• 15. Februar 2019

Kanzleifunk 84: Kanzlei-Controlling mit StB Stefan Oehmann

Kanzleifunk 84: Kanzlei-Controlling mit StB Stefan Oehmann

Kanzleifunk 84: Kanzlei-Controlling mit StB Stefan Oehmann 1024 535 Steuerköpfe

Shownotes

StB Stefan Oehmann hatte auf dem Datev Barcamp beim Thema Kanzleicontrolling spontan den Finger gehoben und eine Session geleitet. Zack, gleich für den Kanzleifunk verhaftet. Denn in einer Welt, in der Mandanten mit Controllingreports der eigenen Erfolg schön visualisiert wird, sollten Kanzleien doch auch nicht zu kurz kommen, oder?

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Steuerköpfe-Sonderkonditionen bei diesen Anbietern:

Stefan Oehmann hat Marketing studiert und bringt dieses Wissen auch bei der Vermarktung der eigenen Kanzlei in Anschlag.

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00:04:48: Musik
[00:04:55] Claas: Kanzleifunk 83 hallo Angela.
[00:04:58] Angela: Hallo Klaus grüß Dich.
[00:04:59] Claas: Wir haben heute einen Gast dabei Stefan Oehmann aus München Neustadt.
[00:05:03] Stefan Oehmann: Hallo Angela Angela class.
[00:05:05] Angela: Hallo Stefan.
[00:05:07] Claas: Wir haben uns kurz kennengelernt auf dem DATEV Barcamp kürzlich in Nürnberg und da hattest du eine ziemlich spontane Session gemacht zum Thema Kanzleicontrolling und meine Ohren haben sich gleich aufgestellt.
[00:05:18] Claas: Aber ich dachte mir den muss ich noch ansprechen und ja dann hatte ich dir die Karte zu gesteckt und wir haben kurz hinterher gesprochen dann Kanzleicontrolling wir hatten sie auch schon vor Gespräch kurz besprochen ist etwas was ich finde selten aufkommt als Thema.
[00:05:33] Claas: Und dachte ich mir wenn dann schon jemand dazu die Hand hebt dann wusste doch nicht unbedingt sprechen und deshalb ist die heutige Folge dem Thema.
[00:05:43] Claas: Kanzleicontrolling gif.
[00:05:46] Stefan Oehmann: Super prima.
[00:05:47] Angela: Bitte noch mal ganz kurz vorweg für deine Kanzlei was treibt ihr so wie groß seid ihr und natürlich wie kommst du dann zum Thema Kanzleicontrolling.
[00:05:56] Stefan Oehmann: Wer wer wer oder was sind wir wir sind biopartner
[00:06:01] Stefan Oehmann: wir sind die Kanzlei hier in München via mit meinem partner zusammen 2010 eine kleine Kanzlei von Ommen damals mit drei Mitarbeiter dann zwei Steuerberater altersbedingte aufgehört und wir haben diese Kanzlei die letzten Jahre einfach entwickelt wir sind mittlerweile 16 Mitarbeiter mit fünf Berufsträger
[00:06:19] Stefan Oehmann: unser Fokus liegt so ein bisschen auf der Steuer Rechtsberatung Gestaltungsberatung durch das weil mein Partner Rechtsanwalt ist
[00:06:26] Stefan Oehmann: ich bin eher der Kaufmann und kümmere mich so um die Zahlenwelt um die Digitalisierung so dass wir da unsere mittelständischen Kunden.
[00:06:33] Stefan Oehmann: Am rundum eigentlich bedienen können,
[00:06:36] Stefan Oehmann: und dann so ein bisschen bedingt durch das Wachstum dass wir hatten war es auch immer ein bisschen schwierig so mit dem mit dem Überblick hinterherzukommen sodass das Thema Kanzleicontrolling,
[00:06:45] Stefan Oehmann: bei uns doch einen gewissen Stellenwert hat.
[00:06:49] Stefan Oehmann: Wird vielleicht auch bissel daher weil ich nicht so der klassische Steuerberater bin ich aber noch Marketing mit dazu studiert und versucht es immer so ein bisschen auch von Dienstleistungen,
[00:06:57] Stefan Oehmann: vom Produkt Charakter vom Preis Charakter er zusehen wo ich einfach Datenmaterial verbindet.
[00:07:02] Claas: Ja ok was für Daten denn.
[00:07:05] Stefan Oehmann: Haben was für Daten als am Ende aller Tage wollen wir einen zufriedenen Kunden in den glücklichen Kunden und Kunden der uns weiter empfiehlt
[00:07:13] Stefan Oehmann: und ähm da ist natürlich die Thematik die ich brauche ja.
[00:07:19] Stefan Oehmann: Preiskalkulation ich brauche für eine Preiskalkulation Datenmaterial wenn sie sein kann ok für was kann ich was anbieten ich brauche wegen mir
[00:07:29] Stefan Oehmann: Daten die fürs Unternehmen wichtig sind das heißt in welchen Geschäftsbereichen entwickelt sich meine Kanzlei was habe ich für
[00:07:35] Stefan Oehmann: für Umsatzrendite habe ich hier gute Auslastung der Mitarbeiter das heißt das ist ja sehr vielschichtig wo wir im Prinzip Datenmaterial eigentlich benötigen
[00:07:45] Stefan Oehmann: um ein Unternehmen zu steuern um Unternehmen erfolgreich zu machen.
[00:07:50] Claas: Hör die Daten sind aber da nehme ich an.
[00:07:54] Stefan Oehmann: Die Daten sind da wir sind gleich 2010 auf vfio Comfort also die die große eigen morgen ist ja Zion’s Lösung der DATEV gegangen die Auftrags getrieben arbeitet das heißt ich habe durch eine Zeiterfassung
[00:08:08] Stefan Oehmann: durch eine Auftrag zugeordnet die Faktura durch Leistungs Zuordnung zum Auftrag eigentlich eine sehr gute Datenbasis die Schwierigkeit ist er die in,
[00:08:19] Stefan Oehmann: in der vernünftigen vertretbaren Zeit gut auswerten zu können.
