• 18. Januar 2019

Klär das mit Paul – smart kommunizieren (Werbung)

Klär das mit Paul – smart kommunizieren (Werbung)

Klär das mit Paul – smart kommunizieren (Werbung) 1024 597 Steuerköpfe

Termine abstimmen, Belege nachfordern, eine Unterschrift einholen – tausende kleine Aufgaben wie diese halten Kanzleimitarbeiter auf Trab. Auch in der Kanzlei Birkenmaier und Kusel im Allgäu. Aber dort hält Paul das Chaos im Zaum. StB Peter Kusel stellt Paul vor.

Was ist Paul?

Ein Tool für die Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandant, das per App und per Web verfügbar ist. Einfach, sicher, effizient – das ist das Prinzip von Paul. Mit Paul können Sie den Informationsfluss kanalisieren und dem Mandanten ein modernes und aufgeräumtes Diensteistungserlebnis bescheren.

StB Peter Kusel, Foto: Pio Mars www.piomarsphotography.com

StB Peter Kusel (Foto: Pio Mars)

Was kann ich mit Paul anstellen?

Sie können über Paul chatten, Aufgaben zuweisen, Termine vereinbaren und Dokumente teilen. Und Sie können sich Dokumente unterschreiben lassen. Der Mandant unterzeichnet mit dem Finger auf dem Handy – ganz ähnlich wie bei Paketboten an der Tür, nur dass der Mandant auf seinem eigenen Handy unterschreibt, während Sie in der Kanzlei sitzen. Bequemer geht’s nicht.

OK, gehen wir die Lösungen einzeln durch. Warum braucht es eine eigene Chat-App für den Steuerberater?

Weil es besser und sicherer zu händeln ist, als mit Mail. Und machen wir uns nichts vor: Alles wird per Mail hin und her gesendet. Die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen hält dabei kaum jemand ein, sie sind einfach zu umständlich und kompliziert. Für Paul brauchen Sie einen individuellen, passwortgeschützen Zugang. Dann sind Sie in einem sicheren Garten und können in dieser geschützten Umgebung nach Herzenslust Dokumente und Nachrichten miteinander teilen. Wir haben für Paul eine dreifache Verschlüsselung umgesetzt, einfach weil wir beim Thema Sicherheit die Messlatte höher legen möchten – ohne bei Bequemlichkeit und Nutzerfreundlichkeit Abstriche machen zu müssen.

Und jeder kann jedem Aufgaben zuweisen? Also die Kanzlei dem Mandanten und der Mandant der Kanzlei?

Nein, nur die Kanzlei kann dem Mandanten Aufgaben stellen, nicht umgekehrt. Wir haben die Aufgabenverwaltung bewusst als Einbahnstraße eingerichtet, weil wir den Druck auf die Kanzleimitarbeiter nicht weiter erhöhen möchten. In der Kommunikation mit den Mandanten gibt es schon genug Kanäle, auf denen eine Kanzlei zuverlässig empfangsbereit sein muss, da wollten wir nicht noch einen hinzufügen.

Im Gegenteil: Wir brauchen eine Schnittstelle, an der klar zu sehen ist: Wir als Kanzlei haben unseren Teil getan und erst wenn Du, lieber Mandant, Deinen Teil getan hast, kann es weitergehen. Fehlende Belege fallen mir da spontan ein. Und die Paul-App fürs Handy hat auch gleich eine Fotografie-Funktion mit der der Mandant die Rückfrage ruckzuck abarbeiten kann.

Die Kanzleimitarbeiter stellen die Belegbitte als Aufgabe an den Mandanten ein, der sieht sie aufploppen und kann sie direkt oder am Folgetag erledigen. Diesen Prozess als Aufgabe zu deklarieren, ist zielführender. Käme die Belegbitte als Mail oder Nachricht, wäre sie eine von dutzenden anderen Mails oder Nachrichten.

Mit Paul können Sie solche Aufgaben herausstellen und werden bei Erledigung benachrichtigt. Das ist effizient. Ein anderer Fall wäre die fehlende Unterschrift unter den Steuerberatungsvertrag – auch die lässt sich mit Paul einholen.

Und selbstverständlich können Mandanten mit Paul ihre Fragen absenden und auch beliebige Dokumente in die Kanzlei hochladen.

Terminvereinbarung ist doch auch eine Kommunikationsaufgabe für die es schon zig andere Lösungen gibt. Warum noch eine?

