• 24. Juni 2018

Digitale Fitness sichtbar machen – TOPDigital Qualitätssiegel (Werbung)

Digitale Fitness sichtbar machen – TOPDigital Qualitätssiegel (Werbung)

Digitale Fitness sichtbar machen – TOPDigital Qualitätssiegel (Werbung) 1024 512 Steuerköpfe

In Zeiten der Digitalisierung suchen Mandanten Orientierung und Kanzleien möchten ihre Kompetenz herausstellen. Das meint Werner Buchner und hat ein Qualitätssiegel dafür erschaffen: TOPDigital ist eine Auszeichnung, eine Suchmaschine und ein strenger Maßstab für digitale Kompetenz.

Was ist TOPDigital?

TOPDigital ist das Qualitätssiegel für Kanzleien mit einer konsequenten und streng geprüften digitalen Arbeitsweise.

TOPDigital ist somit einerseits die Lösung für Kanzleien, um die eigene hohe, digitale Kompetenz öffentlichkeitswirksam herauszustellen. Und andererseits für die Mandanten eine Orientierungshilfe, um eine durchgängig digital arbeitende Kanzlei zu finden. Mein Ziel ist, TOPDigital durch die Digipedia zum besten online Steuerberater-Suchservice auszubauen: Digipedia.

Wie prüfen Sie die digitale Ausrichtung der Kanzleien?

Werner Buchner, Topdigital

Umfassend und streng. Das Siegel ist als Auszeichnung gedacht, als Belohnung und Ausweis einer echten, nachprüfbaren Anstrengung. Nur dann kann es für Kanzleien, Mitarbeiter und Mandanten eine Orientierungshilfe sein.

Wir überprüfen während eines persönlichen Audits knapp 100 Fragen, aufgeteilt in sieben Bereiche. 100 Punkte sind zu erreichen, ab 80 gibt es das Siegel – vorausgesetzt keinem der sieben Bereiche liegt der Erfüllungsgrad unter 50 % und alle 15 Elementarfragen können positiv beantwortet werden.

Werner Buchner (Foto: privat)

Die Audit-Bereiche sind nachzulesen auf unserer Website für Steuerberater: topdigi.org. Und wer sich ein umfassendes Bild machen möchten, kann den kompletten Anforderungskatalog gegen eine Schutzgebühr bestellen.

Geben Sie doch mal bitte einen Vorgeschmack …

Es geht darum, eine umfassende Digitalisierungsstrategie nachzuweisen, auf die alles weitere abgestimmt ist: Ablauforganisation und deren Dokumentation, Fortbildungsmaßnahmen und die hard- und softwaretechnische Ausstattung.

Ein wichtiger Teil der sieben Anforderungsbereiche ist das IT-Riskmanagement, er fließt mit einem Fünftel in die Gesamtnote ein. Hier werden unter anderem interne und externe Datenschutzmaßnahmen überprüft, in organisatorischer wie technischer Hinsicht. Da darf es einfach nichts zu rütteln geben. Egal welche Risiken Privatpersonen mit ihren Daten oder ihrem online-Verhalten eingehen, eine Kanzlei muss diese Risiken systematisch ausschließen. Das ist einfach der Unterschied zwischen Laien und Profis und Grundlage für das den Kanzleien entgegengebrachte Vertrauen. Und von den Haftungsrisiken will ich gar nicht erst sprechen.

Und egal welchen Teilbereich wir abfragen, es wird stets mit erfasst, wie dieser in der Organisation verankert ist, ob Verantwortliche und Vertreter benannt sind. Erst das Zusammenspiel und ein Sicherheitsnetz versprechen robuste, alltagsfähige Arbeitsabläufe, auf die sich Mandanten verlassen können.

Für besonders wichtig halte ich auch die Fragen zum Thema Personal. Hier wird zum Beispiel die Kapazität abgefragt. Ein Kriterium lautet, dass mindestens die Hälfte des Personals Fibu und Lohn digital abarbeiten kann.

Das ist in mehrfacher Hinsicht wichtig: Den Mandanten zeigt es, dass das Team insgesamt auf digitale Arbeitsweise eingestellt ist und nicht nur ein Einzelner. Und potentiellen Mitarbeitern wie Mandanten sagt diese Information, dass ein einzelner Krankheitsausfall nicht den Stillstand aller Räder bedeutet.

Auszug aus den Anforderungen für das Qualitätssiegel TOPDigital
Auszug aus den Anforderungen für das Qualitätssiegel TOPDigital

Genauso das Weiterbildungskonzept: Für Mandanten ist es sicherlich schön zu hören, dass sich die Angestellten fachlich fit halten – aber ehrlich gesagt erwarten sie auch nichts anderes. Mitarbeiter interessieren sich viel intensiver für diese Frage, weil sie die Praxis kennen und wissen wie die besten Fortbildungsabsichten im Alltag überrollt werden können, weil jemand krank ist, weil gerade Hochsaison ist und und und. Für sie ist ein stetiges und eingehaltenes Fortbildungskonzept ein wichtiges Merkmal für die Ernsthaftigkeit und den Organisationsgrad einer Kanzlei. In Zeiten des Personalmangels können Kanzleien mit dem Siegel somit bei potentiellen Mitarbeitern punkten.