[00:08:23] Angela: Du hast gesagt du bist beim Barcamp aufgestanden hast du eine Session geleitet was hatte ich erst was veranlasst überhaupt da den Hut aufzusetzen und wie viel Leute hattest du drin und wie verlief dann die Diskussion das ist ja dann mal spannend an erstelle.
[00:08:37] Stefan Oehmann: Ja wir hatten wir wir hatten einen Tag vorher schon unser halbjähriges meeting mit den Kooperation Kanzleifunk mit ner Raum
[00:08:45] Stefan Oehmann: die Unternehmen online die Kollegen Foren die Kollegen sprech Tagen wo wir quasi die Digitalisierung an Kollegen weiterbringen und da treffen wir uns halbjährlich und da hatten wir so ein kleines
[00:08:55] Stefan Oehmann: Tennis Meeting alvaro wir uns besprochen haben und da war das die man Kanzleicontrolling und aus dem ist das eigentlich rausgegangen das sagt hat dann er jetzt immer so ein kleiner Runde zu fragen noch einmal was die breite Masse
[00:09:06] Stefan Oehmann: überdenkt und dann war das ganz spontan irgendwie wollte keiner so richtig aber dann ja gut dann
[00:09:12] Stefan Oehmann: nehme ich nämlich das Zepter in die Hand und hab da ganz spontane eine Session gehalten dass er auch so ein reicht
[00:09:18] Stefan Oehmann: Brainstorming dann abliefern wir waren ja 20-22 Leute also eine kleine aber doch schon einigermaßen aussagekräftige Runde.
[00:09:27] Angela: Und wenn du so an dein Internet kannst du ein Controlling denkst was ist da die größte Herausforderung und was sind die besten Erkenntnisse du da draus ziehst.
[00:09:39] Stefan Oehmann: Die größte Herausforderung ist das Ganze in einer vertretbaren Zeit zu bekommen das ist das ist wirklich wirklich
[00:09:47] Stefan Oehmann: das war’s was die Schwierigkeit darstellt wir sind noch nicht in der Größe dass wir unseren Mädchen Partner leisten der Qual sich nur um um solche Themen kümmert sondern die Sachen die müssen Quallen neben dem operativen mandantengeschäft erfolgen und das natürlich Zeit sehr sehr wichtig
[00:10:05] Stefan Oehmann: damit ich control and kann brauche ich eine gewisse Regelmäßigkeit um überhaupt mal was vergleichen zu können das heißt ich muss mir immer im im Alltag eigentlich in gewissem Tourney die Zeit nehmen mir das Datenmaterial aufzubereiten wenn das Datenmaterial durchzuschauen und das ist doch die Schwierigkeit die quasi die man die man hat.
[00:10:24] Claas: Okay welche ich verstehe das ist wohl anstrengend oder zeitaufwändig ist die Daten da heraus zu popeln aber welche hast du da genau im Blick dass das vielleicht an einem konkreten Beispiel mal erläutert.
[00:10:38] Stefan Oehmann: Na ja das ist jährlich das ist hier Licht natürlich auf auf auf Unternehmensebene also die unternehmensrendite
[00:10:44] Stefan Oehmann: was haben wir für eine für eine Umsatzrendite wo entwickelt sich das gesamte hin offene Posten sind eben Entwicklung im Innen Mandanten Gruppen also I picked,
[00:10:54] Stefan Oehmann: ihr
[00:10:55] Stefan Oehmann: und dann habe ich auch natürlich das runter dass ich hier bis auf den den Auftrag ziemlich auf den einzelnen Mandanten geht das ich sag ok wie lange sind die Unterlagen schon bei uns im Haus wo ist der Fertigstellungsgrad
[00:11:07] Stefan Oehmann: am komme ich mit denen mit dem Planzeiten im Vergleich zu den ist Seiten hin bei den Mitarbeitern ist es ausgehandelt Honorarordnung das ist relativ vielschichtig und natürlich was ich auch dann habe er so auch raus Motivation sehr sich daraus für die Mitarbeiter steuerungssicht raus für die Mütter
[00:11:23] Stefan Oehmann: Spalter wie entwickelt sich die Zahlen beim einzelnen Mitarbeiter das sind so im Prinzip die die wichtigen Punkte die man die man sich da anschaut.
[00:11:33] Angela: Hast du denn von der Regelmäßigkeit dass du sagt die drei Kennzahlen schaue ich mir monatlich an die fünf für vierteljährliche und das ganze dann einmal jährlich oder habt ihr es habt ihr da irgendwie so ein so eine Routine entwickeln.
[00:11:44] Stefan Oehmann: Wir haben wir haben da so einen Rhythmus dass man sagt ob jemand schaut nicht so auf auf Monatsbasis Zahlen an und man schaut sich dann auf Portals Basiszahlen an.
[00:11:54] Stefan Oehmann: Na das haben wir schon entwickelt auch so ein bisschen ja zur eigenen Disziplin da hat man das mit Mitte Terminen im Prinzip
[00:12:02] Stefan Oehmann: behaftet wo man eben dann eine Auswahl an anderen Listen hat die man sich daneben durchschaut.
[00:12:08] Angela: Musst dir dann noch zusätzlich Software weil du gesagt hast aerocomfort bis es da ist ja alles drin sehr so.
[00:12:17] Angela: Nehme ich zumindest an aber auf der andern Seite ist bei Jeep vielfältige je größer die Datenmenge ist desto
[00:12:25] Angela: komplexer wird natürlich da richtig ne Auswertungen rauszuziehen wie handle hier das.
