• 4. März 2018

Mein Geschäftsjahr mit Sevdesk [Werbung]

Mein Geschäftsjahr mit Sevdesk [Werbung]

Mein Geschäftsjahr mit Sevdesk [Werbung] 1024 598 Steuerköpfe

Mein erstes Geschäftsjahr mit der cloud-Buchhaltung Sevdesk ist rum. Und das sind meine Erfahrungen:

Vor 2017 habe ich Desktop-Software für die Buchhaltung genutzt und Angebote und Rechnungen per Textverarbeitung erstellt. Der letzte Punkt ist längst nicht mehr konform mit den Vorschriften – und war damit ein Grund für meine Ausschau nach einer Alternative.

Nach einem kleinen Auswahlverfahren, habe ich mich für Sevdesk entschieden und bin dort ganz normal Kunde geworden. Sevdesk deckt meinen gewünschten Funktionsumfang ab und ist optisch ansprechend gestaltet. Dieser Artikel fasst meine Erfahrungen zusammen und ist eine bezahlte Dienstleistung für Sevdesk – damit wir uns klar verstehen.

Sevdesk hat keinen Einfluss auf den Inhalt genommen. Inhaltliche Fehler gehen auf meine Kappe und werden von mir nachvollziehbar korrigiert.

Einerseits machten also buchhalterische Vorschriften einen Wechsel nötig und der andere Grund für die Umstellung meiner Buchhaltung war der pure Neid: Ich wollte auch so etwas wie den Kontoauszugsmanager, der aus meinen Kontobewegungen Buchungssätze erzeugt, und eine Belegverarbeitung mit Texterkennung, die mir Tipparbeit erspart. Cloud-Buchhaltungen versprechen genau das. Und als Einzelunternehmer passe ich voll in das Beuteschema dieser Anbieter.

tl;dr

Die Features sind auf der Sevdesk-Seite nachzulesen. Ich möchte zeigen, ob mich die Software gut durch das Geschäftsjahr begleitet hat (ja), mir meine Buchhaltungsabläufe erleichtert hat (ja), die Hotline gut erreichbar und hilfreich ist (ja) und wo ich mir noch Verbesserungen wünsche (Zusammenfassende Meldung, Belegbearbeitung, Suchen von Belegen).

Und wie es mir mit den einzelnen Punkten ergangen ist, erfahren Sie nach einem Klick auf das Plus-Symbol.

Die Belegerfassung ist die häufigste und in Summe sicher auch zeitaufwändigste Arbeit meiner Buchhaltungsabläufe. Jede Zeitersparnis hierbei zahlt sich aufs Jahr gesehen mit Zins und Zinseszins aus.

Durch mein altes Buchhaltungsprogramm bin ich mit der Tab-Taste nur so geflogen: Konto, Tab, Gegenkonto, Tab, Betrag, Tab, Steuersatz. Der Nächste bitte. Reine Dateneingabe per Tastatur.

Aber wie das bei Flugreisen so ist, man reist zwar mit 800 km/h, hängt dafür aber vorher und nachher stundenlang an Flughäfen fest. Soll heißen: Vor und nach dem Buchen steht die Zettelwirtschaft – Ausdrucken, Sammeln, Sortieren, Tackern, Lochen, Abheften.

Eine cloud-App im Browser hat ein anderes Bedienkonzept: ein wenig Dateihandling, Buttons anklicken und eventuell noch ein wenig manuelle Dateneingabe. Rechnungs-pdf werden nicht ausgedruckt, sondern mit der Maus einfach auf das Browserfenster gezogen. Die Kontobewegungen liegen bereits digital vor und werden ggfs. mit den importierten Belegen verknüpft. Alles ist zentral abgespeichert. Ich drucke weniger Belege aus, die Papierablage schrumpft.

In Browsern stoßen jedoch manche Bedienkonzepte an Grenzen. Mit der Tab-Taste komme ich nicht immer zum nächsten Feld oder Date-Picker verstellen den Blick auf das aktive Eingabefeld, dann muss die Hand von der Tastatur zur Maus. Eine Kleinigkeit – sicher –, aber besser wäre es ohne.

