• 4. November 2018

taxdoo – Automatisierte Umsatzsteuer für Amazon, eBay, Shops und ERP-Systeme [Werbung]

taxdoo – Automatisierte Umsatzsteuer für Amazon, eBay, Shops und ERP-Systeme [Werbung]

taxdoo – Automatisierte Umsatzsteuer für Amazon, eBay, Shops und ERP-Systeme [Werbung] 1024 444 Steuerköpfe

Für Online-Händler sind Datenbeherrschung und Umsatzsteuerrecht die dominanten Themen. Wer solche wachstumsstarken Mandanten betreuen möchte, muss dabei mithalten können. Taxdoo ist der digitale One-Stop-Shop für internationale Umsatzsteuer und versetzt Händler wie auch Steuerberater in die Lage, EU-weit automatisiert Umsatzsteuerregeln einzuhalten und die Finanzbuchhaltung automatisiert zu erledigen.

Was ist Taxdoo?

Roger Gothmann (RG): Taxdoo ist ein cloudbasierter und automatischer Umsatzsteuer-Compliance-Service für den Online-Handel in der EU. Wir sind fokussiert auf den grenzüberschreitenden Handel über elektronische Marktplätze sowie Online-Shops und bewahren unsere Kunden vor den damit verbundenen umsatzsteuerlichen Risiken. Unsere Plattform dient sowohl den Online-Händlern als auch deren steuerlichen Beratern.

taxdoo, USt, Umsatzsteuer, VAT, e-commerce, Roger Gothmann, taxdoo, steuerköpfe, Interview, VAT, Umsatzsteuer, e-commerce, FBA, ebay, amazon

Taxdoo zeigt tagesaktuell über ein Dashboard an, in welchen EU-Staaten Steuerpflichten bestehen.

Roger Gothmann

Was kann ich mit Ihrer Plattform anstellen?

RG: Wir werten die im Online-Handel umfangreichen Daten, welche oftmals aus vielen Datenquellen kommen, automatisiert und tagesaktuell nach umsatzsteuerlichen Kriterien aus. Dazu müssen die Systeme des Händlers nur einmalig mit Taxdoo verbunden werden.

Unsere Plattform zeigt tagesaktuell über ein Dashboard an, in welchen EU-Staaten Steuerpflichten bestehen, weil z.B. Lieferschwellen überschritten worden oder ausländische Warenlager von Amazon verwendet werden.

Darüber hinaus können Online-Händler und Steuerberater tagesaktuell sehen, in welchem EU-Staat welche Erlöse zu welchem Steuersatz erfasst und angemeldet werden müssen.

Umsatzsteuerliche Sonderfälle im In- und Ausland, wie z.B. innergemeinschaftliche Verbringungen oder bestimmte Lieferungen, die im EU-Ausland dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, werden ebenfalls automatisiert bewertet und abgebildet.

Taxdoo–Automatisierte-Umsatzsteuer-Amazon-eBay-Web-Shops-ERP-Systeme

Am Monatsende überführt Taxdoo die umsatzsteuerlich aufbereiteten Rohdaten aus den Systemen des Online-Händlers in einen DATEV-Export, so dass der Steuerberater die Transaktionen einfach buchhalterisch verarbeiten kann.

Taxdoo bietet somit einen sicheren und automatisierten Prozess. Dieser setzt unmittelbar an den Rohdatenquellen an, geht über zu den Schnittstellen der Finanzämter in der EU und endet bei der Überführung in die Finanzbuchhaltung.

Dadurch vermeiden wir Datensilos und manuelle Tätigkeiten, welche bei Mandaten im Online-Handel ein enormes Fehler- und damit auch Haftungspotential in sich bergen.

Taxdoo–Automatisierte-Umsatzsteuer-Amazon-eBay-Web-Shops-ERP-Systeme

Was können Sie mit Taxdoo abdecken?

RG: Unser System importiert automatisch Daten aus den marktführenden ERP- oder Shop-Systemen wie z.B. plentymarkets, JTL oder Shopify. Monatlich kommen weitere Schnittstellen hinzu.

Neben der Überführung der aufbereiteten Daten in die Buchhaltung kann Taxdoo auch die umsatzsteuerliche Registrierung und die Abgabe aller erforderlichen Umsatzsteuer-Erklärungen im EU-Ausland automatisiert übernehmen. Alles erfolgt auf derselben Datenbasis, ohne das EXCEL-Dateien per Mail hin- und hergeschickt werden müssen.

