• 28. Januar 2018

Mit FastBill in die Digitalisierung der Mandanten-Zusammenarbeit starten [Werbung]

Mit FastBill in die Digitalisierung der Mandanten-Zusammenarbeit starten [Werbung]

Mit FastBill in die Digitalisierung der Mandanten-Zusammenarbeit starten [Werbung] 1024 682 Steuerköpfe

In der Kanzleibelegschaft wird die Akzeptanz für digitale Mandatszusammenarbeit hergestellt, sagt René Maudrich. Daher bietet der FastBill-Mitgründer auch Seminare an. Hauptfokus von FastBill ist aber die Arbeitserleichterung für Unternehmer – durch cloud-Technologie und – Potzblitz! – auch durch einen menschlichen Scanservice.

Was ist FastBill?

Eine Arbeitserleichterung für Unternehmer und Steuerberater: eine cloudbasierte Plattform zur Vorbereitung der Buchhaltung: Faktura, Belegverwaltung, online Zahlungsverkehr und -abgleich.

Die Informationen aus den Belegen werden einerseits in Echtzeit in Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung dargestellt und andererseits als strukturierte Daten für die Weiterverarbeitung in der Steuerberatungskanzlei weitergegeben.

Mit FastBill können Unternehmer und Berater komfortabel und GoBD-konform zusammenarbeiten. Der Datenaustausch erfolgt unter anderem mittels DATEVconnect Online Schnittstelle.

Erklärvideos auf dem FastBill youtube-Kanal

Links

An wen richtet sich FastBill?

Wir konzentrieren uns auf Selbständige und kleine Unternehmen – zu denen ich FastBill mit 50 Angestellten auch noch zählen würde. Und zum anderen an Steuerberater, die mit ihren Mandanten nahtlose, digitale Prozessketten aufbauen und in Zeiten des Fachkräftemangels ihre eigenen Fachkräfte nicht mit Zettelwirtschaft belasten möchten. Die Mehrheit unserer 70.000 Kunden stammen aus der Dienstleistung, dem Handwerk und e-Commerce.

Dabei zeichnen uns drei Besonderheiten aus:

Erstens, durch eine sehr einfache Benutzeroberfläche und einen hohen Grad der Automatisierung erledigt FastBill viele Fleißaufgaben im Hintergrund. Der Nutzer braucht keine Buchhaltungs-Vorkenntnisse.

Zweitens können FastBill-Nutzer ihre abrechenbare Zeit direkt erfassen, die entsprechende Kundenrechnung mit den Arbeitszeiten des Projekts ist nur ein Klick entfernt.

Und drittens eröffnen wir unseren Kunden auch die Möglichkeit sich ihrerseits per Paypal, Kreditkarte oder Sofortüberweisung bezahlen zu lassen: Öffnet ein Endkunde die Rechnung eines FastBill-Nutzers, bekommt er eine Webansicht des Dokuments präsentiert und dazu gleich die Buttons zu den genannten Bezahldiensten. Letztlich, wollen wir das Leben unserer Kunden einfacher machen und dazu gehört auch schneller bezahlt zu werden.

Unsere Technologie ermöglicht es, diese Informationen automatisiert zu erfassen und zu vereinen. So werden auch Online-Shops buchhalterisch besser handhabbar. Bestellt ein Endkunde etwas im Online-Shop eines FastBill-Nutzers, beispielsweise auf dem Amazon-Marketplace, wird automatisch die Rechnung erzeugt, versandt und buchhalterisch erfasst. Genauso können FastBill-Nutzer den automatisierten Abruf ihrer Eingangsrechnungen aus mehr als 500 Portalen dazubuchen. Weniger Handarbeit, mehr Automation, mehr Übersicht.

Angefangen haben wir mit der Rechnungserstellung in der Cloud. Und dieses Feature ist – dank GoBD – bis heute ein Kundenbringer für uns. Dann haben wir den Service um die Verwaltung von Belegen und Eingangsrechnungen erweitert und das Online-Banking integriert. Heute holt sich FastBill automatisch die Buchhaltungsinformationen aus Online-Shop Systemen und warnt dank Echtzeit-Kennzahlen und Liquiditätsprognose vor Engpässen. So ist nach und nach eine Anwendung entstanden, die Unternehmer in vielen Belangen der Buchhaltung unterstützt und gleichzeitig den Steuerberatern wunderschön strukturierte Daten liefert.

Wie funktioniert der Datenaustausch mit dem Steuerberater?

Bei FastBill Pro werden Belegbild, Metadaten und Kontierungsvorschlag komfortabel via DATEVconnect Online Schnittstelle übertragen. Darüber hinaus bieten wir auch eine Addison-Integration und auch den Export als Datev-Buchungsstapel.

Können die Mandanten mit FastBill ihre Buchhaltung festschreiben?

