• 7. Januar 2018

Einspruch an den Server, Belege an das Fax [Gastbeitrag von StB Martin Schmid]

Einspruch an den Server, Belege an das Fax [Gastbeitrag von StB Martin Schmid]

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StB Martin Schmid hat in der Finanzverwaltung gelernt und führt heute eine Kanzlei in Metzingen nahe Stuttgart. Zu seinen Hobbys zählt er Software-Pilotierung. Doch mit seiner Digitalisierungsfreude kann er nicht so recht beim Finanzamt landen. Das muss besser gehen, meint er und hat sich mal von der Seele geschrieben, wo es hakt bei der digitalen Kommunikation mit der Finanzverwaltung:

Digitalisierung und Automation haben in der Finanzverwaltung Einzug gehalten, deren Vorzüge werden der Beraterschaft aber vorenthalten. Die Verwaltung verweigert der Beraterschaft die digitale Kommunikation und zwingt diese so weiterhin zu einer papierbasierten Arbeitsweise.

Durch das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens hatte ich gehofft, die Kommunikation mit der Finanzverwaltung würde erleichtert und der Sprung in die digitale Welt ermöglicht. Die Dauer der Umsetzung wurde in der Gesetzeserläuterung mit fünf Jahren veranschlagt, seit Inkrafttreten ist nun ein Jahr um.

Zeit für eine Zwischenbilanz.

Was hat die Finanzverwaltung und Softwareentwicklung auf den Weg gebracht? Nur Dinge, die vielleicht den Finanzbeamten, aber nicht den Steuerberatern die Arbeit erleichtern. Zwei Beispiele:

Digitaler Einspruch und sonstige Elster-Angebote für die Beraterschaft

Der derzeitige Stand der digitalen Prozesse beschränkt sich auf die elektronische Einspruchsmöglichkeit, Antrag auf Anpassung der Vorauszahlungen, die Fristverlängerungsanträge und die sonstigen Nachrichten an das Finanzamt. Alles reine Textnachrichten, ohne Möglichkeit des Dateianhangs.

Das Textlimit der elektronischen Einspruchsmöglichkeit wurde inzwischen auf immerhin 10.000 Zeichen erhöht. Anhang? Fehlanzeige!

Ein Einspruch als reiner Text ohne Anlagen oder Belege ist oft schlicht nicht machbar. Ich kündige im Einspruch daher immer den zusätzlichen Faxversand der Belege an. Porto ist mir zu schade dafür und die Zeit zum Kopieren und Kuvertieren setze ich auch gern anders ein. Den Faxversand kann ich immerhin direkt aus meinem Arbeitsplatz anstoßen.

Der Einspruch geht also an den Server des Finanzamts, die Belege an dessen Faxgerät. Büroboten überbringen dem Sachbearbeiter dann die angeforderten Dokumente. Das ist die Verweigerung des digitalen Prozesses.

Belegvorhaltepflicht und Wegfall der Belegeinreichung

Die Veranlagung durch das Risikomanagementsystem (RMS) läuft massiv an und ist bereits im Berateralltag angekommen. Ab dem Veranlagungszeitraum 2017 wird die Belegvorhaltepflicht umgesetzt. Die Anweisungen dazu im Elsterportal sind wenig zielführend. In Baden-Württemberg wurde gleich nach den Sommerferien die Belegvorhaltepflicht im ganzen Bundesland umgesetzt und alle Steuerberater informiert, man möchte doch Belege nur noch auf Anforderung einreichen. Seit 2017 gilt dies nun bundesweit.

Dennoch: Der Steuerautomat führte nicht wie erhofft zu einer automatischen Plausibilitätsprüfung, sondern zu vermehrter Beleganforderung. In meiner Praxis tauchen wiederholt Beleganforderungen für Spenden auf, die nicht erklärt werden können, obwohl der Mandant ein jahrelang gleichbleibendes Spendenverhalten hatte. Das Ergebnis? Mehraufwand für den Berater: Belege nachträglich raussuchen und versenden. An drei von fünf Werktagen bereichert solch eine postalische Anforderung meinen Arbeitstag.