Und während mein altes Buchhaltungsprogramm es mir schlicht nicht erlaubte, eine Privatentnahme mit 19% VSt. zu verbuchen, bleiben bei Sevdesk die vorausgewählten 19% aktiv. Möglich, dass eine Desktop auch hier einfach mehr kann, als eine App im Browser.

Sevdesk bietet Autovervollständigung und Vorschläge, die die Tipparbeit erleichtern. Und vor allem die Texterkennung und automatische Zuordnung spart Zeit, dazu gleich mehr.

Ist der Beleg vollständig verschlagwortet, bietet Sevdesk nach dem Abspeichern an, den Zahlungsausgang zu verbuchen. Bei Barausgaben ist das wünschenswert, bei unbaren Ausgaben weniger; da ich die Belege meist erfasse, bevor die Bewegung auf dem Giro- oder Kreditkartenkonto erscheint. Hier würde ich mir eher als nächsten Arbeitsschritt wünschen „Nächsten Beleg erfassen“. Doch dazu sind zwei Klicks nötig: erst ganz links am Fensterrand auf „Belege“ und dann wieder ganz rechts am Fensterrand „Ausgabe erfassen“. Das ist unnötige Mausschubserei und geht besser.

Ein Tempovergleich zwischen einer Desktop- und einer Browser-App ist wie der Vergleich zwischen Bahn und Flugzeug. Die Bahn fährt zwar höchstens 250 km/h, dafür ist das Ein- und Aussteigen aber viel schneller und der Bahnhof liegt meist näher am Zielort als der Flughafen. Soll heißen: Mein Ordner für die Kasse ist so dick wie früher, allerdings landen die Bons nur noch lose in Briefumschlägen mit dem Monat drauf. Mein Ordner für das Bankkonto ist nur noch halb so dick, weil ich nicht mehr alle Belege ausdrucke, sondern digital in Sevdesk ablege. Es fällt einfach weniger Zettelwirtschaft an. Was für eine Erleichterung!

Mit der Texterkennung und automatischen Zuordnung kann Sevdesk seine Vorteile ausspielen. Denn was erkannt wird, brauche halt gar nicht erst eingeben.

Belege liest Sevdesk zuverlässig aus. Selten muss ich Positionen (Betrag, Kreditor) ergänzen oder korrigieren. Sevdesk warnt auch, wenn es meint, Doubletten zu erkennen, etwa weil ich einen Beleg versehentlich zum zweiten Mal erfasse. Hier war die Trefferrate schlecht. Vermeintliche Doubletten waren keine und gleichzeitig habe ich einige Belege doppelt erfasst. Diese Kandidaten sind allerdings schnell herauszufiltern, weil ich mir einfach nicht verbuchte Belege anzeigen lassen kann.

Die automatische Zuordnung von Kontobewegung zu erfasstem Beleg hat sich im Laufe des Jahres gesteigert. Anfangs hatte ich wenig Treffer, inzwischen wird etwa die Hälfte der Bewegungen automatisch zugeordnet. Korrekt zugeordnet wohlgemerkt. An diesem Punkt musste ich nie korrigieren.

Ich war es von meinem alten Buchhaltungsprogramm gewohnt, über den Betrag als Suchkriterium schnell zur gesuchten Buchung zu kommen. In Sevdesk wird nicht nach Buchungen gesucht, sondern nach Belegen – um in deren Verschlagwortung dann die Buchungsinformationen zu überarbeiten. Doch genau diese Betrag-Suchoption fehlt in Sevdesk, daher kann die Recherche nach einem Beleg schon mal dauern.

Die Suche in Sevdesk lässt sich über diverse Filter eingrenzen. Zunächst über den Status des Belegs (Entwurf, Offen, Fällig, bezahlt oder Alle) und dann weiter über Kriterien (Lieferant/Kunde, Start-/Enddatum, Einnahme/Ausgabe, Kostenstelle, Kategorie und Anhang), außerdem steht noch eine Freitextsuche bereit. Trotzdem: Eine Suche kann schon mal etwas dauern.

Die gute Nachricht: Jetzt funktioniert er. Die schlechte Nachricht für mich: Für die meiste Zeit meiner Nutzung funktionierte er nicht.

Meine Hoffnung war, mir mit ein paar Weiterleitungsregeln im Mailprogramm viel Klickerei zu ersparen: Regel anlegen und den per Mail erhaltenen Beleg ohne weitere Handgriffe in Sevdesk weiterverarbeiten.

Aber daraus wurde nichts. Einerseits, weil dieses Feature nicht funktionierte, andererseits, weil – als der Mailimport endlich lief – es nur mit Mails funktionierte, denen die Rechnung als pdf angehängt ist.

Bei Mails, die nur über eine neue Rechnung im Kundenportal informieren (z.B. Telefonrechnungen) oder die alle Rechnungsinformationen im Text der Mail haben (gern von US-Internetservices genutzt), blieb es bei Handarbeit: Im Kundenportal einloggen, Rechnungs-pdf herunter- und auf Sevdesk wieder hinaufladen. Oder die Mail als pdf exportieren und anschließend in Sevdesk importieren.

Abhilfe schaffen hier Services wie getmyinvoices.com oder invoicefetcher.com, die sich in Sevdesk integrieren lassen. Diese Services holen Rechnungen aus Kundenportalen ab und importieren sie anschließend – alles automatisch.

Als ich mir verschiedene cloud-Buchhaltungen ansah, war eine Scanfunktion per Handy – vulgo Belege fotografieren – eines meiner Auswahlkriterien. Sevdesk bietet eine eigene Scan-App an. Tatsächlich genutzt habe ich sie vielleicht vier Mal.

Erstens funktioniert das noch am besten mit kleinen Bons (Parkhaus, Taxi), aber schlecht mit den 40cm langen Riemen, die mir der Bürobedarf-Händler meines Vertrauens aushändigt. Und dass es für die Handy-Kamera oft zu dunkel ist oder man den Handyschatten mitfotografiert, kommt noch hinzu.

Zweitens hat es die Arbeit nur zerstückelt: Fotografieren jetzt, OCR oder händische Ergänzung später am PC. Denn weder die Scan- noch die Sevdesk-App erlauben das Verschlagworten des Belegs. Wenn ich das aber nur am Rechner kann, mach ich halt gleich alles dort in einem Aufwasch: Beleg in den Dokumentenscanner, verschlagworten am Rechner (falls nötig) und den Papierbeleg ab in die Schublade unten links.

Andere Apps zum Belegerfassen ermöglichen das Hinzufügen von Informationen per Handy-Tastatur. Obwohl Sevdesk das nicht bietet, sehe ich das weniger als Manko. Heute halte ich die Belegerfassung unterwegs einfach für weniger wichtig. Es klingt bequemer, als es ist. Für manche Nutzer mag die mobile Belegerfassung ein Killer-Feature sein, für mich nicht mehr. Mobiles Arbeiten ist an anderen Stellen wichtiger für mich, dazu gleich mehr.

Top. Ich habe die Hotline im Laufe des Jahres circa zehn Mal benötigt. Keine Warteschleife. Kein Auswahlmenü. Alle Zusagen wurden eingehalten. Rückmeldungen erfolgten wie versprochen.

Bei der Angebotserstellung erfüllt mir Sevdesk alle Anforderungen: Ich kann meine Dienstleistungen auflisten – entweder frei formuliert oder ausgewählt aus einer selbst erstellten Vorlage. Ich kann Rabatte und optionale Angebotsbestandteile definieren.

Die Positionen werden addiert, die Summe der optionalen Teile wird gesondert ausgewiesen. Ich kann das Angebot versenden, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine daraus erzeugen, es duplizieren oder – auch nachträglich – bearbeiten.

Die Rabatte finde ich verkaufspsychologisch hilfreich. Und auch die optionalen Angebotsbestandteile lassen sich schön nutzen, um den Kunden – hoffentlich – etwas zu lenken in seiner Entscheidung.

Bei Auftragsannahme kann ich das Angebot per Klick in eine Rechnung umwandeln oder eben als abgelehnt markieren. Optional kann ich eine Teilrechnung erstellen, entweder über einen festen oder einen prozentual Betrag.

In einem Fall hätte ich mir eine zusätzlich Option gewünscht: Ein Kunde hatte ein größeres Dienstleistungspaket bestellt und wollte einzelne Positionen daraus nacheinander bezahlen, anstatt alles auf Schlag. Klar, hätte ich das ausrechnen und mir mit prozentualen Werten behelfen können, aber eine Teilrechnung über Position A, B und C und später eine Teilrechnung über Positionen D, E und F wäre auch eine gute Option.

Aber das ist eine Kleinigkeit. Mit den Angeboten bin ich sehr zufrieden. Sie sehen super aus und der Workflow ist tatsächlich unterstützend. Eine klare Verbesserung zu meinen Abläufen vor Sevdesk.

Übrigens: Optional kann ich alle Dokumenten, die ich mit Sevdesk erstelle, einen QR-Code mitgeben. Der Empfänger kann diesen QR-Code scannen und wird dann zu einer online-Version des Dokument gelotst, so brauch er nicht scannen, sondern kann das digitale Dokument abrufen.

Unter Auswertungen kann Sevdesk eine EÜR oder eine GuV auswerfen. Für alles weitere empfiehlt Sevdesk die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Selbstbucher wie ich können mit dem Datenexport in Buchhaltungsprogrammen weiterarbeiten und dort beispielsweise ältere Anlagegüter verbuchen oder das Geschäftsjahr im GDPdU-Format archivieren. Bei jedem Export bietet Sevdesk an, die gewählten Buchungen festzuschreiben.

Über die Höhe der USt-Voranmeldungen und des Gewinns sind Sevdesk und mein altes Buchhaltungsprogramm übrigens geteilter Meinung. Die Abweichungen sind gering, die Suche nach den Ursachen läuft noch. Buchhaltungsprofis erledigen das wahrscheinlich vor dem ersten Kaffee.

Wegen der fehlenden Zusammenfassenden Meldung (ZM) in Sevdesk das Elster-Portal nutzen zu müssen. Schreck, oh Graus. Nirgends wird der Kontrast von schöner, hilfreicher Software und dem Gegenteil davon deutlicher. Wie ich von Sevdesk höre, steht die ZM allerdings auf der Entwicklungs-Roadmap. Es besteht also Hoffnung.

Für 85 Cent bietet Sevdesk an, eine Rechnung in Papierform postalisch zuzustellen. Sicherheitshalber habe ich dieses Feature zunächst mit einem befreundeten Kunden ausprobiert. Die Sorge war unbegründet. Es funktioniert. Zwei Tag vom Klick bis zum Klappern des Briefkastens. Der Postversand lässt sich praktischerweise auch in der Smartphone-App lostreten. Und das führte zu meinem schönsten Sevdesk-Moment:

Ich hatte eine Arbeit fertiggestellt und sollte den Kunden später treffen. Vor dem Treffen legte ich noch die Rechnung in Sevdesk an. Nachdem die Arbeit abgenommen war, kam das Gespräch auf die Rechnungsstellung. Ich zückte mein Handy und rief die Sevdesk-App auf.

„Reicht Ihnen die Rechnung als pdf oder möchten Sie lieber Papier?“, fragte ich meinen Kunden

„Ich hasse email-Rechnungen“, grollte mein Gegenüber.

„Ok, dann bekommen Sie Post“, sagt ich, tippte auf „Postversand“ und steckte das Handy wieder in meine Tasche.

In diesem Moment die Wahl zu haben und den Vorgang an Ort und Stelle einfach abschließen zu können, war Gold wert. Die ganze Spannung, die mit seinem Groll gegen digitale Rechnungen (bzw. die resultierende revisionssichere Archivierungspflicht) entstand, verpuffte einfach.

