• 12. September 2019

Digitalisierung pragmatisch angehen mit Agenda (Werbung)

Digitalisierung pragmatisch angehen mit Agenda (Werbung)

Digitalisierung pragmatisch angehen mit Agenda (Werbung) 1024 580 Steuerköpfe

Wer den Nutzen für seine Mandanten im Fokus hält, macht diese zu Mitstreitern auf dem Weg in die Digitalisierung. Christoph Buluschek, Leiter des Produktmarketings bei Agenda, gibt Tipps, wie das gelingen kann.

Was können die Steuerberater und Steuerberaterinnen tun, um die Digitalisierung in ihrer Kanzlei voranzutreiben?

Sie können ganz pragmatisch und in kleinen Schritten die Zusammenarbeit mit den Mandanten um digitale Tools von Agenda erweitern. Das betrifft in vielen Fällen zunächst die Kommunikation. So schaffen die Berater den Einstieg in die Digitalisierung ihrer Arbeit und von da aus ergeben sich ganz natürlich weitere Formen der digitalen Zusammenarbeit.

Das Handy ist inzwischen unser ständiger Begleiter. Viele Handwerker zum Beispiel steuern heute bereits ihr Unternehmen von unterwegs damit. Mit Agenda können die Berater den Mandanten anbieten, auch die Zusammenarbeit mit der Kanzlei auf digitale Wege auszudehnen.

Mit diesem Vorgehen nutzen Sie den natürlichen Sog, den die digitale Lebensweise erzeugt. Und es vermeidet bei den Mandanten das Störgefühl, dass ihre Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise vorrangig der Kanzlei nutzt.

Nutzen Sie den natürlichen Sog, den die digitale Lebensweise erzeugt.

Christoph Buluschek, Agenda-Software

Was können Sie den Beratern dazu anbieten?

Die Berater können ihren Mandanten mit Auswertungen Online eine digitale Kommunikationsplattform im Agenda Unternehmens-Portal einrichten. Dort können die Unternehmensmandanten zum Beispiel ganz bequem auf ihre Auswertungen zugreifen oder Jahresabschlüsse oder Steuererklärungen digital zur Weitergabe freizeichnen.

Für die digitale Kommunikation hat das Portal ein Nachrichtensystem eingebaut. Fragen, Aufträge und Dokumente lassen sich damit schnell und sicher zwischen Berater und Mandant tauschen. Der Mandant kann gewiss sein, dass seine sensiblen Daten in diesem geschützten Webportal gleichzeitig sicher und stets verfügbar sind. Und per Handy kann ganz er spontan Nachrichten absetzen, die direkt im angebundenen Kanzleisystem aufschlagen. Der unsichere Weg über Mail wird mit einer besseren und sichereren Lösung ersetzt.

Für den kleinen Beleg zwischendurch gibt es ein ähnliches, schlankeres Angebot: die Beleg-App. Mit ihr können die Mandanten spontan und einfach Unterlagen fotografieren und absenden. Das kann der Handwerker in der Mittagspause oder der Einkommensteuer-Mandant sein, der gerade seine Unterlagen für die Steuererklärung sortiert. Die Dokumente landen dann automatisch im Kanzleisystem.

Also zuerst die Kommunikation, wie geht es anschließend weiter?

Das hängt von den Bedürfnissen der Mandanten ab. Das Ziel für die Berater ist es ja, weitgehend medienbruchfrei zu arbeiten: die Daten kommen digital, werden digital verarbeitet und digital weitergeleitet – das ist das Ziel. Dabei denken die meisten an das komplett digitale Belegbuchen, aber das ist ein großer Sprung, der viel Umstellung bedeuten kann. Daher würde ich den Blick auf Teilaufgaben richten, die sich in kleineren Schritten auf digitale Zusammenarbeit umstellen lassen.

Als da wären?

Unser Kontoauszugs-Manager ist ein hilfreiches Digitalisierungsprodukt, weil Sie es unabhängig von der Mithilfe des Mandanten einsetzen können. Sie können damit automatisiert die Kontoauszüge der Mandanten verbuchen und sofortige Arbeitseinsparungen erzielen.