Taxdoo–Automatisierte-Umsatzsteuer-Amazon-eBay-Web-Shops-ERP-Systeme

Über ein eigenes EU-weites Netzwerk an Umsatzsteuer-Kanzleien ist sichergestellt, dass regulatorische Änderungen im Ausland frühzeitig erkannt und implementiert werden. Bei Prüfungen der Finanzämter im Ausland steht immer ein fachkundiger Steuerberater vor Ort zur Verfügung.

Selbstverständlich arbeiten wir auch mit den Steuerberatern der Online-Händler zusammen. Als wir 2017 starteten, waren unsere ersten Kunden Online-Händler. Inzwischen kommen vermehrt Kanzleien auf uns zu, die den Nutzen unseres Angebots erkennen. Taxdoo versteht sich auch als Schnittstelle zwischen Online-Handel und Steuerberatung und kann mehrere Mandate pro Steuerberater problemlos verwalten.

Was sind die Herausforderungen für Online-Händler?

RG: Eines der größten Risiken sind die Verletzung der umsatzsteuerlichen Pflichten, welche sich aus dem grenzüberschreitenden Handel ergeben. Wer Logistik-Lösungen von Amazon nutzt – das so genannte FBA Fulfillment by Amazon – kommt schnell mit dem Umsatzsteuerrecht zahlreicher EU-Staaten in Berührung.

Die Herausforderung für Online-Händler kann man aber auch etwas allgemeiner beschreiben: Datenbeherrschung ist die grundlegende Herausforderung. Alle weiteren Pflichten leiten sich aus den Informationen ab, welche in diesen Daten stecken.

Erfolgreiche Online-Händler sind meist Multi-Channel-Händler. Das heißt, sie betreiben einen eigenen Online-Shop und verkaufen ihre Ware zusätzlich über Plattformen wie Amazon oder ebay. Das führt zu Datenströmen und Formaten aus vielen unterschiedlichen Quellen.

Dazu kommt die Datenmenge: Unser größter Kunde hat bis zu 500.000 Transaktionen monatlich. Das ist mit Handarbeit nicht mehr zu bewältigen. Daher liegt den Online-Händlern auch die Automatisierung im Blut. Sie stellen einen Prozess ein und lassen ihn dann automatisiert laufen. Darin liegt aber auch die Gefahr: Eine umsatzsteuerrechtliche Fehlbeurteilung oder falsche Systemeinstellung kann eine enorme Hebelwirkung entfalten.

Hier können wir unser Wissen aus den Bereichen Umsatzsteuerrecht und Technologie einbringen und EU-weit für Sicherheit sorgen. Vollautomation ist dabei unser Credo für Taxdoo. Jeder Handgriff, jeder manuelle Im- und Export von Daten ist in diesem Szenario eine potentielle Fehlerquelle und daher besser zu vermeiden.

Das zeigte sich z.B. bei einem Händler, dessen Berater mich nach einem Seminar ansprach. Der Berater hatte schon länger vermutet, dass die vom Mandanten aufbereiteten Daten nicht das vollständige Bild seiner Handelsaktivitäten darstellen. Wir haben daher die Rohdaten aus dem ERP-System des Mandanten einer umsatzsteuerlichen Anamnese und Plausibilitätstests unterzogen. Das Ergebnis: Der Händler war seit mehr als zweieinhalb Jahren in diversen EU-Ländern umsatzsteuerpflichtig, hatte aber nur in Deutschland Umsatzsteuer abgeführt. Allein aus den verdichteten Daten, welche der Händler seinem Steuerberater zur Verfügung gestellt hatte, war das nicht ersichtlich. Wichtige steuerlich relevante Informationen waren quasi vernichtet worden.

Bei Taxdoo können wir mittlerweile auf viele Millionen grenzüberschreitende Transaktionen zugreifen. Eine Auswertung zeigt dabei, dass etwa ein Fünftel der zugrundeliegenden Rechnungen fehlerhaft sind.

Verarbeitet man daher ausschließlich die Rechnungsdaten der Mandanten, verdoppelt man sehr häufig diese Fehler, wenn Steuerpflichten im EU-Ausland vorliegen. In diesem Fall sind sowohl die Umsatzsteuer-Voranmeldungen in Deutschland als auch im EU-Ausland falsch und der Mandant muss im worst case doppelt Umsatzsteuer zahlen. Das kann bei den geringen Margen im Online-Handel oftmals zu einem existenziellen Risiken anwachsen.

Und was sind die Herausforderungen für die steuerlichen Berater?

