten ihn auf der Plattform und in der App abarbeiten, inklusive Ausfüll-Hilfe und Vollständigkeits-Check.

Infos, Preise, Kontakt

In Kürze: Das Steuerbüro.Online ist eine Online-Plattform zum Beleg- und Informationsaustausch zwischen Steuerberater und Mandant – mit eigener App für Android und iOS. In der monatlichen Mindestgebühr von 47,99 Euro sind unbegrenzte Mandanten- und Mitarbeiter-Zugänge enthalten. Pro Mandant lassen sich individuell Leistungen (z.B. Einkommensteuer, FiBu) hinzubuchen. Features wie die Gestaltung im Kanzlei-Design lassen sich zusätzlich dazu buchen. 30 Tage Kündigungsfrist. Übrigens: Es gibt Sonderangebote für Kanzleistarter.

Philip Hellmig
TrustStone Software GmbH
Caffamacherreihe 8
20355 Hamburg
Tel.: +49 (40) 368 811 17 0
Mail: info@truststone-software.com

Philip Hellmig (Foto: privat)
Philip Hellmig (Foto: privat)

Persönlich treffen

Steuerbüro.Online stellt auf dem Steuerberatertag in Dresden aus, 9. bis 11. Oktober. Die Entwickler stehen für Fragen und Vorführungen bereit.