[vc_row][vc_column][vc_column_text]Chatbots sind Computerprogramme, die gern mit uns ins Gespräch kommen möchten. Denn Gespräche gelten als die neue, brandheiße Benutzeroberfläche. Und der Chatbot-Hype erreicht jetzt auch die Buchhaltung.
Pegg sagt mir, dass ich im Oktober für insgesamt 117 Euro getankt habe. Reachrobo will auf Facebook mein Freund sein und meine Rechnung fertig machen. Beide Helferlein sind keine Menschen aus Fleisch und Blut, sondern Chatbots.
Chatbots wollen die Beschränkungen der Computer-Bedienung einreißen. Ihr Versprechen: Eine Bedienung, die sich so natürlich anfühlt wie eine Konversation – weil sie eine Konversation ist. Verfügbarkeit nicht nur am Arbeitsplatz, sondern in auch privat genutzten Diensten – wie zum Beispiel dem Facebook Messenger. Und obendrauf Automation – eine Nachricht löst komplexe Abläufe aus.
Digitale Assistenten sind nicht neu. Schon Clippy – erinnert sich noch jemand an die nervige, animierte Büroklammer aus alten MS-Office-Versionen? – machte basierend auf unserer Eingabe Vorschläge für nächste Arbeitsschritte. Und aus dem Vorhof der Hölle erschallt noch heute in Telefonwarteschlangen der Ruf: „Wenn Sie mit einem Kundendienst-Mitarbeiter sprechen möchten, sagen Sie bitte ‚Kundendienst‘! … Ich habe Sie nicht verstanden.“
Die gute Nachricht ist: Die digitalen Assistenten sind besser geworden. Apples Siri zaubert uns auf Sprachbefehl Informationen hervor, genauso wie Microsofts Cortana oder bald Amazons Alexa. Wetter, Kinoprogramm, nächstgelegenes Restaurant – alles kein Problem.
Im Labor reagieren Bots sogar schon auf Stimmlage, Gesichtsausdruck und Kopfbewegungen ihres Gegenübers.
Jetzt rollen die Chatbots auch im Geschäftsleben an. Sie reagieren auf Texteingabe. Die Software analysiert unsere Anfrage und antwortet mit einer sprachlich darauf angepassten Antwort auf Basis einer Datenbank und eingebauter Lernfähigkeit. Ihr Clou: Sie tut dies nicht innerhalb ihrer Mutter-App, sondern sie dient sich dort an, wo ohnehin quatschen, chatten und uns austauschen: auf Messaging-Plattformen wie etwa dem Facebook Messenger, in Apples iMessages oder auf Slack, einem webbasierten Instant-Messaging-Dienst.
Dort stellen sie uns ihre Funktionalität zu Verfügung, gebärden sich dabei scheinbar wie ein Gesprächspartner und lassen Dinge für uns erledigen. „Dass der Trend zu Chatbots durch die Decke schießt, erkennt man daran, dass jetzt selbst Hersteller von Buchhaltungssoftware welche entwickeln“, schreibt die Financial Times süffisant.
hellopegg.io
Im Sommer stellte Softwarehersteller Sage seinen Chatbot Pegg vor. Pegg soll „die Buchhaltung für den Endnutzer unsichtbar werden lassen und ein Geschäft zu führen so einfach machen wie den Versand einer SMS“, sagt Kriti Sharma, Global Director for Mobile Product Management bei Sage. „Zu lange mussten Menschen lernen, wie Computer zu sprechen. Es ist Zeit, dass Software lernt, wie wir Menschen zu sprechen.“
Pegg ist über Facebooks Messenger und Slack ansprechbar und kommuniziert derzeit nur auf Englisch. Einnahmen und Ausgaben werden dem Bot mit kurzen Textnachrichten mitgeteilt. So beantwortet Pegg die Mitteilung „100 Euro ausgegeben“ nacheinander mit drei kleinen Nachfragen, die der Nutzer wiederum beantwortet: „Wofür?“ Benzin. „Wer wurde bezahlt?“ Tankstelle XY. „Möchtest Du den Beleg dafür fotografieren?“
Pegg gibt die Informationen auch wieder heraus. „Wieviel habe ich diesen Monat für Benzin ausgeben?“ wird mit der Summe beantwortet. Zusätzlich bietet Pegg einen Link an und stellt auf einer Internetseite die erfassten Einnahmen und Ausgaben tabellarisch und mit Belegbild dar – samt Möglichkeit zum Download einer csv-Datei. Der Link ist nach einmaliger Benutzung zur Sicherheit nicht mehr aufrufbar. Mit „neuer Link“ kann der Nutzer jederzeit einen frischen anfordern. Keine Antwort von Pegg ließ nicht mehr als etwa zwei Sekunden auf sich warten.