Der Kontoauszugs-Manager gleicht die OP ab und schaut nach Kunden- oder Rechnungsnummern, um sie den Bankbewegungen zuzuordnen, oder er findet eine identische, historische Buchung, um daraus den Verbuchungsvorschlag zu generieren. Diese beiden Methoden kommen ohne zusätzliche Hilfe des Anwenders aus. Sie sind sofort einen großen Schritt weiter in der Automatisierung.

Wenn Sie dann noch freiwillig die Vergleichstexte dem Programm anlernen, haben Sie mit wenig Aufwand die erkennungssicherste Technologie startklar. Sie erzielen damit eine Zeitersparnis von rund 80 Prozent gegenüber dem üblichen Buchen per Hand!

Neben Banken kommen zusehens weitere Zahlungsdienstleister ins Spiel – wie binden Sie die an?

Auch mittels Kontoauszugs-Manager. Er trennt bei PayPal sogar die eingehenden Zahlungen automatisch in den OP-Anteil und die PayPal-Gebühren. Weitere Zahlungsdienste werden folgen.

Und Barzahlungen?

Mit unserer Anwendung Kassenbuch Online können Mandanten – auch ohne elektronische Registrierkasse – ihre Barumsätze erfassen. Die Anwendung protokolliert alle Buchungen und Löschungen und ist rundum GoBD-konform. Als Berater kann ich meinen Mandanten so Sicherheit vermitteln.

Zusätzlich können die Berater ihren Mandanten noch Bequemlichkeit verschaffen, indem sie ihnen Buchungsvorlagen im Kassenbuch einrichten. Die meisten Mandanten haben eine meist geringe Anzahl von Standard-Transaktionen, die man ihnen in der Anwendung vorbelegt zur Verfügung stellen kann. Somit sind Bar-Transaktionen gleich korrekt kontiert. Alle übrigen Bewegungen werden auf einem Sammelkonto verbucht, auf dem Zweifelsfälle bis zur buchhalterischen Klärung in der Kanzlei zwischengeparkt werden können.

Für den geübten Mandanten bringt solch ein System Bequemlichkeit. Und für die ungeübte Aushilfe des Mandanten, die auch mal das Kassenbuch führen muss, bietet das System Sicherheit. Nur weil ein Gemüsehändler Kraut und Rüben verkauft, muss er ja nicht Kraut und Rüben in den Buchungen haben.

Die meisten Händler nutzen Registrierkassen, die digitale Daten ausspucken können …

Richtig, und denen können Sie auf dem Unternehmens-Portal entsprechende Upload-Möglichkeiten anbieten. Daher haben wir das Datei-Limit für einen einzelnen Upload auch auf großzügige 350 MB angelegt. Damit können auch Selbstbucher umfangreiche Datenbestände sicher heraufladen.

Wichtig ist das Prinzip: Wenn Sie nachhaltig in die Digitalisierung einsteigen möchten, dann ist es sinnvoller, anlassbezogen in kleinen Schritten vorzugehen, anstatt gleich mit der Tür ins Haus zu fallen. Wenn Sie den Mandanten einen konkreten Vorteil, eine konkrete Verbesserung zur bisherigen Situation anbieten können, steigt die Kooperationsbereitschaft. Ein Beispiel:

Lohn- und Gehalt ist ein oft übersehenes Thema, da der Arbeitsschwerpunkt meist bei einer spezialisierten Lohnkraft in der Kanzlei und nicht beim Berater selbst liegt. Aber gerade beim Lohn sind Sie mit wenig Aufwand in Null Komma Nix bei einer beinahe papierlosen Arbeitsweise. Und auch hier gilt: Wenn Sie Mitmenschen zum Mitmachen bewegen wollen, müssen Sie ihnen Sorgen nehmen und/oder persönliche Vorteile aufzeigen können.

Und die erste Sorge, die Ihnen begegnen wird, wenn Sie Mitarbeiter der Mandanten zur papierlosen Zusammenarbeit bewegen möchten lautet: „Kostet mich das etwas?“ Nein, denn Agenda stellt Ihnen ein Portal für Lohn- und Gehaltsdokumente bereit. Das ist für Steuerberater wie für Mandanten kostenfrei!