[00:12:30] Stefan Oehmann: Das ist so ein bisschen das ist so ein bisschen die Problematik der klar haben wir im Arbeitsblatt die Möglichkeit dass wir uns Favorit
[00:12:37] Stefan Oehmann: ein Anliegen das heißt einfach schon vor ausgewählte Listen die ich mir dann generieren kann es läuft auch ein bisschen automatisiert das kann ich tun
[00:12:47] Stefan Oehmann: haben wir haben aber natürlich auch in den vergangenen Jahren mehrfach rumprobiert da das heißt wie er wir waren mal dran auch dass das NES der DATEV also das managementinformationssysteme der DATEV wollten wir einführen
[00:13:00] Stefan Oehmann: haben dann mit inside von Ingentis hantiert oder haben uns auch 15 € von Geiger T-Shirt angeschaut das sind quasi alles tools
[00:13:10] Stefan Oehmann: dir auch diese Daten der der DATEV zugreifen und versuchen die etwas transparenter etwas einfacher zu visualisieren.
[00:13:19] Claas: Das Emmi erst das hat ja tschuldigung der Wolfgang Sievert mitentwickelt und der ist jetzt auch mit unter der Decke bei sie mero ist ja auch ein Strohfeuer hier aus dem Norden.
[00:13:33] Claas: Was hat euch an diesem Lösung gefallen und warum habt ihr sie dann schlussendlich doch nicht sozusagen fest in der Abläufe übernommen.
[00:13:40] Stefan Oehmann: Adrienne wir hätten gerne gerne das Emmi erst der DATEV zum Einsatz bekommen.
[00:13:47] Stefan Oehmann: Kristek das ist das ist leider so wie häufig in diesem Kanzleifunk waltung steeman das halte zu wenige Kollegen solche Tools einsetzen,
[00:13:58] Stefan Oehmann: ja insofern ist das ein von Mutti aus wirtschaftlichkeits Gründen auch von der DATEV nicht weiter im.
[00:14:04] Stefan Oehmann: So dass die Lösung ausfällt die waren nicht ganz ganz gut die hat er nämlich genau diese diese Punkte das man aufs Klo auf Unternehmensebene auf,
[00:14:13] Stefan Oehmann: neben auf Mitarbeiter eben mir relativ gut visualisieren konnte mit Sparklines und sowas das war wirklich wirklich ein vernünftiges Tool was völlig ausreichend gewesen wäre gibt’s nicht mehr,
[00:14:24] Stefan Oehmann: ich weiß dass der Siebert Mützen Bezügen Miro bei geigerhaid involviert ist
[00:14:30] Stefan Oehmann: hatte ich mir jetzt angesehen habe mir jetzt nicht den Mehrwert gebracht weil es im Wesentlichen auch wieder Zahlenkolonnen gibt also auswertungs colon.
[00:14:41] Stefan Oehmann: Die für mich jetzt nicht so grafisch aufbereitet sind dass ich sag ok das ist das was ich was ich eigentlich gerne hätte ja.
[00:14:47] Stefan Oehmann: Honda das ist ein bisschen das Problem entsprechendes Ingentis Ingentis ist ja auch ne
[00:14:52] Stefan Oehmann: neben der Ausgründung gleich von ehemaligen Mitarbeitern der dartes die sich da im Prinzip im auswertungs Bereich selbständig gemacht haben auch ein Ansatz die mal gehen kann aber aus meiner Sicht eben auch noch nicht des
[00:15:03] Stefan Oehmann: mit diesem Dashboard Lösung dass man die mehr visualisiert wie wie solche Zahlen Gräber so Kolonnen kraeber hat.
[00:15:09] Claas: Okay es gibt ja noch eine Lösung die ist glaube ich mehr so zur Einsatzplanung gedacht das ist die textheight solutions von Werner Euskirchen hast du da mal einen Blick drauf geworfen.
[00:15:18] Stefan Oehmann: Dir jetzt mir noch nicht angeschaut nein da muss ich passen.
[00:15:23] Claas: Also da geht’s wirklich um Arbeitszeitplanung was natürlich dann auch Controlling Ergebnisse ermöglicht.
[00:15:30] Stefan Oehmann: Genau.
[00:15:30] Claas: Ganz gut individualisieren wie du Mitarbeiter Mitarbeit bewerfen kannst wie ausgelastet die sind was man fertig sein.
[00:15:40] Angela: Ja das würde mich nie interessieren weil du hast irgendwo auch schon das Stichwort Kapazität und Auslastung gesagt.
[00:15:48] Angela: Erstens wie messt ihr,
[00:15:50] Angela: die Kapazität eurer Mitarbeiter und ja wie wie wird das verteilt oder habt ihr vielleicht so kennt sein ich kenne sie von meiner Kollegin der cordula die sagt
[00:15:59] Angela: da gibt’s so wie lange darfst du für eine Buchführung brauchen für eine Standard wie lange sind Jahresabschluss gibt’s da so.
[00:16:06] Angela: Von euch ermittelte Vorgabezeiten also gar nicht negativ gemeint sondern wir wissen bei dem Mitarbeiter da ist noch Luft oder bei denen noch nicht weil das Fragen und viele auch also woher weiß ich das.
[00:16:18] Angela: Hat der wirklich Luft hat oder einfach nur so tut.
[00:16:23] Stefan Oehmann: Genau das ist das ist ein zweiter und zweiter wirklich auch ganz kritische Punkte eigentlich das ist wirklich die Kapazitätsplanung es ist so natürlich
[00:16:33] Stefan Oehmann: durch das Val wieder mit ihr Komfort arbeiten arbeiten ja mit Aufträgen das heißt ich kann hier gehen und kann sagen der Auftrag Jahresabschluss vom
[00:16:42] Stefan Oehmann: Kommandanten XY ist jemand da okay tschüss sollen wir gerade die Verbindung weg okay.
[00:16:47] Claas: Ja ich bin noch da Angela hat nur das Mikrofon leise gestellt wahrscheinlich weil sie unter Lärmquelle Winter.
[00:16:54] Angela: Hab gerade das getrunken.
[00:16:56] Stefan Oehmann: Google ich dachte wir wären gerade aus der Leitung gefallen nein also was man wann das was man tun kann eben ist wenn man wenn man jetzt sag ich mal den Auftrag Jahresabschluss Steuererklärung für Mandanten hat dann geht man natürlich her und kalkulierten
[00:17:09] Stefan Oehmann: Planzeit wissen dierlich Erfahrungswerte wo man auf Basis der Bilanzpositionen machen kann können Sie Mucki du das dauert jetzt in Tagesdauer zwei Tage drei Tage oder whatever diese Planzeiten die nehmen wir mit in die Aufträge.
[00:17:23] Stefan Oehmann: Das heißt ich habe über die Kumulation der Aufträge sehe ich eigentlich wie viel Planzeiten habe ich dem Mitarbeiter zugeordnet
[00:17:31] Stefan Oehmann: und kann natürlich dann von seiner gesamten Arbeitszeit wo sicherlich auch Abschläge drin sind Verarbeitungszeiten wann hochrechnen
[00:17:38] Stefan Oehmann: was habe ich für eine Auslastung bei dem Mitarbeiter
[00:17:41] Stefan Oehmann: aber auch hier haben wir die Thematik auch dass es relativ schwierig zu visualisieren weil auch da tue das wirklich funktioniert mir ist auch nicht bekannt ist.
[00:17:52] Claas: Bei diesem eurocomfort kann man sich bestimmt selber irgendwelche Berichte zusammen schneidern ich war.
[00:17:58] Claas: Gibt es auch ein Austausch unter Kollegen dir dann sagen hier ich habe ich habe das so und so gelöst und kann man das dann vielleicht exportieren und wieder importieren und sagen ob das mache ich auch oder wie wie kommt man da gemeinsam weiter.
[00:18:10] Stefan Oehmann: Ja das ist das ist das ist ein bisschen die Schwierigkeit also insolvent fande ich fand ich das Parken super fand auch die dieses spontane Session super weil da waren von denen von den 22 22 Leuten waren durchaus 56 Kollegen dabei wo man wirklich gemerkt hat die haben sich da wirklich wirklich Gedanken drüber gemacht
[00:18:27] Stefan Oehmann: und da muss noch mal sehen ob da im Nachhinein Leistungen austausche entstehen kann von von 23 hatte ich mir auch die die Kontaktdaten mitgenommen
[00:18:35] Stefan Oehmann: es ist definitiv so die die programme wandeln sich relativ schnell und man muss da einfach mitkommen und jeder
[00:18:43] Stefan Oehmann: der Dativ in dem Thema steckt er macht sich Gedanken und Dantooine Ausschau eine Austausch super das ist definitiv weil sonst im stillen Kämmerchen überlegt man sich schon was aber der Input von außen der der bringt dann deutlich schneller und deutlich weiter.
[00:18:55] Claas: Okay ja, an dieser Stelle ja auch noch aufrufen aber wer wer Interesse hat an diesem Thema wir vermitteln gerne im Kontakt versuche ich packe dann deine Kontaktdaten mit in die.
[00:19:04] Stefan Oehmann: Gerne gerne.
[00:19:05] Claas: Man kann die Leute.
[00:19:06] Angela: Was mich noch interessiert Stefan du hast auch ein bisschen so jetzt im Halbsatz gesagt Produkt
[00:19:13] Angela: bisschen Verwaltungs Zeiten wird oben drauf geschlagen das wird immer heiß und gerne diskutiert wie viel produktive Zeit muss so ein Mitarbeiter arbeiten wie viel unproduktive da war haben gibt’s da bei euch kennen oder sagt er also ich bin eher der Verfechter von,
[00:19:29] Angela: es kommt er auf dem auf die Höhe des Stundensatzes an die man abrechnen kann als die die 70% oder was da immer im Raum schwebt.
[00:19:37] Stefan Oehmann: Haben von den von den Zeiten erfüllt,
[00:19:40] Stefan Oehmann: ja klar ist es gibt natürlich es gibt schon riecht Vorgaben wo man sagt okay schau bitte dass du so einen zuviel Zeiten auf den Mandanten Auftrag arbeitest
[00:19:48] Stefan Oehmann: weil wenn man ohne guideline arbeitet man sich natürlich sehr gut verlieren kann ja in der täglichen Verwaltung oder so ja
[00:19:56] Stefan Oehmann: was wir aber hier machen wir wir haben auch Aufträge angelegt für für fachliche Ausarbeitungen wer sang du mach mal bitte bei Mandantenrundschreiben mit oder fortbildungszeiten oder sowas da das berücksichtigen wir
[00:20:10] Stefan Oehmann: weil ich sag mal so einen ganz ganz ne Schafe anschaffen cut über den mitarbeiter sondern du bist auf deine deine Verwaltungs zeigen die waren viel zu hoch
[00:20:19] Stefan Oehmann: dann einfach ohne Begründung das wäre nicht fair ja,
[00:20:23] Stefan Oehmann: und insofern haben wir natürlich haben wir Neckar Reitwein wo wir sagen pass auf bitte schau dass die Verwaltungsdaten in dem Bereich bleiben damit auch hinten die Kalkulation einfach aufgeht weil ansonsten haben die Mitarbeiter nicht die Möglichkeit
[00:20:35] Stefan Oehmann: auf die Umsatzzahlen zu kommen.
[00:20:37] Claas: Wie wird das denn im Mitarbeiterkreis aufgenommen ist das ja okay ich sehe ein sonst muss man es halt Strecken damit hintenrum passt,
[00:20:45] Claas: oder ist das dein Chef du hast keine Ahnung was wir hier im Alltag machen müssen ja geh mir weg mit den komischen Planzahlen.
[00:20:55] Claas: Wie wird das auf.
[00:20:55] Stefan Oehmann: Nein völlig völlig entspannt also wir sind ja sehr offene Kanzlei wir besprechen das mit unseren Mitarbeitern die kennen auch die Zahlen und die wissen ja selber im wenn sie wenn sie im Mund sieht eine wird schon Wirtschaft isr voll Reiseunternehmen mit dabei sein wollen
[00:21:11] Stefan Oehmann: dann ist es nun mal irgendwo notwendig dass wir schon glückliche Mandanten haben aber irgendwo brauchen wir einfach ein bisschen Geld aufs Konto
[00:21:17] Stefan Oehmann: das ist doch und die Mitarbeiter die wollen noch bezahlt werden das ist so gute Kräfte werden immer teurer gerade im Münchner Raum und da ist natürlich schon wichtig dass man einfach das was man tut auch den Mandanten gegenüber fakturieren kann.