Garniert wird die Funktionalität des Bots mit einer gewissen Kumpelhaftigkeit im Ton: Eindeutige Eingaben quittiert Pegg mit einem „kapiert“, unverständliche mit einer kleinen Entschuldigung und Beispielen für korrekte Anfragen. Pegg lobt den Bot-Novizen nach mehreren erfolgreichen Eingaben: „Gut gemacht, Du hast den Bogen raus.“ Oder eine verbuchte Einnahme mit „Gute Arbeit!“.
Pegg wurde auf dem Sage Summit im Juli in Chicago vorgestellt. Das Hauptaugenmerk lag dabei auf dem Beispiel der Spesenerfassung. Alles, was Außendienstler dazu brauchen, ist ein Handy mit dem Facebook Messenger. Pegg ist noch im Beta-Stadium – und angesichts der Produktpalette von Sage wohl nur ein Vorgeschmack –, aber schon frei verfügbar.
Xero
Ganz so weit ist der Chatbot von Xero noch nicht. Immerhin: Einen Screenshot einer Konversation mit ihm hat das neuseeländische Unternehmen schon öffentlich gemacht – und der sieht vielversprechend aus: Er teilt auf Anfrage Kontostände mit und veranlasst Zahlungserinnerungen per Mail.
Wohlgemerkt: Der Bot holt sich den Kontostand selbstständig von anderswo. Und die Zahlungserinnerung per Mail wird ausgelöst durch eine kleine Zeile, die man in den Messenger tippt. Handy aus, den Rest erledigt die cloudbasierte Buchhaltungslösung von Xero im Hintergrund – wenn man dem Screenshot glauben darf.
Der Bot ist also eine losgelöste Bedienoberfläche, die man auf Facebook beplaudert. Und Xero weist im Blogeintrag auf das Potential hin: 50 Millionen Geschäfte sind bereits auf Facebook, 1 Milliarde Nachrichten werden zwischen Geschäften und Kunden per Messenger versendet – Monat für Monat. Und laut einer Umfrage von Xero unter 1200 Inhabern von KMU hat bereits die Hälfte davon mit ihrem Steuerberater via Social Media, SMS, Chat oder Messaging kommuniziert.
„Mit diesen Zahlen im Hinterkopf haben wir bei Xero daran gearbeitet unsere KMU-Plattform mit dem Facebook Messenger zu verknüpfen, damit Sie an Ihre Informationen kommen, wann und wo sie wollen“, schreibt das Unternehmen auf seinem Blog. Künftig soll der Xero-Bot weitere Dienste integrieren, zum Beispiel das Verzeichnis von Xero-zertifizierten Beratern.
Reachrobo
Der Chatbot von Reach geht weiter. Er kann direkt auf die Daten zugreifen, die der Nutzer in der cloudbasierten Buchhaltungssoftware des britischen Herstellers hinterlegt hat: Kundendaten, Produkte, Briefpapier. Reachrobo kommt als Facebook-App daher und klinkt sich in den Messenger ein. Dann reicht eine Nachricht an Reachrobo, um zum Beispiel eine Rechnung zu erstellen: Aus „Berechne Heinz die Artikel a, b und c“ macht Reachrobo eine komplette Rechnung im pdf-Format, die man von Ort und Stelle aus weiterleiten kann.
