• 24. Mai 2019

Das macht jetzt unser Bot – StB Marcus Ferchland über Robotic Process Automation für Kanzleien (Werbung)

Das macht jetzt unser Bot – StB Marcus Ferchland über Robotic Process Automation für Kanzleien (Werbung)

Das macht jetzt unser Bot – StB Marcus Ferchland über Robotic Process Automation für Kanzleien (Werbung) 1024 681 Steuerköpfe

Klicken, warten, klicken, warten – irgendwann war es StB Marcus Ferchland leid. Die Programmbedienung fraß fast mehr Zeit, als die Arbeit am Mandat selbst. Er suchte Abhilfe und fand ein Geschäftsmodell und einen neuen Mitarbeiter – einen Bot.

Wie haben Sie sich – bis vor wenigen Monaten – am Feierabend gefühlt?

Schlapp und unzufrieden. Trotz eines langen Arbeitstages hatte ich oft das Gefühl, produktiv nichts gerissen zu haben und ein leckgeschlagenes Geschäftsmodell gegen den Wind segeln zu müssen.

Und wie sieht es heute aus?

Ich fühle mich richtig gut, voller Kraft und Tatendrang. Ich spüre Rückenwind. Jeden einzelnen Tag. Ich freue mich wieder auf die Zukunft und fühle mich gewappnet.

Was lag dazwischen?

Die Digitalisierung.

StB Marcus Ferchland (Foto: privat)
StB Marcus Ferchland (Foto: privat)

Das müssen Sie erklären.

Digitalisierung bedeutet, einen Prozess zu standardisieren, ihn zu optimieren und ihn dann mittels Technik zu beschleunigen.

Ich meinte eher die Entwicklung, die Sie durchlaufen haben.

Ich auch. Das ist die Entwicklung, die ich mit meiner Kanzlei durchlaufen habe.

Sehen Sie, was uns in den Kanzleien an den Rand der Belastbarkeit und des Wahnsinns treibt, ist die ganze Verwaltungsarbeit. Sie löst Monotonie und Frust aus, sie raubt Kraft und Zeit für fachliche und produktive Arbeit – und sie nimmt beharrlich zu.

Wir haben die Verwaltungsarbeit in unserer Kanzlei mit der erwähnten Formel erfolgreich aufs Korn genommen und daher kann ich sagen: Die Digitalisierung hat Energien in meiner Kanzlei freigesetzt, Kosten eingespart und neue Einkommensquellen erschlossen.

Das klingt nach nebenbei und mühelos …

Und das war es selbstverständlich nicht. Ein Jahr Arbeit und fünfstellige Kosten für Software-Entwicklung waren nötig. Ich habe mir ein Programm entwickeln lassen, das für mich mein ERP-System – also die Datev-Programme – bedient; nicht die fachliche Bedienung – die führen wir nach wie vor selbst aus –, sondern die ganzen Verwaltungstätigkeiten drumherum:

Von der Anlage von Aufgabenlisten, Fakturierung von Rechnungen, über die Ablage empfangener Dokumente im DMS, bis hin zum Paketdruck und Mailversand von Erklärungen und vielen anderen, nervtötenden, zeitraubenden Verwaltungsschritten.

All diese Tätigkeiten werden von uns in der Kanzlei noch gesteuert und überwacht, aber nicht mehr händisch ausgeführt. Das macht jetzt unser Bot.

RPA – Robotic Process Automation ist der Gattungsbegriff für solche Programme. Also: maschinelle Automation von Arbeitsabläufen. Manchmal wird auch von Robotic Process Acceleration gesprochen, also: maschinelle Beschleunigung von Arbeitsabläufen.

Und Beschleunigung trifft den Nagel auf den Kopf. Im Ergebnis läuft in unserer Kanzlei jetzt ein Programm mit der Arbeitsleistung von eineinhalb Vollzeitstellen.