[00:21:30] Stefan Oehmann: Und Trommler schauen die alle schon aus Eigeninteresse drauf das ja auch wirklich wirklich das was sie tun abrechnen können
[00:21:38] Stefan Oehmann: unter dann steuert sich das schon von alleine.
[00:21:41] Angela: Habt ihr so eine Kennzahl oder also die die steht ja auch in einigen Artikeln immer wieder mal im Raum Mitarbeiter sollte das Dreifache von seinem Gehalt verdienen
[00:21:51] Angela: als Umsatz oder.
[00:21:53] Angela: Also haben habt ihr so Richtwerte wo er sagt da lieber mitarbeiterorientiert zu sich dann das ist auch gerade gesagt der Mitarbeiter kennt die die Umsatzzahlen also der weiß auch was er erwirtschaften soll oder.
[00:22:03] Stefan Oehmann: Wir machen dass wir mal an dass er so dass wir Jahresanfang uns mit den Mitarbeitern zusammensetzen und mit denen Ziele besprechen
[00:22:12] Stefan Oehmann: die machen wir Ihr Fest auch an dem was ein Mitarbeiter insgesamt tut es heißt er bringt er sich in die Kanzlei ein indem er die Kanzlei mit internen Fortbildung mit facchin Sachen weiterbringt
[00:22:24] Stefan Oehmann: hat er vielleicht besser verkauft der Aufträge wieder wieder Kollege oder so das sind Sachen die man da berücksichtigen muss so dass wir für uns da keine harte keine Hartigan hard and my people auf Gehalt anlegen das machen wir nicht
[00:22:37] Stefan Oehmann: was wir auch machen ist dass wir am Jahresende oder erst nach Ablauf des Jahres dann will er ein Tier mit Topf füllen wo die Mitarbeiter dann
[00:22:44] Stefan Oehmann: auch Vorschläge machen dürfen wie sie den gerne unter sich aus da verteilen wollen würden
[00:22:50] Stefan Oehmann: und allein über des steuert sich das schon weil die haben doch ein relativ gutes Gefühl gutes gutes Miteinander auch dass da jeder fair behandelt wird.
[00:23:00] Claas: Okay was gerade Zielvorgaben angesprochen in welchem Turnus unterhältst du dich denn mit mit den Mitarbeitern jetzt auf individueller Basis um sowas.
[00:23:09] Stefan Oehmann: Wir haben offiziell zwei Gespräche.
[00:23:12] Stefan Oehmann: Die sind meistens so im Februar März Februar wenn Sie dass das alte Jahr abgeschlossen ist und dann die Planung fürs neue man dann aussieht mit den Aufträgen
[00:23:21] Stefan Oehmann: dann haben wir die die die Zielvorgaben für das für das laufende Jahr und haben dann jetzt wieder Ende drittes Quartal hatten wir Sie die die halbjahresgespräche Münze wo man sagt
[00:23:30] Stefan Oehmann: Topas auf besteht aktuell da
[00:23:32] Stefan Oehmann: woran hängts woran wo können unterstützen welches Mandat lief Bruder ist man dadurch schlecht dass Mama also offiziell mit zwei Gesprächen ansonsten sprechen wir generell sehr häufig mit unseren Mitarbeitern auch unterjähriger wir an der informelles miteinander einfacher haben.
[00:23:47] Claas: Perücke bildet ihr auch aus.
[00:23:51] Claas: Für Azubis auch irgendwelche Vorgaben oder.
[00:23:56] Stefan Oehmann: Andy ja so bei den Azubis bei den Azubis die schauen wir dass dir das die eine gute eine gute Ausbildung bekommen und wenn es mal länger geht geht bald mal länger das ist da legen wir er den Fokus darauf dass wir unseren guten Mitarbeiter ausbilden wie das mal da am Anfang jetzt mit,
[00:24:13] Stefan Oehmann: Zielvorgaben oder sonst was
[00:24:14] Stefan Oehmann: kommt da ist es ja sehr individuell dass Siemens gibt die Mitarbeiter die verantwortlich sind für den Azubi ja jetzt gerade wieder mit dem einfach sprechen was läuft gut was läuft nicht gut die machen das dann eher subtile.
[00:24:26] Claas: Und diese Azubi Besprechung unter den Mitarbeitern wird das irgendwie aufgefangen also man kann sagen ich will keinen Azubi betreuen weil dann stimmt meine Zahlen nachher.
[00:24:38] Stefan Oehmann: Genau
[00:24:39] Stefan Oehmann: das ist genauso und genauso ein. Wir haben wir haben ein Mentorensystem wenn neuer Mitarbeiter bei uns kommt bekommt er drei Monate lang einen einen erfahrenen Mitarbeiter an die Seite natürlich gehen da zeiten rein und es wäre jetzt unfair wenn ich sage pass auf deine verwaltungszeitung sind viel höher wie die vom Kollegen sagt er ja klar logisch ich muss ja auch zum neuen den neuen
[00:24:58] Stefan Oehmann: Kollegen einarbeiten drum haben wir das nicht diese hart
[00:25:01] Stefan Oehmann: plakativen Werte für die gesamt Kanzlei sondern gehen das wirklich mit den Mitarbeitern Einzel durch weil sowas wollen wir fördern wir wollen ja sowas nicht abwürgen sondern wir wollen sowas fördern wir haben jetzt nicht nur Geld getriebene Mitarbeiter die hier nur Umsatz fokussiert sind sondern der Fokus liegt auf das gesagt im Gesamtunternehmen auf dem Team.
[00:25:21] Angela: Ich nehme mal an also die Leistungserfassung täglich von allen 100% oder.
[00:25:27] Stefan Oehmann: Richtiger das ist die Vorgabe.
[00:25:30] Angela: War das schwierig oder ist so schwierig in der Umsetzung so nach dem Motto ich von den Mitarbeitern jeden Tag da das aufschreiben und ich weiß nicht wo meine Zeit geblieben ist oder wie läuft es bei.
