• 7. Oktober 2018

Mitarbeiterbenefits digitalisiert – Florian Gottschaller, Spendit AG (Werbung)

Mitarbeiterbenefits digitalisiert – Florian Gottschaller, Spendit AG (Werbung)

Mitarbeiterbenefits digitalisiert – Florian Gottschaller, Spendit AG (Werbung) 1024 555 Steuerköpfe

Spendit hat die Mitarbeiterbenefits digitalisiert und will so Unternehmen helfen, Mitarbeiter zu begeistern. Co-Gründer Florian Gottschaller erklärt wie das funktioniert und welchen Nutzen Steuerberater davon haben.

Was macht die Spendit AG?

Ein gutes Gefühl. Wir wandeln bestehende steuerliche Sonderregelungen in einfach zu nutzende Produkte um die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu befeuern: Den 44 Euro Sachbezug bieten wir über eine Kreditkarte an, mit der Arbeitnehmer ganz einfach überall Shoppen gehen können – die SpenditCard. Und die leidigen Papier-Essensgutscheine haben wir durch eine App ersetzt, mit der Arbeitnehmer sich den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss überall zu ihrem Mittagessen holen können – die Lunchit App.

Gutscheine und Sachbezug sind etablierte Instrumente, was fügen Ihre Dienste dem hinzu?

Damit ein Arbeitnehmer einen Euro netto mehr hat, muss ein Arbeitgeber bei einer Gehaltserhöhung insgesamt 2,20 Euro aufwenden. Der zusätzliche Euro über die Spendit-Karte kostet den Arbeitgeber nur 1,07 Euro. Also wirtschaftlich kann man hinter dieses Produkt einen Haken setzen, es macht einfach Sinn. Was aber häufig unterschätzt wird, ist der emotionale Wirkung dieser Karte.

Neun von zehn Leuten können einem direkt sagen, was sie mit dem Guthaben auf ihrer Karte machen. Bei einer Lohnerhöhung bekommt man auf diese Frage in der Regel keine Antwort. Da versandet das Geld einfach so im Strom der alltäglichen Ausgaben. Das bedeutet: Die Spendit-Karte – übrigens immer im Design des Arbeitgebers – macht das Lohn-Plus positiv bemerkbar und damit auch den Arbeitgeber als Quelle dieser Wohltat sichtbar. Sie bewirkt etwas im emotionalen Verhältnis des Arbeitnehmers zu seinem Arbeitgeber.

In der heutigen Wissensgesellschaft bringen doch nur noch Mitarbeiter den Mehrwert, nicht die zusätzliche, größere, schnellere Maschine. Unsere Produkte sind eine spürbare Geste der Wertschätzung des Arbeitgebers für seine Mitarbeiter.

Was kostet die SpenditCard?

Wenn Sie allein die 44 Euro Sachbezug auskehren möchten, also 528 Euro netto, kostet die SpenditCard 40 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer.

Hinterlassen Sie hier Ihre Kontaktdaten, wenn Sie möchten, dass Spendit Kontakt zu Ihnen aufnimmt. Die hier eingegebenen Daten werden von Claas Beckmann (Datenschutz) und der Spendit AG (Datenschutz) gespeichert und zur Kontaktaufnahme genutzt.

Darüber hinaus können Sie weitere Module dazubuchen: Zum Beispiel wenn Sie die drei mal 60 Euro pro persönlichen Anlass wie Geburtstag, Firmenjubiläum oder Geburt auf die Karte zahlen. Oder wenn Sie den §37b EStG nutzen möchten: Dieser erlaubt Ihnen, bis zu 10.000 Euro pauschal versteuert auszuzahlen und wird gern für Prämien- und Bonuszahlungen verwendet.

Ok, und was ist Lunchit?

Der Sachbezug ist eine tolle Sache, aber wir haben bereits in der Entwicklung bemerkt, dass beim Thema Mittagessen noch mehr Emotion drin steckt. Essen muss jeder, täglich und jeder hat dazu ganz eigene Vorstellungen. Als Arbeitgeber die tägliche Mittagspause zu forcieren und dies auch noch finanziell zu unterstützen – das ist doch wunderbar und dort steckt sehr viel Positives!

Bislang wurden Essenzuschüsse mit Papiergutscheinen realisiert. Wir konnten diesen Prozess komplett digitalisieren mit Vorteilen für alle Beteiligten: Der Mitarbeiter wird für die Benutzung der App finanziell belohnt, das Finanzamt kann einen digital dokumentierten Prozess überwachen, der Arbeitgeber ist Nachweispflichten los und die Restaurants und Supermärkte rund um Ihren Betrieb profitieren auch.