Anders ausgedrückt: Unser Personal wurde auf Schlag von jährlich 2300 Stunden Mausschubserei und Klickerei auf „Steuererklärungsdruck – Mandant auswählen – Einkommensteuer öffnen – Auswertung ausgeben“ und anderen Plagen des Büroalltags befreit. Die Dankbarkeit der Angestellten ist mit Händen zu greifen.

Veranstaltungshinweis: StB Marcus Ferchland spricht am 13. Juni auf den Deubner Digital Days in Köln über seine Prozesse.

Deubner Digital Days am 13.6.2019 in Köln

Was genau möchten Sie den Steuerberatern und Steuerberaterinnen verkaufen?

Was die Kollegen bei mir kaufen können, ist das RPA-Programm und meine Begleitung bei der Implementierung.

Was meine Kunden damit bekommen, ist ein zukunftsfähiges Geschäftsmodell.

Das klingt vielleicht ein bisschen großspurig, aber ich kann dieses Versprechen anhand meiner eigenen Kanzleientwicklung belegen.

Der Schlüssel dazu ist ein Verständnis der Digitalisierung, das einen endlich befähigt, selber etwas zu tun.

Wir werden hier daher viel über Prozesse, über Arbeitsschritte und Arbeitsweisen reden. Mein angebotenes Produkt – die RPA-Software – ist nur der Schlussstein, den Sie einem sauber strukturierten Gebäude aufsetzen.

Was ist denn das Befähigende an Ihrer Definition der Digitalisierung?

Sie richtet Ihre Aufmerksamkeit auf Ihren eigenen, ganz persönlichen Wirkungskreis. Und Sie legt eine Reihenfolge fest, mit der Sie Ihre Arbeitsweise systematisch verbessern können – mit dem technischen Aspekt zum Schluss.

Als Bedrohung wird die Digitalisierung von denjenigen empfunden, die an hergebrachten Arbeitsweisen festhalten. Und das kann ich niemanden verdenken.

Denn wenn Sie – wie ich damals – im Kanzlei-Hamsterrad stecken, dann können Sie nicht zwischen Arbeit, Geschäftsmodell und Arbeitsweise unterscheiden. Sie sind zu sehr damit beschäftigt, einen Fuß vor den anderen zu setzen und nicht zu stolpern.

Wer unterscheiden kann, begreift die Chancen der Digitalisierung.

Na, dann unterscheiden Sie mal …

Unsere Arbeit ist die Begleitung der Mandanten in ihrem wirtschaftlichen Streben. Unser Geschäftsmodell ist Grundlage für die Nachfrage. Und unsere Arbeitsweise bestimmt, ob wir im Alltag bestehen können.

Die befreiende Erkenntnis dabei: Unsere Arbeitsweise liegt völlig in unserer Hand. Oft fühlen wir uns als Berufsstand durch Gesetze und Vorschriften fremdbestimmt, aber wie wir sie erfüllen, entscheiden wir in der Kanzlei immer noch selber. Und die Digitalisierung erweitert – beziehungsweise beschleunigt – die Möglichkeiten der Erfüllung.

Unsere Arbeitsweise bestimmt, ob wir im Alltag bestehen können.

Ich habe nach wie vor denselben Beruf, dieselbe Kanzlei, dieselben Mitarbeiter, dieselben Mandanten – und viele neue – und gleichzeitig ist alles anders.

Die nötige „Prozessdenke“ zeige ich Ihnen. Das RPA-Programm bekommen Sie auch von mir. Und der Gesetzgeber sorgt für die Anlässe, zu denen Sie beides zum Gewinn Ihren Mandanten einsetzen können.

Ein konkretes Beispiel wäre gut, was haben Sie denn in Ihrer Kanzlei verbessern können?

