In der online-Zusammenarbeit mit ihren Mandanten sieht Steuerberaterin Renate Neumüller die Zukunft. Sie hat es zustande gebracht, rund 60 Prozent der Bestandsmandanten ihrer Niederlassung auf Datev Unternehmen Online umzusatteln. Sie kann ihren Mandanten die Vorteile dieser Zusammenarbeit aufzeigen. An einem Musterarbeitsplatz machen die Mandanten ihre ersten Schritte mit der online-Plattform, zuerst mit einer Musterfirma, später mit ihren eigenen Daten. Das Konzept zieht neue Mandanten an und der Beratungsumsatz steigt.

Quoten

Im Video: 60–30–10: 60 Prozent der Bestandsmandanten am Standort Tittling sind auf online-Zusammenarbeit umgestellt, für weitere 30 Prozent wäre das ein sinnvoller Schritt und für etwa 10 Prozent nicht. Ziel bei der Erkennungsquote bei den Buchungen nach drei Monaten: c. 90 Prozent.

Vorteile für die Kanzlei

„Die Zeit muss frei werden für Beratung. Der Mandant honoriert das auch.“

Im Video: Zeitunabhängige Verarbeitung der Belege verteilt die Arbeitslast besser über den Monat. Reaktionen der Kanzlei auf fehlerhafte Belege oder auffällige Buchungen können schneller erfolgen. Das hat den Beratungsumsatz ihrer Kanzlei erhöht und – durch Mundpropaganda – für Mandatszuwächse gesorgt.

Man nehme:

Eigene IT-Mitarbeiter, die Hardware-Check und Beschaffung für den Mandanten übernehmen sowie das System dem Mandanten einrichten. In der Tittlinger Kanzlei wurde der  Musterarbeitsplatz entwickelt, der sich jetzt an allen Standorten der Consilia findet. Dort können zum einen die Mandanten eine Musterfirma erleben und zum anderen später an den eigenen Daten dort arbeiten. Consilia stellt den Raum den Mandanten kostenfrei zur Verfügung, auch die Schulungen finden dort statt. Stoßen die Mandanten auf ein Problem, finden sie eine Tür weiter einen hilfsbereiten Kanzleimitarbeiter. Später wird der Support durch Fernwartung ermöglicht. 

Angebotsentwicklung

Die ersten fünf Mandanten haben die Buchhaltung kurzzeitig gratis bekommen, unter der Voraussetzung, dass sie wöchentlich alle Belege in die Kanzlei bringen. Mit diesem Material haben die Kanzleimitarbeiter dann „Mandant gespielt“ und das System auf Herz und Nieren getestet. Nach einem weiteren Testlauf war klar: Erst nach Hardware-Check beim Mandanten, nach dem Ordner-Anlegen im Unternehmen-Online-Arbeitsplatz durch die Kanzlei und nach einer Schulung am fertigen System kann man die Mandanten selbstständig damit arbeiten lassen. Jetzt stehen alle Prozesse fest. Das Sahnehäubchen: Die Kanzlei kümmert sich um Fördermittel, um dem Mandanten die Modernisierung der Buchhaltung zu erleichtern.

Gute Argumente für die Vermarktung – und ein falsches

Die Vorteile einer online-Kollaboration liegen auf der Hand – zumindest für die Berufsträger. Doch diese Erkenntnis muss den Mandanten aus seiner Sicht nahegebracht werden.

Im Video: Überzeugungsarbeit durch Vorzeigen einer Musterfirma. Verweis auf erleichterte online-Belegsuche. Lektionen für die Kanzlei: 1. Ohne IT-Unterstützung können die Kanzleien die Einführung solch einer online-Plattform kaum stemmen. 2. Die Berater müssen das System in- und auswendig kennen, um den Mandanten seine Vorzüge zu vermitteln. Das falsche Argument: „Sie sparen Zeit bei der Buchhaltung.“ So stimmt das nicht, aber es werden Prozesse verschlankt und alle Belege und Auswertungen sind online abrufbar – das spart bei allen folgenden Abläufen Zeit.

Zukunftsvision 

„Warum muss der Mitarbeiter erst 30km fahren?“

Im Video: Online-Zusammenarbeit erleichtert die Personalgewinnung, weil es den Anwesenheitszwang mindert. Und sie macht die Kanzleikräfte frei für Mandantenbesuche, bei der Beratungsanlässe entdeckt und genutzt werden können.

Zur Person: Renate Neumüller (xing) ist Geschäftsführerin am Standort Tittling bei Passau. Als Beauftragte des Finanzamts Grafenau kümmert sie sich auch um die Klimagespräche zwischen Verwaltung und Beraterschaft. Auf Steuerköpfe: Renate Neumüller und die zehn Fragen. Der erste Kanzleibesuch in Hannover bei HSP: Das digitale Lagerfeuer  Zur Kanzlei: Consilia ist an sieben Standorten in Bayern sowie einem in Dresden vertreten. Dank eigener Gesellschaften können die Berater ihren Mandanten auch Rechtsberatung und Wirtschaftsprüfung anbieten. Homepage: Consilia Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung