• 2. April 2018

invoicefetcher – Der Fähr-Service zwischen Cloud-FiBu und Lieferanten [Werbung]

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invoicefetcher – Der Fähr-Service zwischen Cloud-FiBu und Lieferanten [Werbung] 1024 578 Steuerköpfe

Inzwischen liegen viele Belege zwar digital vor, aber nicht immer da, wo man sie schließlich braucht. Invoicefetcher automatisiert diesen Transfer. Der Service holt Rechnungen aus online-Portalen ab, liefert sie vollautomatisch in Cloud-Buchhaltungen ab und erspart so Handarbeit und Zeit. Gründer Phillip Strauch erklärt die Details:

Was ist invoicefetcher?

Eine deutsche cloudbasierte Software zur Abholung, Weiterleitung und Archivierung von Rechnungen aus Online-Portalen. Wir holen vollautomatisiert diese Rechnungen ab und spielen sie in eine Buchhaltung Ihrer Wahl, ohne dass Sie einen Finger krümmen müssen. Sie sparen sich pro Rechnung einige Minuten und aufs Jahr gesehen einige Stunden. Wir sind im Grunde der Fährmann zwischen Ihrer Cloud-Buchhaltung und Ihren Lieferanten.

Wie funktioniert das genau?

Aus Anwendersicht? Sie legen in invoicefetcher Ihre Rechnungssteller an – zum Beispiel Ihren Telefonanbieter –, autorisieren uns mittels Zugangsdaten zur Abholung und verknüpfen Ihre Cloud-Buchhaltung. Das ist alles.

Sobald invoicefetcher Rechnungen geholt hat, werden Sie einmalig per Mail informiert und Sie können in Ihrer Cloud-Buchhaltung loslegen, ohne Ihre Arbeit mit dem Down- und Upload von Rechnungen auf diversen Portalen zu unterbrechen. Sie sparen sich also wiederkehrende, stumpfsinnige Handarbeit und haben zusätzlich die Gewissheit, nichts vergessen zu haben.

Wir sind der Fährmann zwischen Ihrer Cloud-Buchhaltung und Ihren Lieferanten.

Wir arbeiten stets mit Schnittstellen. Das ist unser Qualitätsanspruch. Denn im Grunde digitalisieren wir das, was in der ersten Welle der Digitalisierung nicht richtig durchdacht wurde. Es darf also nicht länger um halbautomatisches Dateihandling gehen, sondern die Programme sollten abgesichert, automatisch und autorisiert direkt miteinander kommunizieren – und das setzen wir mit invoicefetcher um.

invoicefetcher Screenshots

Aus wie vielen Online-Portale können Sie Rechnungen holen?

Wir gehen auf 400 individuelle Anbindung zu. Wir sagen unseren Kunden zu, neue Rechnungssteller innerhalb von vier Tagen zu prüfen und – sofern die technischen Voraussetzungen gegeben sind – auch einzubinden. So kommen wöchentlich neue Portale hinzu, aus denen die Nutzer wählen können. Die Abdeckung wächst rasant.

Und welche Cloud-Buchhaltungen lassen sich anbinden?

Wir haben direkte und abgesicherte Schnittstellen zu lexoffice, FastBill, Exact, sevDesk und deren Partnerprodukt bei 1&1 und pebesmart, eine einfache E-Mail Weiterletung zu fileee gibt es auch.

Was hat es mit der Archivierung auf sich?

Unser Kernkompetenz ist die Abholung und Weiterleitung vergangener und aktueller Rechnungen. Darüber hinaus bündeln wir die abgeholten Rechnungen monatsweise als Zip-Archiv. Ein Klick und Sie haben zum Beispiel alle Rechnungen vom Dezember 2017 in Ihrem Download-Folder. Das ist einfacher und schneller als der erneute Export dieser Dokumente aus der Cloud-Buchhaltung oder das händische Zusammensuchen auf diversen Portalen. Und das sollte man auch erwähnen: Manche Rechnungssteller lassen sich die erneute Bereitstellung alter Rechnungen auch bezahlen.

In welchem Rhythmus holt invoicefetcher Rechnungen ab?

Wenn Sie einen Rechnungssteller/Lieferanten in invoicefetcher anlegen und eine Cloud-Buchhaltung verbinden geben Sie auch an, ab welchem Datum Sie Ihre Rechnungen importieren wollen. In der Regel holen wir bei der Erstabholung die letzten 6 bis 12 Monate ab. Wir analysieren die Rechnungsdokumente und legen anhand der Rechnungsdaten den Turnus fest. Wir haben oft große Blöcke an Abholungen Anfang, Mitte und Ende eines Monats. Wir verbessern unser Abholsystem derzeit, um tagesaktuell noch nicht geladene Belege abzuholen. Das wird in der Buchhaltung nochmal für mehr Effektivität sorgen.

Den meisten Kunden reicht das. Und wer spezielle Anforderungen hat, braucht uns nur anzusprechen. Gemeinsam mit dem Kunden finden wir eine adäquate Lösung. Shop-Betreiber oder andere Selbstständige, die Leistungen weiterberechnen, sind zum Beispiel auf tägliche Abholungen angewiesen. Und das setzen wir dann auch um.

Was ist der Vorteil für Steuerberater?

Erstens können sie mit invoicefetcher ihren Mandanten Wege aufzeigen, ihre Buchhaltung besser in den Griff zu bekommen und sich Handarbeit zu ersparen. Und zweitens brauchen sie nicht mehr den Belegen hinterher zu rennen. Die meisten Telefonate zwischen Kanzlei und Mandanten drehen sich doch um fehlende Belege – und sehr oft sind das wiederkehrende Belege, die sich viel besser sorgenfrei und zuverlässig durch invoicefetcher abholen lassen.

Einmal einrichten, gedanklich abhaken

Wir füllen eine kleine Nische in dem Gesamtkunstwerk Buchhaltung und automatisieren einfach das, worauf eh niemand Lust hat: die Abholung und Weiterleitung von Rechnungen. Für die Nutzer bedeutet das: einmal einrichten und dann gedanklich abhaken. Gutes muss ja nicht immer kompliziert sein.

Intern ist das allerdings durchaus anspruchsvoll. Unsere eigenen Anbindungen zu den Online-Portalen unterliegen einer ständigen Pflege. Leider hat so gut wie kein Online-Portal eine Schnittstelle. Demnach bauen wir für jeden einzelne Anbieter eine individuelle Anbindung und analysieren die Dokumente für den Abholungsturnus und zur Vermeidung von Duplikaten. Wir loggen diverse Parameter, um unseren Service und unsere Performance laufend zu verbessern. Und wir verschlüsseln alle Daten, um unseren Kunden Sicherheit gewährleisten zu können. Abgeholte Rechnungen werden mit Zeitstempel und einem Hashwert versehen, um zu einem zukünftigen Zeitpunkt prüfen zu können, ob Dokumente nachträglich verändert wurden. Wir können den gesamten Belegfluss lückenlos dokumentieren.

Was planen Sie für die Zukunft?

Derzeit arbeiten wir an einem neuen, mobilfähigen Dashboard mit vielen neuen Funktionen und einer Mail-Weiterleitung, die im zweiten Quartal kommen soll. Die Nutzer bekommen dann eine individuelle Mailadresse, an die sie per Mail eingetroffene Rechnungen weiterleiten können. Das lässt sich dann per Regel im Mailprogramm auch automatisieren.

Weit fortgeschritten ist die Integration mit der Cloud-Fibu Buchhaltungsbutler. Die Anbindungen an DMS Anbieter bauen wir gerade aus. Wir wollen weg von einer Individuallösung hin zu einer generellen Anbindung. Die Verfahrensdokumentation beschäftigt uns ebenfalls und wir werden unseren Kunden fertige Formulierungen geben, damit sie ihre persönliche Verfahrensdokumentation entsprechend vervollständigen können. Wir sind seit der Cebit 2017 in Gesprächen mit der Datev, um als Marktplatz-Partner gelistet zu werden.

Direkte Zusammenarbeit mit Lieferanten ist für uns ein wesentliches Zukunftsthema. Wäre es nicht toll, wenn Ihr Telekommunikationsanbieter invoicefetcher als „Rechnungsversandart” ermöglicht?

Homepage: invoicefetcher.com

Die Preise sind gestaffelt und bieten auch eine gratis-Option.

Kontakt: Phillip Strauch, invoicefetcher UG (haftungsbeschränkt)

Heinrich-Böll-Str. 5
12529 Schönefeld

Tel: +49 (0)30 88942655
Fax: +49 (0)30 88942656
E-Mail: service@invoicefetcher.com

invoicefetcher, Phillip Strauch, Rechnungsabholung, Foto: Andreas Herz

Erstmalig hatte sich Phillip Strauch 2008 mit der automatisierten Rechnungsabholung beschäftigt, damals noch rein privat. 2013 ließ er invoicefetcher als Marke eintragen. Beruflich war er bis zur selber finanzierten Gründung als IT-Leiter unterwegs, zuletzt für einen Hersteller von Vermessungsdrohnen. (c) Fotos: Andreas Herz