Moment, wie funktioniert diese App?

Ganz simpel. Sie gehen Essen oder kaufen sich einen kleinen Imbiss im Supermarkt und fotografieren den Beleg mit der Lunchit App. Das war’s. Pro Mahlzeit bekommt der Arbeitnehmer dann mit dem nächsten Lohn bis zu 6,33 Euro steuerfrei ausgezahlt. Bis zu 140 Euro netto sind monatlich möglich.

1. Beleg fotografieren
1. Beleg fotografieren
2. Beleg einreichen.
2. Beleg einreichen.
3. Geld bekommen
3. Geld bekommen
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Die App gibt es für Android und für iOS?

Ja. Und bevor Sie fragen: Es geht auch ohne Handy. Sie können auch unser Web-Login benutzen und die Belege dort hochladen. Allerdings haben wir festgestellt, dass doch quasi alle Mitarbeiter ein Handy benutzen, wenn sie merken, dass sie damit Geld holen können. Übrigens, ab 2019 können Sie bis zu 6,40 Euro pro Mahlzeit auszahlen.

Und der Aufwand für Arbeitgeber?

Ist sehr überschaubar. Wir brauchen Namen und Mailadressen der Angestellten. Diese erhalten dann per Mail einen Einladungs-Link zur App. Wenn ein Mittelständler von der Schwäbischen Alb jetzt – es ist gerade 9:45 Uhr – die Lunchit-Lösung einführen will, können seine 500 Angestellten schon das heutige Mittagessen darüber abrechnen.

Der Arbeitgeber lädt vor der nächsten Lohnabrechnung eine csv-Datei herunter, die in der gängigen Kanzleisoftware wie Datev und Addison automatisiert im Lohn weiterverarbeitet wird. Beide Software-Häuser haben unsere Lösung auf Herz und Nieren getestet und Spendit als offiziellen Partner anerkannt.

Wie sieht es mit der Anerkennung durch das Finanzamt aus?

Sehr gut. Wir haben beginnend in 2014 eineinhalb Jahre lang mit dem Bundesministerium der Finanzen gesprochen, damit neben den papiernen Essens-Gutscheinen auch ein digitaler Prozess akzeptiert wird. Mit Erfolg. Mit dem BMF-Rundschreiben vom Februar 2016 hat unser Prozess die offiziellen Weihen bekommen.

Inzwischen haben wir ja auch schon unzählige FA-Prüfungen bei unseren Kunden und auch bei uns selbst miterlebt und es gab nicht eine Beanstandung. Das ist ja auch verständlich, denn der Prozess ist ja auch für die Finanzverwaltung vorteilhaft, da vollständig transparent und digital.

Bei papiernen Essensmarken muss das Finanzamt hingegen oft feststellen, dass mehrere Marken auf einmal eingesetzt werden oder Restaurantbesuche am Wochenende abgerechnet werden. Mehrfache Gutscheine pro Mahlzeit lässt unsere App gar nicht zu. Und bei einer Verwendung am Wochenende fragt unsere App immer nach. Die steuerehrliche Krankenschwester und der steuerehrliche Schichtarbeiter bestätigen dann kurz, dass sie arbeiten und können den Zuschuss kassieren. Das schließt ein Schummeln nicht komplett aus, ist aber signifikant gesetzeskonformer als die Verwendung von Papiermarken.

Wir beobachten auch, dass das Finanzamt Papiermarken kritischer würdigt. Als Arbeitgeber haben Sie dann bei einer Prüfung das Problem, die korrekte Verwendung dieser Marken für alle Angestellten und eventuell über einen mehrjährigen Zeitraum nachzuweisen. Das ist schwierig.

Muss ich den Beleg nach dem Fotografieren mit der App aufbewahren?

Nein.

Wie bitte?

Sie können den Beleg nach dem Fotografieren wegschmeißen. Das ist das Ergebnis des BMF-Rundschreibens. Und bei drei bis zehn Euro pro Beleg für Mittagessen lassen auch deutsche Steuerbeamte die Kirche im Dorf.