Ein Beispiel ist der Ausdruck von Jahresabschlüssen, Bilanzen und EÜR nebst der Anschreiben an den Mandanten und die anschließende Ablage der Dokumente im DMS. Bei manueller Bedienung klicken Sie sich durch Dutzende Programmfenster und Auswahldialoge. Und zwischendurch müssen Sie immer wieder auf das Programm warten, bevor Sie den nächsten Klick ausführen können. Dieser Zeitaufwand summiert sich. Und eine stupide Arbeit ist es obendrein. Das lässt sich aber automatisieren. Sie stoßen den Arbeitsablauf an und überlassen den Rest der RPA.

RPA DATEV: Ausdruck Bilanz

Hier erfolgt der Ausdruck einer Bilanz, sowie die Archivierung der Daten mit einem BOT. Vollbildmodus empfohlen. Achten Sie auf das Auswahlmenü „UIPath“: Jede Aktion, jeder Klick, jede Texteingabe danach wird durch den Bot ausgeführt.

Eine weitere Entlastung hat uns RPA beim Sekretariat beschert, dem Informations-Ein- und Ausgang per Mail, Post, Fax und Telefon. Das Sekretariat ist das zentrale Nervensystem einer Kanzlei: Informationen müssen aufgenommen, Dokumente müssen an die richtigen Stellen weitergeleitet, Fristen müssen überwacht werden und so weiter und so fort. Seitdem wir den Ein- und Ausgang der Informationen mittels RPA automatisiert haben, arbeiten unsere Sekretariatsmitarbeiter einfache Buchhaltungen oder Einkommensteuererklärungen ab, damit sie wieder ausgelastet sind.

Wir nutzen Outlook als großen Trichter für alle ankommenden Informationen. Was noch in Papier eintrifft, wird gescannt und auch als Mail gesendet. Telefonische Anfragen werden innerhalb der Datev erfasst und als Aufgabe hinterlegt.

Am Ende des Trichters wartet unser Bot, so erhält er alle ankommenden Dokumente und Informationen. Und jetzt geht die Erkennung von Inhalten ans Werk: Wer ist der Absender, wer der Empfänger? Fälligkeiten, Erinnerungen und Fristsetzungen werden automatisch in die Datev-Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters eingetragen. Unsere Vorgabe hilft dem Bot dabei auf die Sprünge – wenn er die relevanten Informationen nicht automatisch erkennt.

Alle Mails der Kanzlei werden parallel in eine Warteschlange zwischengeparkt. Ein Berufsträger entscheidet dann zum Feierabend über die Archivierungswürdigkeit. Ist die Mail unwichtig, wird sie gelöscht. Ist sie wichtig, wird sie im DMS abgelegt. Der Berufsträger trifft nur die Ja-Nein-Entscheidungen, die Ablage im DMS inklusive Verschlagwortung übernimmt wieder unser Bot.

Meine Mitarbeiter und ich arbeiten jetzt in Ruhe unsere Datev-Aufgabenlisten ab. Das Befüllen der Aufgabenlisten und viele verwaltungsmäßige Arbeitsschritte danach werden jetzt automatisch ausgeführt. Das heißt: Unsere Mitarbeiter können sofort mit ihren fachlichen Aufträgen loslegen. Die meiste Verwaltung, die macht jetzt unser Bot.

Mail-Versand inkl. DMS-Ablage

RPA bei den DATEV Anwendungen Posteingang und -ausgang über die Kanäle: Mail, Persönliche Abgabe, physische Post. Achten Sie auf das Auswahlmenü „UIPath“: Jede Aktion, jeder Klick, jede Texteingabe danach wird durch den Bot ausgeführt.

Was sind die Voraussetzungen für den Einsatz von RPA in der Kanzlei?

Saubere Prozesse, Arbeitsabläufe sind das A und O. Bevor Sie irgendetwas automatisieren können, steht das Standardisieren und Optimieren der Prozesse an.

Wenn Sie sich Arbeitsabläufe in der Kanzlei anschauen, stellen Sie schnell fest: Es gibt so viele Arten der Erledigung wie es Mitarbeiter gibt. Dieses Wirrwarr muss auf eine Arbeitsweise standardisiert werden.

Wenn der Ablauf für alle gleich ist, geht es ans Optimieren. Hierbei geht es meist um das Ausreizen der Datev-Systeme, die von Haus aus schon sehr viel Komfortfunktionen mitbringen.

Ein Beispiel: Drei Wochenenden habe ich in der Datev Schriftgutverwaltung zugebracht. Schließlich konnte ich die 30 Dokumentvorlagen auf fünf reduzieren. Nach zig Telefonaten mit dem Datev-Support können diese Vorlagen aber fast mehr, als der Datev-Support selbst glauben wollte. Das Ergebnis ist eine enorme Zeiteinsparung, zum Beispiel beim Ausdruck von Auswertungen und Abschlüssen: Die Begleitschreiben werden automatisch erstellt, inklusive Werte aus den Arbeitsergebnissen! Und dieser Ablauf wird – dank vorangegangener Standardisierung – auch konsequent von allen Kanzleimitarbeitern eingesetzt.

Zu guter Letzt können Sie darauf die Automatisierung aufsetzen. Und die bringt dann die Beschleunigung.

Der Löwenanteil des gesamten Aufwands geht in das Standardisieren und Optimieren der Prozesse. Aber das ist die Mühe wert. Sie pusten so viel Staub aus den Kanzleiabläufen, es ist eine wahre Freude.

Diese Arbeit hat auch meine Wahrnehmung der Datev-Programme vollständig verändert. Ich halte Datev-Welt seither für ein schlankes und effizientes System.

Was sind die technischen Grundlagen Ihres Systems?

Wie andere Kanzleien nutzen wir Datev EO Comfort auf ASP-Basis. Unsere RPA-Software läuft auf demselben ASP-Server und leistet zweierlei: Einerseits erkennt sie Inhalte in Texten und andererseits Bedienelemente in Programmen. Letztere Technologie wird screen scraping genannt. Das heißt: Die Software schaut, wo ist ein Menü oder eine Schaltfläche und klickt dann darauf. Natürlich nicht wahllos, sondern nach unseren Vorgaben.

Ein Klick oder Menüaufruf erfolgt so schneller, als ein Mensch ihn ausführen könnte. Damit ist Tempo gewonnen – aber das Wichtigste an der Entwicklung: die monotonen Tätigkeiten fallen weg. Wie lange der Bot arbeitet und ob auch er von dieser Tätigkeit angeödet ist, kann uns egal sein. Hauptsache wir füttern ihn mit Strom und Arbeit.

Zeit sparen Sie auch, weil Sie nicht mehr auf das System warten müssen. Wenn das Netzwerk stark belastet oder die Programmoperation einfach zeitaufwendig ist, kann die Bedienung schon mal stocken und Sie warten vor dem Bildschirm. Nicht mit RPA – hier wartet der Bot für Sie. Das Programm wird die Klicks zuverlässig und automatisch ausführen, da solche Zeitdifferenzen eingerechnet sind – Sie können sich bereits anderen Aufgaben widmen.

Das ist der technische Zeitgewinn, viel interessanter ist jedoch der organisatorische Zeitgewinn – und damit sind wir bei den erwähnten Vorgaben.

Unsere Vorgabe ist eine Excel-Tabelle mit Spalten für Mandantennummer, Mandanten-Mail, zuständiger Mitarbeiter, Veranlagungsjahr, Steuerarten und Jahresabschluss. Innerhalb des Datev Programm rufen wir dann zum Beispiel die Bot-Anwendung „Print Tax and BS“ auf. Der Bot übernimmt alles Weitere wie Auswahl des Mandanten, Aufruf der Steuer- und Jahresabschlussprogramme, Anschreiben Mandanten etc. Das Ergebnis finden wir in der Druckerablage.

Der Clou dabei: Sie können unserem Programm gleich einen ganzen Rutsch von Mandantennummern übergeben und schon führen Sie komplexe Arbeitsabläufe für eine beliebige Anzahl von Mandanten aus – und dann gehen Sie sich einen Kaffee holen. Den Rest macht unser Bot.