[00:25:41] Stefan Oehmann: Das war sicherlich ein Prozess
[00:25:44] Stefan Oehmann: das war sicherlich im Prozess nicht unbedingt wegen dem Bewusstsein ich glaube das Bewusstsein warum er das tut war immer schon da es ist ein bisschen unbequem
[00:25:55] Stefan Oehmann: ja wenn man hier im Prinzip sein gesamten Tag tracken muss und und ja auch offenlegt was ich eigentlich getan habe
[00:26:01] Stefan Oehmann: das war ein Prozess der aber mittlerweile sich sich eingeschliffen hat.
[00:26:08] Stefan Oehmann: Der jetzt nicht ganz hart verfolgt wird natürlich gibt es auch mal Nachzügler die mal noch ein Tag später noch mal Zeiten nacherfassen oder sowas weiß am Abend dann weg mussten oder wie auch immer das machen jetzt nicht so ganz ganz hart aber wir haben die Ansage
[00:26:20] Stefan Oehmann: das sofort erfasst wird und alles.
[00:26:25] Angela: Und du hast ja am Anfang auch gesagt ihr nutzt es für die Preiskalkulation mit den Mandanten hat das heißt für jährliche Honorar Gespräche oder wie ist eure Abrechnung systematik.
[00:26:39] Stefan Oehmann: Ja wir wir arbeiten durchaus mit mit festhonorar teilweise so dass wir hier alles einbeziehen.
[00:26:47] Stefan Oehmann: Wir arbeiten aber auch durchaus mit mit Honoraren die Auftrag
[00:26:53] Stefan Oehmann: so dass man hier einfach sieben muss gerade wenn man wachsende Unternehmen hat dann muss man durchaus häufiger einfach auch mal mit den Geschäftsführern sprechen dass sie halt der Arbeitsumfang deutlich ausgeweitet hat ansonsten macht man das sicherlich einmal.
[00:27:08] Claas: Am das ist fein gesagt wir haben keinen Managing Partner der sich darum alleine kümmern könnte wäre das wäre das eigentlich ein realistisches Ziel so jemand in der keine Zeit zu haben muss das ein Berater sein.
[00:27:22] Stefan Oehmann: Nein also es gibt ja es gibt ja auch der den den den den kanzleimanager in der Firma so jetzt irgendwie ein angestellten Mitarbeiter der vielleicht aus dem kaufmännischen Bereich rauskommt
[00:27:35] Stefan Oehmann: ja aber sowas über sowas kann man nachdenken die Schwierigkeit ist glaube ich eine wirklich geeignete Person zu finden
[00:27:44] Stefan Oehmann: weil nur jemand zu haben der sie jetzt seit immer ums Controlling kümmert der ist nicht ausgelastet in der in der Kanzlei wie wir sind von der Größe her da müsste meines Erachtens die Kanzlei deutlich größer sein
[00:27:57] Stefan Oehmann: das ist eben der Antriebe auch das eine sagt ich muss nicht extra jemand einstellen sondern ich möchte halt Tools wo mir schneller im Mund 7 Überblick verschaffen kann.
[00:28:08] Angela: Wie viel Zeit schätzt du dann hast du prozentual mit mit Controlling im Monat.
[00:28:14] Stefan Oehmann: Monat.
[00:28:18] Angela: Oder hast du ja gesehen.
[00:28:19] Stefan Oehmann: Ja ich bin nee das kann man durchaus so auflaufen Monats zählen ich würde mal sagen irgendwie so 15 18 Stunden 15 Stunden sind es bestimmt.
[00:28:28] Stefan Oehmann: Ja die da die da anstellen ne.
[00:28:31] Angela: Aber gut mit dem sie ja nicht nur das Erfassen der Daten und auswerten zu nennen die Schlüsse daraus ziehen ist er eigentlich das Entscheidende.
[00:28:37] Stefan Oehmann: Ja genau klar klar da gehört das hört alles mit dazu dass man sich auch mal Mandat der Einzel anschaut dass man sich mal anschaut wie entwickelt sich beim Mitarbeiter das ist wirklich wirklich alles ringsrum.
[00:28:51] Claas: Was war denn so die überraschenden Erkenntnisse die du aus dieser Mühle gezogen hast.
[00:28:59] Stefan Oehmann: Überraschendsten Kenntnisse.
[00:29:01] Claas: Ja oder fangt mal von mir aus auch positive oder von mir negative also nach dem Motto oh oh das läuft ja so gut das sollten wir häufiger verkaufen Walter das kriegen wir zügig geregelt und die man dann freuen sich.
[00:29:13] Stefan Oehmann: Also was man was man was man natürlich mehr,
[00:29:16] Stefan Oehmann: ist wenn man wenn man Dinge strukturiert das heißt dann sei es z.b. im Bereich der bescheidprüfung sei es z.b. in sehr strukturierten Themen Geschäftsfeldern wird im Lohn oder sowas
[00:29:28] Stefan Oehmann: beim imlohn war es so wo wir vor vor ein paar Jahren,
[00:29:33] Stefan Oehmann: mit Fragebögen ganz stringent begonnen haben zu arbeiten mit mit Informationen an die Mandanten wirklich den genau mitgeteilt haben was erwarten wir von Ihnen zu welchem Zeitpunkt
[00:29:42] Stefan Oehmann: da dann merkt man dann hat man die Rückkopplung und Märkte jetzt gehen die Zeiten in den Aufträgen runter,
[00:29:48] Stefan Oehmann: weil ich das und das getan habe AOM dass das dessen da sicherlich sicherlich schön Erkenntnisse
[00:29:55] Stefan Oehmann: dann auf der anderen Seite sieht man sicherlich jetzt auch das z.b. im Bereich der der Steuererklärung aufgrund der der digitalen Übermittlung und der veranlagungs Praxis oder aufgrund der Rückfrage Praxis der Finanzämter die Zeiten z.b. deutlich hochgehen
[00:30:08] Stefan Oehmann: ja wo man sagt okay da muss ich jetzt auch vor entweder vom Preismodell reagieren dass ich sage ich Koppel im Prinzip das Erstellen der Steuererklärung das Beantworten der Rückfragen ab,
[00:30:18] Stefan Oehmann: oder ich muss gerne rein in die Preisverhandlung mit dem Mandanten gehen muss an Brust passt nicht mehr wir haben jetzt deutlich mehr Arbeit möchtest du es tun oder tun zu ihr ja.