In Zeiten des Personalmangels können Kanzleien mit dem Siegel somit bei potentiellen Mitarbeitern punkten.

Das Siegel belegt Qualität und Tiefe der zertifizierten Abläufe. Ich betreue mit dem Steuerberater-Netzwerk beraterwerk rund 30 Kanzleien in Deutschland und mit ISO-Zertifizierungen habe ich jährlich Einblick in über hundert weitere Kanzleien. Für das Siegel haben mir diese leistungsstarken Kanzleien wertvolle Anregungen gegeben. Es gibt allerdings auch Negativ-Beispiele in der Praxis, sodass mir schnell klar wurde: Das geht besser.

So habe ich es beispielsweise erlebt, dass Kanzleien auf der eigenen Homepage digitale Fibu anpreisen. In der Kanzlei waren dann aber nur ein oder zwei Kräfte dazu fähig und diese hatten auch nur Erfahrungen mit ein oder zwei Mandanten. Das Ergebnis: Bei der erstschlechtesten Gelegenheit bricht das System zusammen, der Mandant ist verstimmt und erzählt es weiter. Mandanten brauchen mehr Sicherheit als eine Selbstanpreisung versprechen kann, mehr Kriterien als das Herausheben einzelner, trendiger Leistungen. Und die Lösung dafür ist das Siegel TOPDigital.

Es gibt viele andere Siegel, es gibt Siegel für fachliche Qualität, für qualitätsorientierte Organisationsformen oder für mitarbeiterfreundliche Arbeitsplätze – nur für die Digitalisierung, den Megatrend der Gegenwart und der kommenden Jahre, gab es bislang nichts. Jetzt gibt es TOPDigital.

  • In der Kanzlei sind innovative Softwarelösungen für digitalisierte Abläufe im Einsatz
  • Die Kanzlei kann Daten digitalisiert annehmen und weiterverarbeiten
  • Die Kanzlei kann Auswertungen und Informationen digital bereitstellen
  • In der Kanzlei liegen umfangreiche Erfahrungen mit digitalisierten Softwarelösungen und Abläufen vor
  • Die Kanzlei bildet fort zu digitalen Softwarelösungen, zu digitalen Abläufen und zu Digitalisierungstrends
  • Die Kanzlei erfüllt höchste Datenschutz- und Datensicherheitsmaßstäbe
  • Die Kanzlei kann ihre Mandanten bei der Digitalisierung unterstützen (Integration von Softwarelösungen, Verfahrensdokumentation etc.)
  • In der Kanzlei bestehen innovative Arbeitsbedingungen
  • In der Kanzlei wird die Fortbildung zur Digitalisierung gefördert
  • In der Kanzlei besteht hohe Arbeitssicherheit durch Innovationen und der Erfüllung von zunehmenden Mandantenanforderungen
  • Kanzleien können nachweislich Mandanten u. Interessenten aufzeigen, dass sie eine hohe digitale Kompetenz besitzen
  • Es wird für Mandanten und Interessenten transparent, was unter digitaler Kompetenz zu verstehen ist
  • Mitarbeitern wird aufgezeigt, dass sie in einer modernen / innovativen Kanzlei arbeiten
  • Mitarbeitersuche wird unterstützt, da interessierte Bewerber Modernität und Innovativität erkennen können
  • Ansporn für die Kanzlei digitaler zu werden, da man das Gütesiegel erreichen möchte Ansporn für die Kanzlei Digitalisierung auszubauen, um das Gütesiegel zu erhalten
  • Marketing/Werbung durch Gütesiegel auf homepage / Briefpapier / Aushang Zertifikat etc. und durch Auflistung in der digipedia

Wie oft werden teilnehmende Kanzleien geprüft?

Jährlich. Das Siegel gilt für zwei Jahre, damit die Kanzleien es im zweiten Jahr noch führen dürfen, ist ein online-Audit in Kurzform mit ausgewählten Bereichen erforderlich. So ergibt sich eine jährliche Überprüfung: Jeweils im Wechsel ein umfangreicheres Audit persönlich in der Kanzlei und eines per online-Befragung.

Wer prüft die Kanzleien?

Mein Team aus Auditoren und ich. Und um die Qualität des Siegels hochzuhalten, gelten auch für die Auditoren hohe Qualitätsanforderungen: Kenntnisse der Steuerberatungsbranche, Kenntnisse zum Qualitätsmanagement – ISO und oder DStV-Siegel – und mindestens fünf Jahre Berufserfahrung. Die Auditoren nehmen verpflichtend an einem Schulungsseminar teil und werden offiziell berufen. Profile der Auditoren können bei uns angefordert werden.

Dazu kommt, dass der Anforderungskatalog für das Siegel auch laufend weiterentwickelt wird. Dafür ist ein Expertenkreis etabliert, zu dem auch Steuerberater, Kanzleiberater, Systempartner und Softwareanbieter gehören.

Wie sieht solch eine Weiterentwicklung aus?

Im Expertenkreis haben wir beispielsweise entschieden, den Einsatz eines revisionssicheren Dokumenten-Management-Systems von einem Kann- zu einem Muss-Kriterium aufzuwerten. Ursprünglich hätten Sie also mit einem DMS Punkte holen können, jetzt können Sie ohne DMS das Siegel nicht bekommen.

Aktuell diskutieren wir über den Mindestanteil digital abgewickelter Finanzbuchhaltungen und Lohnbuchhaltungen oder über die Anforderungen an professionelle Scan-Lösungen. Die Zeit bleibt nicht stehen, die Anforderungen werden wachsen.

Wer gehört zum Expertenkreis und welche Funktion hat er?

Zum Expertenkreis gehören Steuerberater, Kanzleiberater, Systempartner und Softwareanbieter. Sie bringen Expertenwissen zur Weiterentwicklung des Siegels ein und beraten optional Kanzleien, die sich in den jeweiligen Bereichen verbessern möchten.

Das Siegel ist der sichtbarste Teil, aber nicht das gesamte Konzept von TOPDigital: Der Expertenkreis ist auch eine Art interne Qualitätsaufsicht. Im Expertenkreis sitzen die Fachspezialisten. Die Erkenntnisse aus diesem Gremium fließen laufend in unsere Schulungen ein, Schulungen für Auditoren, aber auch für Kanzleien, die das nachfragen. Steuerberater informieren sich auf topdigi.org. Und die Mandanten finden die Steuerberater-Suche unter topdigital-kanzlei.org/.

Das Partnerkonzept hinter dem Qualitätssiegel TOPDigital
Das Partnerkonzept hinter dem Qualitätssiegel TOPDigital

Wie hoch sind die Kosten für eine Zertifizierung?

Die richten sich hauptsächlich nach der Personalstärke der Kanzlei und nach der Anzahl der Niederlassungen. Es geht los mit 2800 Euro netto für die individuelle Vor-Ort-Auditierung einer Kanzlei mit bis zu zehn Mitarbeitern und 1400 Euro – jeweils die Hälfte der Vor-Ort-Auditierung – für die online-Prüfung im Folgejahr. Die Anzahl der Mitarbeiter rechnen wir dabei immer auf Vollzeitbasis d. h. eine Teilzeitkraft wird mit 0,5 gezählt. Die Aufnahme der Kanzleien in die Digipedia und die Reisekosten sind darin bereits enthalten. Es fallen also keine weiteren Kosten oder Gebühren an.

Wie wollen Sie Ihre Steuerberater-Suche populär machen?

Die Zielgruppe der mittelständischen Unternehmen – also der typischen Mandanten von Steuerberatungskanzleien wollen wir einerseits über Artikel in der Presse oder online-Medien ansprechen, zum Beispiel in den Magazinen der Handwerkskammern und IHK. Andererseits mit klassischer Werbung in Print- wie online-Publikationen als auch in sozialen Netzwerken.

Unser Vermarktungskonzept liegt bereit. Und jetzt – wo bereits eine ansprechende Anzahl von Kanzleien in der Digipedia gelistet sind – wird es abgearbeitet.

Die Funktionalität Digipedia spricht für sich: Dank des Siegels wissen die betreffenden potentiellen Mandanten, dass ihre Suche bereits mit dem eingegrenzten Kreis digital arbeitenden Kanzleien startet. Sie können dann weiter filtern nach Branchen-Spezialisierungen, Fachberater-Auszeichnungen, Qualitätsmanagement-Siegeln, freien Stichworten oder regionalen Kriterien wie z. B. Orte oder Postleitszahlenbereiche.

Digipedia – die StB-Suchmaschine für Kanzleien mit dem TOPDigital Qualitätssiegel
Digipedia – die StB-Suchmaschine für Kanzleien mit dem TOPDigital Qualitätssiegel

Und selbstverständlich können auch die zertifizierten Kanzleien eigenes Marketing betreiben. Logos und Flyer stellen wir bereit. Die Zertifizierung ist auch ein interessantes Thema für die lokale Presse, wie das Beispiel von Herrn Sassen belegt: Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Sassen stellt seine Kanzlei auf „digital“ um und wird mit dem TOPDigital-Gütesiegel ausgezeichnet – topdigi-blog

Infos & Kontakt

Dipl. Hdl. Werner Buchner
TopDigi.Org Gesellschaft für digitale Kompetenz GmbH
Am Bienengarten 19
90596 Schwanstetten

Telefon: 09170 / 942724

Mail: info@topdigi.org