Eben, es ist eine Kommunikationsaufgabe, die jeden Tag zig mal in der Kanzlei erledigt wird. Und oft zieht eine Terminanfrage einen Rattenschwanz von Mails hinter sich her. Das geht mit Paul bequemer: In der Terminanfrage legen Sie den Ort und drei Auswahltermine an. Der Mandant entscheidet per Klick oder Tippen mit dem Zeigefinger. Fertig. Aus Sicht des Mandanten ist eine Terminanfrage innerhalb von Paul auch sinnvoller aufgehangen: Sie kommt von der Kanzlei und alles, was mit dem Steuerberater zu tun hat, wird in Paul erledigt. Das ist nicht nur schlüssig, sondern einfach, sicher, effizient – typisch Paul eben.

Was kostet Paul?

Die endgültigen Preise werden gerade noch etwas heruntergeschliffen und bald auf Pauls Homepage nachzulesen sein. Das Bezahlmodell wird auf eine fixe, einmalige Einrichtungsgebühr und eine nutzungsabhängige, monatliche Gebühr hinauslaufen. Inbegriffen sind Einrichtungshilfe und Schulungen. Wir planen die Preise so, dass auch kleinere Kanzleien nicht fürchten müssen, dass Ihnen die Kosten die Haare vom Kopf fressen.

Wie hoch ist der Einführungsaufwand?

Technisch gesehen? Gering. Paul läuft in einem deutschen Rechenzentrum – deutsche Datenschutzrichtlinien und DSGVO-Konformität inklusive. Bei der Einführung geht es also lediglich um den personalisierten Zugang, der eingerichtet werden muss, und um das Anlegen der Nutzer. Das ist an einem Vormittag erledigt.

Was sagen die Nutzer zu Paul?

Den Mandanten geben Sie mit Paul ein effizientes Werkzeug und einen direkten Draht in die Kanzlei. Das kommt gut an. Sie können auf Zuruf Dokumente bereitstellen. Etwa, wenn der Mandant sich ganz überraschend in einem Bankgespräch befindet und die jüngsten Auswertungen braucht. Gut kommt auch an, dass in Paul Newsletter aufbewahrt und thematisch sortiert werden können.

Alles, was der Mandant bisher bekommen hat, können Sie ihm zusätzlich in die sozusagen in die Westentasche liefern. Unsere Mandanten sind voll des Lobes für Paul.

Wir haben bei der Einführung festgestellt, dass es tatsächlich zuerst die jüngeren Nutzer sind, die darauf einsteigen, aber auch die älteren Nutzer lassen nicht lange auf sich warten. Paul ist einfach, sicher und effizient. Das zahlt sich aus.

Unsere Mitarbeiter – mit deren Feedback Paul maßgeblich mitentwickelt wurde – berichten, dass mit Paul Zug in die Arbeit kommt. Vorher mussten sie einen Vorgang x-mal anfassen, dabei alle Kommunikationskanäle bedienen und konnten trotzdem keine Produktivität entfalten. Mit Paul geht es voran. Die Mitarbeiter steigern ihre Effizienz.

Wie kam die Idee zu Paul?

Es gibt so viele Stolpersteine in der Kommunikation zwischen Berater und Mandant. Es gibt so viel Informationen, die übermittelt werden müssen. Es gibt die Rückfragen und die sich überschneidenden Rückfragen. Halb abgearbeitete to-do-Listen und so weiter und so fort. Wir hatten vor Jahren schon mal einen Versuch unternommen, dafür eine Lösung zu bauen und sind gescheitert. Das Problem blieb allerdings bestehen. Und so haben wir vor gut eineinhalb Jahren einen erneuten Anlauf gewagt. Dieses Mal erfolgreich. Und zwar weil wir uns auf einen Aspekt beschränkt haben: die Kommunikation. Paul ist dafür da, das Chaos der Kommunikation zu bändigen. Paul bildet keine Arbeitsabläufe ab, Paul ist keine Konkurrenz zu Unternehmen online und anderen Belegtransportsystemen. Paul ist einfach für Sie da, wenn Sie etwas mit dem Mandant klären müssen – verlässlich und überall verfügbar.

Was ist für die Zukunft geplant?

In der Umsetzung ist gerade die Multikanzleifähigkeit und eine Demo, damit Interessenten Paul einfach ausprobieren können. Geplant ist weiterhin eine Schnittstelle, damit Dokumente vom Datev Arbeitsplatz aus automatisiert in Paul bereitgestellt werden können und sie nicht mehr importiert werden müssen. Auch eine Anbindung an Outlook ist in der Planung.

StB Peter Kusel, Foto: Pio Mars www.piomarsphotography.com

Info & Kontakt

Mehr.Wert GmbH
Hirschdorfer Str. 27a
87493 Lauben

Telefon: +49 8374/5821-0

E-Mail: info@mein-paul.com

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