Wir haben hart gearbeitet, um den Prozess des Sachbezug und der Essenszuschüsse einfach zu gestalten. Einfach für den Arbeitnehmer, einfach für die Arbeitgeber. Das ist uns – in aller Bescheidenheit – gelungen und wir haben bereits über 600 Lunchit-Firmenkunden, um es zu beweisen: Von der BASF bis zur Stadtsparkasse München – und übrigens auch viele Steuerberatungskanzleien. Insgesamt zählt die Spendit AG nach vier Jahren am Markt 4.000 Firmenkunden.

Was kostet die Lunchit App?

Die App ist für die Angestellten natürlich kostenfrei. Der Arbeitgeber zahlt zwischen 4,90 und 9,90 pro Monat und Arbeitnehmer als Gebühr. Sie können die App nutzen, auch wenn Sie nur einen Angestellten haben. Selbst Chefs und Chefinnen können unsere App nutzen, vorausgesetzt sie stehen auf der Payroll ihres Unternehmens.

Wie wollen Sie Ihren Service weiterentwickeln?

Derzeit sind wir stark mit der Zertifizierung nach ISO 27001 beschäftigt. Als Verarbeiter von personenbezogenen Daten ist die Fortentwicklung unseres Informationssicherheits-Managementsystems über die DSGVO-Anforderungen hinaus wichtig, gerade weil unsere Kunden wiederum allesamt Arbeitgeber sind.

Gespannt sind wir auch, wie die Finanzverwaltung die Wandlung des Essenszuschusses weiterentwickelt. Für Essensmarken steht die Wandlung ja sogar explizit in der Lohnsteuerrichtlinie. Unser Produkt ist moderner und präziser und steht in den Startlöchern. Aber wir rollen es nicht aus, solange Unternehmer befürchten müssen, dass die Umwandlung nicht anerkannt wird. Solange hier keine Klarheit und Verlässlichkeit herrscht, lassen wir Lunchit als Entgeltwandelung noch in der Schublade.

Wenn ich nach Italien und Spanien schaue, sehe ich für unsere heimische Finanzverwaltung und -politik auch noch Spielraum nach oben. In den genannten Ländern können Arbeitgeber höhere Beträge ausschütten, wenn sie dafür einen digitalen Prozess einsetzen. Das finde ich folgerichtig, denn eine digitale Lösung führt zu einer verbesserten Compliance. Dieses Wohlverhalten darf ruhig belohnt werden.

In Deutschland gehen die Uhren noch verkehrt herum. Sie können – als Beitrag zum Bürokratieabbau – monatlich pauschaliert 15 papierne Essensgutscheine pro Mitarbeiter ausgeben und abrechnen. Aus den Nutzungsdaten unseres Services sehen wir aber, dass der durchschnittliche User unsere App zwölf mal monatlich nutzt. Unsere App dokumentiert den tatsächlichen Konsum und führt zu steuer-konformer Verwendung. Papier lädt zu Ineffizienz ein und erschwert Kontrolle. Ich weiß nicht, warum Papier von Seiten des Fiskus im Jahr 2018 noch bevorzugt wird.

Wie können Steuerberater Ihre Produkte einsetzen?

Gute Mitarbeiter zu finden ist auch für Steuerberater eine enorme Herausforderung geworden. Die SpenditCard und Lunchit helfen, ein attraktiveres Gesamtpaket anbieten zu können – und das sogar mit geringen Gesamtkosten. Wir haben in vier Jahren bisher insgesamt erst zwei zahlende Lunchit-Kunden verloren. Wieso unser Produkt bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern so enorm beliebt ist, können Steuerberater auf diese Weise selbst erfahren.

Im zweiten Schritt beobachten wir, das Steuerberater Lunchit dann mit gutem Gewissen ihren Mandanten empfehlen und sich so als Berater bei den Mega-Themen Digitalisierung und Mitarbeiterbindung präsentieren.

Sie können die Papier Essensgutscheine wegzaubern – und unter Umständen dem Arbeitgeber sogar noch Geld sparen: Anstatt garantiert und pauschal 15 Gutscheine zu bezahlen, zahlt dieser nämlich nur bei tatsächlicher Verwendung der App und wie wir aus den Nutzerdaten wissen, wird die App durchschnittlich 12 mal monatlich eingesetzt. Der Service zahlt sich quasi selbst und das Hantieren mit Papier entfällt.

Genauso bei den Sachbezügen. Handarbeit entfällt und die Mitarbeiter haben eine neue Kreditkarte im Firmen-Look. Ein wichtiger Vorteil im Kampf um die besten Köpfe.

Info & Kontakt

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