Unsere Excel-Vorgabe ist also die Kommunikationsschnittstelle zwischen den Anwendern und den Systemen. Dort notieren wir beispielsweise beim Posteingang- oder -ausgang die Menüaufrufe, die wir sonst per Hand anklicken müssten. Unser Bot führt sie dann treu aus. Dort findet er auch die Zuordnungen: Kommt eine Mail eines Mandanten, findet der Bot dank der Liste den zuständigen Bearbeiter und ordnet ihm die Mail zu. Auch die Schlagworte und Zuordnungen, die Sie einer Datei auf dem Weg in das DMS mitgeben müssen, holt sich unser Bot aus dieser Vorgabe.

Bislang nutzen wir dafür eine Excel-Liste. Für den Bot ist das damit eindeutig. Um auch menschliche Fehlbearbeitungen auszuschließen, flankieren wir diesen Prozess noch zusätzlich mit Datev ProCheck Vorgaben. Ein weiterer Fortschritt in der Standardisierung.

Ich verstehe die Erleichterung, die Kosteneinsparung, aber ich sehe noch nicht die neuen Einkommensquellen, von denen Sie sprachen.

Wir Berater sind die Schnittstelle zwischen IT und Steuerrecht. Wir müssen auch steuerliche Regelungen wie beispielsweise die Verfahrensdokumentation in der digitalen Welt implementieren. Bekennt sich der Steuerberater zur Digitalisierung, kann er bald dank eigener Erfahrung auch seine Mandanten in diese Richtung beraten. Dafür stehen auch Förderprogramme zur Verfügung! Diese hochwertige, digitale Beratung ist unser Alleinstellungsmerkmal und stellt sicher, dass wir Berater auch in Zukunft Lohn- und Finanzbuchhaltung vermarkten können. Das neue Geschäftsmodell sichert uns das alte – selbst wenn das Standesrecht durch die EU in Deutschland aufgehoben werden sollte.

Das ist Digitalisierung: Sie können Arbeit verschwinden lassen.

Formulieren wir das neue Geschäftsmodell doch mal ganz allgemein: Prozesse standardisieren, optimieren, beschleunigen. Dank RPA, dank der Computer können wir viele Arbeitsschritte auf die Rechengeschwindigkeit eines Prozessors beschleunigen. Das ist Digitalisierung. Sie können Arbeit verschwinden lassen. Und was die Einkommensquellen angeht: Würden Sie mich beauftragen, damit ich Teile Ihrer Arbeit verschwinden lasse?

Klingt reizvoll, aber so ganz hat es bei mir noch nicht klick gemacht.

Unser System versetzt Kanzleien in die Lage, erheblichen Verwaltungsaufwand einzusparen. So weit, so gut – aber viel besser: Anschließend können diese Kanzleien denselben Vorteil an ihre Mandanten weiterverkaufen, da Sie durch die gewonnen Erfahrungen den Transformationsprozess bei Mandanten in Bewegung setzen können.

Die nötige „Prozessdenke“ und die darauf aufsetzende Automatisierung ist immer wieder gefordert, wenn der Gesetzgeber die Welt mit neuen Vorschriften und Auflagen beglückt. Unsere Aufgabe: den Begleitaufwand der Erfüllung wegzaubern.

Also die Ur-Aufgabe der Steuerberatung: Mandanten unbeschadet durch den Gesetzesdschungel bringen?

Ja, revitalisiert unter dem Vorzeichen der Digitalisierung: Mit unserem steuerlichen Fachwissen, unserer Prozessdenke und technologischem Verständnis helfen wir unseren Mandanten gesetzliche Anforderungen auch in der digitalen Welt zu meistern.

Haben Sie dafür ein Praxisbeispiel?