Ja, indem der Mandant die Datenübergabe an den Berater anstößt, schreibt er die Buchhaltung für die ausgewählte Periode fest.

Unterstützt FastBill neben dem Belegtransfer auch die Kommunikation zwischen Nutzer und Berater, etwa wenn Fragen zu Belegen zu klären sind?

Ja, FastBill hat einen eingebauten Messenger, den die Nutzer und ihr Team, die Berater und die Kunden nutzen können. Künftig wird dies noch erweitert, so dass auch Dokumente (wie BWA etc.) an den Mandanten übergeben werden können.

Sie bieten den Steuerberatern und Steuerberaterinnen ein Info-Paket an. Was steckt darin?

Zunächst einmal bekommen Interessenten eine festen Ansprechpartner, der sie vom Kennenlernen bis zu Fragen im laufenden Betrieb persönlich berät. Im Info-Paket finden Interessenten eine Video-Akademie mit zehn Lektionen, um vom Krabbeln zum Laufen zu kommen. Wir laden regelmäßig zu Webinaren und können dort live demonstrieren und Fragen beantworten. Außerdem stecken im Info-Paket noch druckbare pdf-Flyer und Badges für die Homepage, damit die Berater ihre Fähigkeiten auch online vorzeigen können.

Welche Hilfen zur Einführung bieten Sie noch?

Wir führen unsere Plattform den Kanzleimitarbeitern vor, denn dort muss die Akzeptanz hergestellt werden, damit es im Alltag laufen kann. Wir unterhalten einen Demo-Account mit Beispieldaten, auf dem alles auf Herz und Nieren getestet werden kann. Und auf Wunsch gehen wir mit den Beratern auch zu ihren Mandanten.

Kurz vor dem Live-Betrieb steht unser Steuerberater-Listing. Immer häufiger fragen uns Interessenten, mit welchen Steuerberatern sie denn mit FastBill zusammenarbeiten können. Das Listing wird für die Berater also eine Hilfe bei der Neukunden-Generierung sein.

Was kostet FastBill?

Unsere Kunden wählen den gewünschten Funktionsumfang und zahlen dafür einen festen monatlichen Betrag, von 8,99 bis 44,99 Euro. Der einzige nutzungsabhängige Kostenpunkt ist das Porto, wenn unsere Kunden gern ihre Rechnungen mit der Post versenden wollen – was auf FastBill übrigens mit einem Klick erledigt ist. Steuerberater, die Daten von FastBill-Nutzern erhalten, zahlen nichts.

Wir stellen Steuerberatern zudem vergünstigte FastBill-Lizenzpakete zur Verfügung, die sie ihren Mandanten weiterberechnen können.

Wie sieht es mit den Anforderungen des Datenschutzes aus?

Die erfüllen wir. Unser Serverstandort ist ohnehin seit eh und je Deutschland und die hiesigen Datenschutzvorschriften unser Maßstab. Die GoBD geben ja auch schon viel vor, sodass uns weder die anstehende DSGVO noch die PSD2 Kopfweh verursachen. Unsere Unterlagen zur Auftragsdatenverarbeitung sind up to date. Und unsere Geschäftspartner Telekom und Bosch haben unsere Abläufe auch erfolgreich auditiert. Wir garantieren unseren Kunden, dass sie mit uns GoBD-konforme, digitale Prozessketten aufbauen können.

Wie sehen Sie die Zukunft der Buchhaltung?

Die vollautomatische Buchhaltung wird noch einige Zeit auf dem Wunschzettel stehen müssen. Aber mit Integration und Automation können innovative Steuerberater bereits heute ihre Kanzleien zukunftssicher machen.

Für Unternehmer ist der Schmerzpunkt nach wie vor die Informationsflut, die auf die Buchhaltung einströmt. Zwar kommen heute schon viele Informationen digital, aber derzeit addiert sich das noch zu den papiernen Abläufen, sodass von der gelobten, papierarmen Zukunft noch nicht viel zu spüren ist.

Wir versuchen diesen Schmerz zu lindern, indem wir Servicepakete aus Automation und Assistenzen anbieten: Gerade heute habe ich die ersten 50er-Stapel Freiumschläge zu Kunden geschickt, mit denen sie ihre Papierbelege bequem an unseren Scanservice senden können. Unsere Mitarbeiter kümmern sich dann um die Digitalisierung dieser Buchhaltungsrelikte.

Konkret in der nahen FastBill-Zukunft stehen zwei Projekte vor der Umsetzung: Eine automatische Schnittstelle für den Datev Buchungsstapel, um – auch angesichts der aktuellen Speicherpreise – mehr Kontrolle darüber zu haben, was im Rechenzentrum landen soll. Und ein Steuerberater-Portal, auf dem die Berater alle ihre FastBill-Mandanten im Blick haben, per Klick neue Nutzer-Konten anlegen und dem Mandanten Dokumente zurückspielen können – wie etwa eine BWA. Darauf freue ich mich!