[00:30:29] Angela: Stichwort Digitalisierung das finde ich jetzt spannend ich nehme mal an ihr arbeitet auch mit eurem Mandanten schon digital zusammen zumindest in in,
[00:30:38] Angela: größeren oder,
[00:30:39] Angela: mittelgroßen Teilen habt ihr oder konntet ihr schon einen Zeitgewinn feststellen durch die Veränderung in den Prozessen und und digitale Arbeit
[00:30:50] Angela: oder ist es im Moment noch dass die Umstellungsphase mit Mehraufwand.
[00:30:55] Stefan Oehmann: Also wir haben es ja wir stellen nicht so viel fester das liegt kann sie einfach daran weil wir seit Gründung digital arbeiten
[00:31:02] Stefan Oehmann: können wir ja machen hier in München auch die für die Tat des die die Kollegen erfuhren eben für Unternehmen online
[00:31:09] Stefan Oehmann: so dass wir jetzt nicht diese harten Kratzern wie manche Kollegen Designer bis letztes oder vorletztes Jahr sehr papierlastig waren es ihm Beginn dieses Depp sein zu gehen wir nehmen eigentlich nur Kunden die digital mit uns zusammenarbeiten
[00:31:23] Stefan Oehmann: ich glaube aber trotzdem so ein bisschen beurteilen zu können ja man hat Zeit Gewinne definitiv war immer größeren Buchhaltung ist es so dass man Zeit gewinnen hat auf Kanzlei weiter
[00:31:36] Stefan Oehmann: wir für uns sehen sie aber durchaus der mir Gewinn liegt unseres Erachtens auf Mandanten Seite.
[00:31:46] Angela: Und wenn ihr von Zeit gewinnen spricht macht ihr dann innerhalb eures Controllings auch sowas wie ok du hast es beim Lohn ja schon beschrieben schauen wir mal, die FIBO nächstes Jahr noch 10% schneller.
[00:31:59] Stefan Oehmann: Ja definitiv also man muss sich mal muss jetzt gerade in diesen in diesem Preis sensiblen Bereichen muss man sich da wirklich auch Ziele setzen muss versuchen diese Geschäftsfelder durch durch Formalismen durch Standardisierung zu optimieren ansonsten ist da nicht mehr viel Geld drin verdient weil
[00:32:18] Stefan Oehmann: die die Digitalisierung jetzt auch von anderen Anbietern im unzipped die letzten Jahr 12 Jahre stark zu mir mitkommt
[00:32:26] Stefan Oehmann: führt einfach dazu dass hier ein starker Preisdruck ist und da setzen wir uns klare Ziele dass wir sagen okay
[00:32:31] Stefan Oehmann: bitte Sohn so auf vielleicht durch eine gern eine Buchungstechnik durch geänderte des belegtypen Modell oder sowas wirklich zu versuchen hier schneller zu werden.
[00:32:40] Angela: Geht ihr dann auch mit den Preisen schon runter im Bereich FiBu oder könnt ihr das halten weil du ja auch sagst der Preisdruck Steig.
[00:32:48] Stefan Oehmann: Tendenziell kann man halten halten oder halt adäquat aber Preiserhöhung sind in der Regel so dass man sagt okay es hat sich dass das der Umfang hat sich auf Kundenseite erhöht.
[00:33:03] Claas: Gibt es dann andere Dienstleistungen die er herausstellt also wenn man mit der FIBO schlecht preislich konkurrieren kann,
[00:33:11] Claas: gibt es dann andere Felder die du herausstellt sonst hast du ja natürlich ganz soviel wo anderswo günstiger haben her kannst du auch selber machen aber bei uns ist es ja so dass und das ist ein großer Vorteil und deshalb kaufst du das gleich mit,
[00:33:24] Claas: verändert sich das auch die verkaufe dann irgendwo.
[00:33:27] Stefan Oehmann: Haben meiner Mahnung schon ganz einfach weil wir sind jetzt nicht nicht
[00:33:33] Stefan Oehmann: die die FiBu Bude ja die hat nur einen in der Finanzbuchhaltung Weg klopft
[00:33:37] Stefan Oehmann: sondern wir sind im Prinzip die ausgelagerte Rechens ausgelagerte rechenwesen Rechnungswesen vom Kunden und da hat er halt in den buchhaltungsmitarbeiter dabei und Leiter Rechnungswesen mit dabei und was wir merken das weil wir das schon schon lange machen unsere
[00:33:52] Stefan Oehmann: kundenarbeiten
[00:33:54] Stefan Oehmann: mit Unternehmen online das heißt die schauen rein die haben ganz andere Rückfragen die haben fragen Sie vielleicht sonst einmal im Jahr waren beim Jahresabschluss die kommen laufend ja
[00:34:03] Stefan Oehmann: und insofern ist einfach hier in NMR Wert den man verzeihen kann so dass man jetzt nicht in diese Preisdiskussion mit dem Buchhaltungsbüro gehen muss weil
[00:34:13] Stefan Oehmann: eine ganz andere Leistung was wir was wir daran.
[00:34:16] Claas: Ja das ist auch Anfang gesagt die seither so die Gestaltungsberatung das ist ja nicht selbstverständlich für eine Kanzlei weil sie ist ja nach wie vor so dass das Zug Wertersatz.