Bei mir persönlich war es die DSGVO in Verbindung mit der Verfahrensdokumentation. Vergangenes Frühjahr hatte ich mich eher widerwillig damit beschäftigt. Ich habe dabei aber viel über meine Kanzlei und Prozesse gelernt. Plötzlich erschien es möglich, meine Prozesse zu standardisieren, optimieren und beschleunigen. Das Ergebnis ist unser RPA-Projekt und die Zähmung der Verwaltung in unserer Kanzlei. Das meine ich mit „Prozessdenke“, die ganzen Probleme bekommen plötzlich einen Griff.

Wenn ich bei Kanzleien das RPA-Projekt implementiere, fangen wir zwangsläufig auch mit der Aufnahme, dem Standardisieren und Optimieren von Prozessen an. Das ist nichts anderes als die Erstellung einer Verfahrensdokumentation – der erwähnte, gesetzgeberische Impuls für einen Beratungsauftrag. Die Muster für die Verfahrensdokumentation habe ich unterm Arm, wenn ich in die Kanzlei gehe. Und ich lasse sie da, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Nach Projektabschluss haben Sie eine optimierte Kanzlei und das Wissen und die Werkzeuge, denselben Prozess mit und für Ihre Mandanten zu durchlaufen. Das ist ein Geschäftsmodell für Steuerberater.

Wenn Sie mit Mandanten Prozesse standardisieren, optimieren und beschleunigen, dann schaffen sie einen Mehrwert in Form von Zeitgewinn. Der Nebeneffekt ist, dass Sie so tief im Mandantenunternehmen stecken, dass das Folgegeschäft gesichert ist.

Prozesse zu standardisieren, optimieren und beschleunigen ist ein Kreislauf. Sie starten ihn neu, wenn Sie Produktivität weiter steigern und Verwaltung weiter senken wollen. Das ist sozusagen die intrinsische Motivation, die extrinsische Motivation durch den Gesetzgeber kann aber auch ein Zündfunke sein.

Und wenn die Datev morgen anfängt, RPA in ihre Produkte einzubauen? Sind Sie dann nicht weg vom Fenster?

Im Prinzip tut die Datev das bereits. So wie jeder andere Software-Hersteller auch. Aber es ist eine Frage der Ebene:

Die Datev liefert seit ihrer Gründung 1966 RPA an Kanzleien, denn nichts anderes sind die Datev-Programme: technische Hilfen zur Erledigung der Arbeit – auf Kanzlei-Ebene. Die Datev unterstützt kanzleiinterne Abläufe. Darin ist sie gut. Ich wünschte nur, sie würde ihre Programme besser dokumentieren, sodass die kanzleiinterne Optimierung der Programme leichter fällt.

Unsere Aufgabe als Berater geht aber über mehrere Ebenen: Wir müssen die Kanzlei-Ebene mit der der Mandanten, Banken, Finanzämtern und anderen Akteuren verbinden, um einen Informationsfluss zu ermöglichen. Das überfordert einen ERP-Hersteller wie die Datev.

Um unsere RPA-Komponente mache ich mir keine Sorgen. Es ist nur die technische Umsetzung des letzten Schritts in der Digitalisierung: der Beschleunigung. Und es ist letztlich egal, ob wir die RPA auf die Datev loslassen oder auf jedes andere ERP-Programm, das bei Mandanten im Einsatz ist.

Denken Sie an SAP: SAP ist ein mächtiges System für die Abbildung aller denkbaren kaufmännischen Abläufe. Und gleichzeitig leben die ganzen SAP-Consultants ziemlich gut von der Einrichtung und laufenden Anpassung des Systems für ihre Kunden. So sehe ich unsere Rolle als Steuerberater auch. Wir Berater wandeln uns zu tax-engineers.

Wenn Sie Prozesse erst standardisieren und dann optimieren, dann bleibt Verwaltung übrig. Und die muss weg. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern oder Ihren Mandanten Verwaltungsaufwand wegzaubern können, dann haben Sie einen Stein im Brett – und ein zukunftsfähiges Geschäftsmodell.