Wenn die Lohnbuchhaltung fertig ist, dann werden die Abrechnungen, SV-Mitteilungen und Lohnsteuerbescheinigungen digital mit einem Klick auf den Weg zum Mitarbeiter gebracht – auch auf den Postweg, wenn der Ausdruck gewünscht ist und die Berater unseren Lohn-Druckservice nutzen möchten.

Der Nutzen der digitalen Arbeitsweise ist das persönliche, digitale Archiv, das dann jedem Mitarbeiter zur Verfügung steht – drei Jahre lang und ohne Speicherlimit. Der Arbeitgeber bekommt die Auswertungen in Auswertungen Online bereitgestellt.

Personaldokumente stellt der Mandant ebenfalls über Auswertungen Online seinem Berater zur Verfügung. Dieser kann diese dann mit einem Klick in der digitalen Personalakte in der Lohn- und Gehaltsabrechnung ablegen: Arbeitsverträge, Stundenzettel oder AU-Bescheinigungen sind so direkt am Mitarbeiter archiviert. Von allen Digitalisierungsprojekten ist Lohn und Gehalt sicherlich eines mit dem geringsten Aufwand und Hürden bei der Einführung.

Sie sprachen den höheren Einführungsaufwand für das digitale Belegbuchen an. Wie erreiche in denn diesen letzten Schritt?

Wie immer im Verkauf: mit glaubhaftem Engagement und freundlicher Hartnäckigkeit.

Beim digitalen Belegbuchgen sind Sie auf die Kooperation des Mandanten angewiesen. Die Umstellung ist mit Aufwand verbunden. Daher würde ich herausstellen, dass der Mandant fortan alle Belege stets bei sich im Haus behalten kann. Gleichzeitig bekommt er ein digitales Archiv, das er bequem durchsuchen kann.

Für die Kanzleien liegen die Vorteile auf der Hand: Sie bekommen zu jedem Belegbild automatisch einen – änderbaren – Buchungsvorschlag. Sie haben alle Belegbilder stets im Zugriff, das ist praktisch bei den Abstimmungsarbeiten zum Jahresabschluss. Und es sind die Kosten für einen unbegrenzte Speicher im Agenda-Rechenzentrum bereits inkludiert.

Das digitale Belegbuchen ist eine vernünftige Basis für eine zukunftsorientierte Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. Und die Berater und Beraterinnen können entscheiden, ob sie diese zum Beispiel als Voraussetzung für die Aufnahme von Neumandanten machen. Bei Bestandsmandanten würde ich zu einer behutsamen Umstellung raten, aber bei Neumandanten würde ich auf einer zukunftsfähigen Basis bestehen. Wenn Sie eine neue Bank auswählen, nehmen doch auch nur eine mit Online-Banking.

Was hat sich Agenda Weiteres vorgenommen?

Zum Beispiel die eben angesprochene Anbindung weiterer Zahlungsdienste. In technischer Hinsicht haben wir in diesem Jahr wir die ersten Anwendungen auf eine neue technische Plattform gehoben. Angefangen haben wir mit Auswertungen Online, und bald sind auch Digitales Belegbuchen und das Kassenbuch Online responsive auf allen Geräten verfügbar.

Die Technik hat einem Zweck zu dienen. Was wir daher konsequent weiterverfolgen werden, ist der pragmatische Ansatz in der Digitalisierung: konkrete Arbeitsabläufe und Anlässe digital besser beherrschbar machen.

Auch die Personalabrechnung und Personalprozesse wollen wir künftig digital noch besser unterstützen. Der Ausbau von Self-Service Angeboten für Mitarbeiter der Mandanten soll für reibungslose digitale Prozesse und valide Daten sorgen.

Info & Kontakt

Christoph Buluschek (xing, *1981) ist der Abteilungsleiter Produktmarketing bei Agenda-Software. Weitere Informationen erhalten Sie unter sales@agenda-software.de und
Telefon +49 8031 2561420. Agenda-Software

Auf der Agenda-Homepage können Sie ein gratis Info-Paket anfordern.