Früher hätte ich die Rechnung vielleicht als Ausdruck dabei gehabt. So konnte ich das Ganze papierlos handhaben – auch wenn mein Kunde später eine Papierrechnung bekam – und hätte gegebenenfalls auch noch Rechnungspositionen verändern können. Sehr praktisch.

Eine komplette Buchhaltungslösung sind diese cloud-Buchhaltungen nicht. Sie unterstützen vor allem bei der Erfassung von Belegen, der Zuordnung von Kontobewegungen und bei Faktura. Sie erlauben ein bisschen Elster-Kommunikation und generieren USt-Voranmeldungen, aber keine USt-Erklärungen.

Für Lieferanten lassen sich individuelle Umsatzsteuerregeln anlegen und auch das reverse-charge-Verfahren lässt sich so abbilden. Anlagegüter und Abschreibungen können auch erfasst werden – für das laufende Jahr. Die Abschreibungsbuchungen für ältere Anlagegüter müssen eigenhändig erzeugt werden. Auch die Suchmöglichkeiten und Auswertungen bleiben hinter denen meiner alten Buchhaltungssoftware zurück. Es gibt keine Kontenblätter, SuSa, Kennzahlen oder BWA.

Sevdesk empfiehlt die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und bietet auch gleich eine Liste mit Sevdesk-erfahrenen Kanzleien. Die Berater bekommen mit den Exportmöglichkeiten alles nötige bequem geliefert, als Datev-Export mit oder ohne Belegbild. Auf der Internetseite gibt es einen Überblick für die Berater und einen kostenlosen Zugang für die Mandantenverwaltung mit Zugriff auf eine gemeinsame Datenbasis.

Fazit

Sevdesk Ist keine Komplettlösung für die Buchhaltung, sondern eine komfortable, laufende Vorerfassung, die mir viel Handarbeit erspart und mich gut in meinen Abläufen unterstützt. Meine laufende Buchhaltung hat sich von einer umständlichen Zettelwirtschaft hin zu bequemen, digitalen Abläufen gewandelt: Belege verschlagworten – Neudeutsch taggen –, anstatt manuelle Datenerfassung und Ablage.

Mein Arbeitsaufwand für den Jahresabschluss ist in etwa gleich geblieben. Die Zeit für die Vorarbeiten hat sich radikal reduziert. Der automatische Abgleich mit meinem Geschäfts- und Kreditkartenkonto ist eine echte Arbeitserleichterung. Um hier noch mehr Bequemlichkeit zu erreichen, werde ich mir einen Service buchen, der Rechnungen auf online-Portalen abholt und automatisch importiert.

Eine echte Verbesserung ist für mich auch die Integration der Angebotserstellung. Sie füttert alle erforderlichen Daten für die nachfolgenden Arbeitsschritte automatisch zu und die Dokumente für meine Kunden machen eine bella figura.

Einige Funktionen habe ich gar nicht genutzt. So gibt es zum Beispiel eine kleine Aufgabenverwaltung in Sevdesk, Kostenstellen, die Möglichkeit Lagerbestände und Zugriffsrechte für Mitarbeiter auf Sevdesk zu verwalten.

Mit Sevdesk ist GoBD-konformes Arbeiten möglich. Aber das ist ein wenig wie mit Joggingschuhen: Nur weil die Schuhe auch über 43 Kilometer halten, werde ich nicht zum Marathonläufer, sobald ich sie anziehe. Um auch die nötigen Arbeiten außerhalb von Sevdesk regelkonform zu gestalten, kann ich mich beraten lassen. Für die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist Sevdesk jedenfalls eine gute Basis.

Das Wichtigste für mich: Früher habe ich die Buchhaltung oft bis zum Vorsteuertermin aufgeschoben. Heute erledige ich sie nebenher und bin immer Tage vor dem Termin damit fertig. Allein das ist großartig.