Workbot
Workbot ist kein Buchhaltungs-Chatbot, sondern ein als Bot daherkommende Kommandozentrale. Workbot setzt voll auf Integration. Er holt sich Daten aus Cloud-Diensten und macht sie in Slack nutzbar. Die Nutzer können sich per Nachricht Daten aus dem Customer-Relationship-Management-Tool Salesforce anzeigen lassen, anstehende Kundenrückfragen aus Zendesk einsehen und sich über eingehende Rechnungen oder Zahlungseingänge in Quickbooks benachrichtigen lassen. Rund 150 Cloud-Dienste haben die Nutzer mit Workbot unter ihren Fingern, ohne jemals von einer Anwendung zur anderen wechseln zu müssen.
Die Kumpelhaftigkeit des Dialogs mit den Chatbots mag je nach Gusto niedlich oder nervig erscheinen. Der Kern dahinter ist aber wichtig: Trifft der Chatbot den richtigen Ton, hält er die Nutzer bei der Stange und auf dem Pfad der Tugend. Und auch die Frequenz zählt: Zu seltene, zu häufige Nachrichten des Bots schaden der der Nutzerfreudigkeit. Fingerspitzengefühl und verlässliche Ansprechbarkeit zeichnen einen guten Bot aus.
Eine wahllose Lernbereitschaft kann nämlich auch in die Hose gehen, wie Microsoft im Frühjahr feststellen musste: Microsofts öffentlicher Chatbot Tay sollte durch Interaktion schlauer werden und die Nutzer in lockere, spielerische Konversationen verwickeln. Boshafte Internetnutzer legten aber schnell seine Schwachstelle offen – nämlich die unreflektierte Wiedergabe von Nutzer-Input. Ein nicht-heiratsfähiger Teil der Internetgemeinde bespielte Tay so lange mit üblen Mitteilungen, bis der Bot von sich aus boshafte und rassistische Nachrichten von sich gab. Diese Verwandlung hat keine 24 Stunden gedauert.
Und auch die Nackenhaare von Datenschützern werden durch Chatbots automatisch aufgestellt: Nachrichten per Messenger inklusive Metadaten wie etwa Standort? Wer speichert die Daten? Und wie lange? Liest Facebook die Nachrichten sogar mit? Und pflastert die Nutzer anschließend mit passender Werbung zu? Eieiei.
Tatsache ist, Pegg lässt sich einfach bedienen, ist derzeit aber kaum mehr als ein Haushaltsbuch. Xero und Reachrobo wollen künftig etwas mehr bieten, aber eine Umsatzsteueranmeldung oder eine Körperschaftsteuererklärung bringen die Bots nicht hervor.
Diese Chatbots sind keine Experten-Systeme für Steuerberater, sondern eine Hilfe besonders für Einzelunternehmer – mit einer Schnittstelle zur Ausgabe buchhalterisch wichtiger Informationen. Sage zielt mit Pegg auf die 65 Prozent von KMU, die – nach Sage-Angaben – noch auf Excel und händische Aufzeichnungen setzen.
In der Funktionalität bleiben die Bots somit hinter Experten-Systemen zurück. Aber in Punkto Verfügbarkeit und Einfachheit haben sie wahrscheinlich die Nase vorn.
Laien wie Profis kann diese Technologie bestehende Anwendungsszenarien für Konversationen zum Thema Buchhaltung und Steuern verbessern: Sei es beim Interviewmodus in Steuererklärung-Software für Steuerpflichtige oder bei der Recherche in Datenbanken für Steuerprofis.
Selbst wenn nicht, lohnt ein Blick auf die Technologie, schließlich ist die Buchhaltung nur ihr jüngster Spross. Auf blog.trello.com zum Beispiel werden zwölf Bots zur Steigerung der Produktivität empfohlen. botarena.co bietet ein Verzeichnis verschiedenster Bots. Und auf recast.ai können Nutzer sich ihren eigenen Bot zusammenklicken.
(Dieser Beitrag erschien in Kanzleiführung professionell und kann dank der Freundlichkeit von iww auch hier gelesen werden.)[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]