RG: Sie müssen ebenso mit der Datenflut und -heterogenität klar kommen. Wer in Kanzleien noch mit Excel und Makros Daten aufbereitet, baut nicht nur mögliche Fehlerquellen ein; er macht sich auch vom Wissen einzelner Mitarbeiter abhängig und produziert Kosten, die keinem Online-Händler vermittelbar sind.

Online-Händler erwarten, dass ihre steuerlichen Berater genau wie sie technik- und automatisierungsfreudig sind. Sie basieren ihre Geschäftsmodelle auf standardisierten Prozessen und fragen sich oft, warum ihr Steuerberater das nicht ebenso kann.
Mit Taxdoo wollen wir Steuerberater befähigen, solche Mandate zu betreuen.

Amazon bietet seinen Händlern doch auch einen Umsatzsteuer-Service. Wo ist dann noch der Bedarf für einen Service wie Taxdoo?

RG: Amazons USt.-Service wendet sich zunächst einmal an reine Amazon-Händler und deckt die Anforderungen von Multi-Channel-Händlern somit nicht ab. Zudem ist dieser Service eine Black-Box. Das heißt: Der Online-Händler bekommt zwar die Umsatzsteuer-Zahlungsaufforderungen für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen im EU-Ausland, aber darüber hinaus keine weitere Informationen – insbesondere nicht darüber, wie sich die Zahlen zusammensetzen. Auch der Steuerberater, der die Daten in die Buchhaltung überführen muss, geht leer aus.

Mithilfe unserer Software ist der Online-Händler und sein Steuerberater jederzeit Herr der Daten und unsere Plausibilitätsprüfungen spannen ein zusätzliches Sicherheitsnetz.

Ein Beispiel: Ende 2017 musste Amazon den Umsatzsteuer-Bericht für das dritte Quartal korrigieren, da versehentlich ein Warenlager in Polen als deutsches Lager bewertet worden war. Amazon-Händler mussten sowohl ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen in Polen als auch in Deutschland korrigieren. Taxdoo-Kunden hatten diese Problem dank unserer Plausibilitätsprüfungen schon vor der Benachrichtigung durch Amazon nicht.

Was sind Ihre Pläne für die Zukunft?

RG: Wir wollen Taxdoo weiter als automatisierte Umsatzsteuer-Logik etablieren, die auch von anderen Systemen eingebunden werden kann.

Für einen DAX-Konzern beziehen wir seit einiger Zeit Rohdaten aus elektronischen Marktplätzen, bereiten diese umsatzsteuerlich auf und übermitteln diese aufbereiteten Daten über die Taxdoo-API in Echtzeit an das ERP-System des Kunden, über welches dann die Rechnungen und die Exporte für die Buchhaltung erzeugt werden.
Da zunehmend mehr EU-Staaten Umsatzsteuer-Erklärungen in sogenannter Near-Time (z.B. in Spanien innerhalb von 72 Stunden) verlangen, wird es in absehbarer Zeit nicht mehr ausreichen, Daten frühestens zu Beginn des Folgemonats steuerlich auszuwerten und zu plausibilisieren.

Darüber hinaus laufen Entwicklungen mit anderen ERP- und Shop-System-Anbietern für eine Einbindung unserer Umsatzsteuer-Logik. Die Dokumentation zur Verwendung der Taxdoo-API steht daher auch öffentlich zur Verfügung.

Dafür suchen wir übrigens laufend Steuer- und IT-Fachleute. Wer sich für Taxdoo als Arbeitgeber interessiert, findet zum Beispiel auf Taxdoo die nötigen Infos.

taxdoo, USt, Umsatzsteuer, VAT, e-commerce, Roger Gothmann, taxdoo, steuerköpfe, Interview, VAT, Umsatzsteuer, e-commerce, FBA, ebay, amazon
taxdoo, USt, Umsatzsteuer, VAT, e-commerce, Roger Gothmann, taxdoo, steuerköpfe, Interview, VAT, Umsatzsteuer, e-commerce, FBA, ebay, amazon

Roger Gothmann war insgesamt fast 14 Jahre für die Finanzverwaltung tätig – zuerst als Umsatzsteuer-Sonderprüfer in einem Finanzamt und anschließend als Koordinator für die Eu-weite Umsatzsteuer-Amtshilfe am Bundeszentralamt für Steuern in Bonn. Er wechselte anschließend in die Privatwirtschaft als Leiter der Steuerabteilung einer Stiftung in Hamburg. 2016 gründete er mit Christian Königsheim und Matthias Allmendinger Taxdoo. Fotos: Taxdoo.