[00:34:26] Stefan Oehmann: Ja ja also wir wir wir wir stehen auf soft was Zweibeiner sie wir haben nichts hat die Gestaltungsberatung
[00:34:33] Stefan Oehmann: aufgrund dieser Steuer und rechts tematica von meinem Partner her,
[00:34:37] Stefan Oehmann: aber wir haben auch diese Scherz Service-Dienstleistungen wie es wie es immer nennen das ist im Prinzip das komplette kaufmännische was wir den Kunden anbieten können von der von einem digitalen Personalbüro oder nicht digitale Buchführung mit vernünftigen Auswertung und
[00:34:54] Stefan Oehmann: dass es ihm nicht mehr nur die isolierten Bereich davon sondern dass es mir am Meer das Gesamtpaket durch das weil die Kunden halt
[00:35:01] Stefan Oehmann: wirklich beginnen mit diesen Tools fortlaufend zu arbeiten die die die für eine rechnungsliste drüber die bezahlen darüber
[00:35:08] Stefan Oehmann: die schauen sich ihre offenen Posten an alles Dinge was sie jetzt zeitnah vielleicht auf Wochenbasis sogar verbucht wird ja eher was früher irgendwie 6 Wochen verspätet kam.
[00:35:19] Angela: Da bin ich ja eben totaler Fan davon.
[00:35:22] Claas: Gute Botschafter also muss ich einfach mal ganz.
[00:35:23] Angela: Genau genau weil du das mit Shared Services sagst und ich ja auch immer immer plädiere mal sollte eher so der
[00:35:32] Angela: chief financial officer seines Mandanten sein Herr und wie betet ihr da eure Mitarbeiter so weiter dass die auch in diesem Alltags unternehmerischen Alltagsgeschäft die Mandanten begleiten können.
[00:35:46] Angela: Oder bis es dann Chefsache also wenn wenn es dann um um solche Themen geht.
[00:35:51] Stefan Oehmann: Nein nee wir wir wären ja das Flaschenhalter so arm
[00:35:54] Stefan Oehmann: wir haben wir natürlich auch Berufsträger Kollegen ja die mit die mit auch die langjährige Erfahrung haben wir haben aber natürlich auch Bilanzbuchhalter Steuerfachwirt die da Erfahrung mitbringen und
[00:36:06] Stefan Oehmann: es ist ja häufig solche mal sind es tut ihr Alltagssachen also normale Sachen wirklich gar gar nichts hochtrabendes wo einfachen Kunde das Gefühl haben muss man kümmert sie ihn um ihm anschaut für ihn noch mal mit hin ruf die mal an Hey oder Pass
[00:36:19] Stefan Oehmann: Umsatz was nicht jeder wurde eine Rechnung vergessen oder sowas oder warum ist die Abschreibung noch nicht gebucht oder so hast du schon so also das ist so dieses diese normales bearings Partner und der
[00:36:28] Stefan Oehmann: funktioniert sehr gut auf Mitarbeiter Ebene wir coachen unsere Mitarbeiter aber auch ein bisschen wir haben,
[00:36:34] Stefan Oehmann: Suffixe im im FIBO Bereiche unternehmen-online sie die gibt diese digitalisierungs Welt und im Lohnbereich wo wir schon Wissenstransfer betreiben
[00:36:43] Stefan Oehmann: das ist das ist glaube ich ganz wichtig dass da der Spirit bei jedem Mitarbeiter gleich angekommen ist wie wir es als Unternehmen nach außen leben wollen.
[00:36:53] Claas: Okay.
[00:36:54] Claas: Also ich finde das schön zu sehen wenn wenn sich die Effekte durchschlagen auf die Mandanten also die sind im Grunde informierter die nutzen die Tools die man ihnen anbietet mit anderen Worten man kann es verkaufen und zum gegenseitigen Nutzen.
[00:37:10] Claas: Einfach nur gute gute Botschaft.
[00:37:14] Claas: Wir wären gerne noch mal aufwärmen gute Lösung kennt wer vielleicht seine eigenen Tricks und Kniffe zum Thema Kanzleicontrolling.
[00:37:24] Claas: Teil möchte der kann sich gerne melden die Kontaktdaten gibt es an den schon ortsnah und ganz generell erreichen wir wieder so sowieso Kanzleifunk kälter Steuerköpfe-Deals.
[00:37:33] Angela: Direkt an Stefan die Lieblings Auswertungen schicken.
[00:37:37] Stefan Oehmann: Genau wenn wenn möglich wenn möglich mit einer Dashboard Lösung Nummer noch drei Seiten alles beieinander hat und das ganze möglichst seit minimal das.
[00:37:47] Angela: Vielleicht erfindet sie als jemand da draußen bei uns zuhört.
[00:37:49] Stefan Oehmann: Gena gena gena.
[00:37:52] Claas: Also ich weiß nicht ob das bei den kleineren dann nicht da bisschen fortgeschrittener ist sowas nicht Agenda oder ähnliche sind die da ein bisschen.
[00:38:00] Angela: Kann ich jetzt nicht sagen die werden sich melden wenn es so ist.
[00:38:03] Stefan Oehmann: Ja das ist.
[00:38:07] Stefan Oehmann: Genau das ist mega du in den in dem Kreise in dem Kreise den wir waren und wie gesagt es waren von den ich hatte am Anfang mehr Umfrage waren von denen 20 die sich die sich äußern wollten war einer war happy und 19 haben die rote
[00:38:21] Stefan Oehmann: Karte gezeigt insolvent war war das durchaus valide diese Umfrage dass nicht alle glücklich sind mit dem was es momentan so.
[00:38:31] Angela: Okay Tische.
[00:38:32] Claas: Dann Gruß nach Nürnberg darf gerne noch was kommen.
[00:38:34] Stefan Oehmann: Genau genau.
[00:38:37] Claas: Stefan wir müssen heute ein bisschen auf die Tube drücken aber ganz herzlichen Dank für die Einblicke das war interessant zu.
[00:38:45] Angela: Gut auf den Punkt gebracht hat mir gefallen.
[00:38:47] Stefan Oehmann: Habe mich gefreut war ein gutes Gespräch mit euch finde ich super.
[00:38:51] Claas: Gut dann.
[00:38:53] Stefan Oehmann: Dann viele Grüße genau bis dann tschüss servus ciao.
00:38:55: Musik
[00:38:57] Angela: Stefan.