Moment! Es gibt ja noch eine Alternative dazu: Der Berater kann ja die Aufschlüsselung der Spendensumme per Mehrzeilenindex im Elster-Portal nutzen. Das hatte die Oberfinanzdirektion Karlsruhe (OFD) über die Kammern mitgeteilt und in dem mehrseitigen Schreiben auch gleich die Bedienung erläutert.

Damit das RMS also läuft, müssen die Berater Handarbeit verrichten und vorliegende Daten erneut eingeben. Das ist nicht nur praxisfern und eine Einladung an Tipp- und Rechenfehler, sondern die Quadratur des Kreises: Automation per Handarbeit – Automation im Finanzamt und Handarbeit in den Kanzleien. Die Anleitung begann die OFD übrigens mit folgenden Worten: „Damit Ihren Mitgliedern kein Mehraufwand entsteht …“

Die Automation hat also auf Ebene der Finanzverwaltung Einzug gehalten und die Berater sollen den Automat füttern. Wie bisher müssen Vorgänge in den Kanzleien eingescannt, aufbewahrt und dokumentiert werden. Richtung Finanzamt geht es dann den Postweg. Zum Jahresende waren dann auch noch die schriftlichen Fristverlängerungsanträge auf Papierform einzureichen. Es ergeben sich statt Entlastungen zusätzliche neue Aufgaben und Bürokratieschritte.

Die Idee alles per Mail mit Anlagen an die Finanzverwaltung zu schicken, scheitert in Baden-Württemberg daran, dass keine E-Mailanhänge von den Mailservern empfangen werden können. Verschlüsselten Mails – zu der die Beraterschaft aus Datenschutzgründen künftig verpflichtet sind – werden gelöscht.

Eingehende E-Mails werden von der Finanzverwaltung ausgedruckt und wie zu Bismarck-Zeiten im Postlauf nach alter Väter Ordnung bearbeitet. Exchange Postfächer sind bei der Finanzverwaltung nicht vorhanden. Die Kapazität des – sehr wohl vorhandenen – Sachbearbeiter-Maileingangs liegt bei mickrigen 5–10 MB. E-Mail Kommunikation scheint nicht erwünscht.

Wir Steuerberater sind digital unterwegs, scannen und speichern und informieren die Mandanten. Wir setzen alle Neuigkeiten um und sorgen für den ordnungsgemäßen Verfahrensablauf, setzen die authentifizierte Steuererklärung um und beachten die noch geltenden Abgabefristen. Was erhalten wir als Gegenleistung?

Mein Traum ist eine schnelle Umsetzung der digitalen Prozesse in der Finanzverwaltung und auch bei den Angehörigen der steuerberatenen Berufe. Sowohl im Postausgang also auch im -eingang digitale Verarbeitung mit Transfertickets. Schnelle Öffnung der Möglichkeiten, Nachrichten mit Anhang (PDF, Bilder usw.) an die Finanzverwaltung zu übermitteln – per Mail, Upload, Schnittstelle oder was auch immer.

Wir müssen wegkommen vom Papier und auch die Finanzverwaltung muss durchgehend und schnell digital werden. An Plänen mangelt es nicht. Vor der Tür steht bereits DIVA, die digitale Verwaltungsakte. Doch bevor das nächste Großprojekt angegangen wird, muss das Alltagsproblem mit den Belegen gelöst werden: Öffnet die Finanzämter der digitalen Kommunikation! Mit den bisherigen Projekten signalisiert die Finanzverwaltung jedenfalls ganz deutlich: Unser Digitalisierungswille endet an unserer Eingangspforte.

StB Martin Schmid, Metzingen

StB Martin Schmid

Ein Beitrag von : StB Martin Schmid, Schwöllbogen 3, 72555 Metzingen

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