• 11. Oktober 2019

Verfahrensdokumentation als Geschäftsmodell für StB-Kanzleien (Werbung)

Verfahrensdokumentation als Geschäftsmodell für StB-Kanzleien (Werbung)

Verfahrensdokumentation als Geschäftsmodell für StB-Kanzleien (Werbung) 1024 685 Steuerköpfe

Shownotes

Von der Pflicht zur Kür: Was ist drin für Mandanten wie Berater beim Thema Verfahrensdokumentation? StB Frank Hahn hat eine Software zur Unternehmensberatung um ein GoBD-Modul erweitert. Es leitet StB und Mandant durch den Prozess und erstellt die nötigen Berichte für Fördermittelanträge. Fördermittel? Ganz recht! Wie solche Mittel erschlossen werden können, erklärt Hahns Kollegin Dipl.-Bw. Sabina Ochmann. Diese Folge entstand im Auftrag von GoBD-direkt.

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[00:00:31] Werbung: und zwar persönlich vermittelt.
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[00:00:47] Werbung: einem persönlichen Beratungsgespräch wird erstmal ihr persönlicher Bedarf analysiert dann legen Sie gemeinsam Maßnahmen fest einigen sich auf Ziele und Termine und Plan die nächsten Schritte,
[00:00:57] Werbung: zweite Phase da geht es um das Onboarding der Kanzlei.
[00:01:01] Werbung: Das heißt auch wieder im persönlichen Besuch durch einen Kanzlei Betreuer werden ihre Mitarbeiter und sie in der Benutzung von lexoffice geschult und in der dritten Phase geht es um das Onboarding der Mandanten auch dabei bekommen sie persönlich Unterstützung,
[00:01:14] Werbung: durch den ganz ein Betreuer dann sehen Sie auch ob sie vernünftig geplant haben ob alles funktioniert wie bei,
[00:01:19] Werbung: und wenn das nicht der Fall ist dann werden sie mit dem Kanzlei Betreuer die nötigen prozessanpassung noch vornehmen und dann können Sie selber fliegen dieses persönliche betreuungspaket gibt es wie gesagt zurzeit 40 statt 159 €,
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[00:01:45] Werbung: also nicht lange zögern sondern lassen Sie sich persönlich beraten und mit in die Cloud helfen.
[00:01:50] Werbung: Mit den ganzen Betreuern und dem Starterpaket von lexoffice dann gehören sie dazu dann können Sie das nächste Mal wenn ein Mann dann fragte können Sie auch lexoffice Antworten mit aber sowas von denn sie haben ja nicht nur sich und Ihre Mitarbeiter,
[00:02:03] Werbung: durch den Kanzlei Betreuer schulen lassen sondern habe ich den Kanzlei Betreuer lexoffice in ihrer Kanzlei Abläufe eingebaut so dass sie das sicher beherrschen,
[00:02:12] Werbung: und leicht Mandanten aufnehmen können also lexoffice.de Schrägstrich Steuerberater dort das kostenlose Starterpaket bestellen und durchstarten.
[00:02:22] Werbung: Ein herzlichen Dank an lexoffice für die Unterstützung ist Kanzleifunk.
[00:02:26] Musik
[00:02:35] Claas: Kanzleifunk 100 und 5 und Heute unterwegs in der bayrischen Rhön in Holstein zu zu Gast bei Frank Hahn und Sabina Ochmann moin Herr Hahn hallo Frau Ochmann.
[00:02:50] Claas: Herrn sie sind der Steuerberater hier in der Kanzlei.
[00:02:53] Frank Hahn: Einer der Steuerberater.
[00:02:54] Claas: Einer der Steuerberater beschreiben Sie einmal kurz ihre Kanzlei.
[00:02:57] Frank Hahn: Wir müssen eine Kanzlei vielleicht eine ganz normale mittelständische Steuerkanzlei wir haben hier 44 Berufsträger die Arbeiten im Sommer in mehreren Gesellschaften ja wir machen eigentlich ganz normale Arbeit für,
[00:03:10] Frank Hahn: unsere Mandanten haben alle Rechtsformen alle Branchen im Haus eine Siebener ganz normal.
[00:03:18] Claas: Also ganz normal kann man glaube ich nicht sagen weil sie haben auch noch eine Unternehmensberatung dran und das ist die SMARTER beraten GmbH & Co.KG und da sind sie zu Hause vor Ort Mann was machen sie.
[00:03:29] Sabina Ochmann: Genau ich bin die Diplom-Betriebswirtin
[00:03:33] Sabina Ochmann: Mader beraten GmbH & Co.KG mach die Unternehmensberatungen beschäftigen mich auch mit Controlling macht dann natürlich auch vorgründungs und nachfolgecoaching für die Existenzgründer.
[00:03:48] Claas: Also alles was hier an.
[00:03:49] Sabina Ochmann: Ach und dazu bin ich auch noch einen IHK zertifizierter business coach.
[00:03:54] Claas: Das Besondere was sie zusammen machen und darüber wollen wir heute ein bisschen sprechen ist dass dir immer Verfahrensdokumentation aber sie haben sich da ein ziemlich umfassendes System ausgedacht und wenn ich so Dänmark beobachte dann sehe ich eigentlich.
[00:04:08] Claas: Eigentlich nur immer heftiges Augenrollen beim Thema Verfahrensdokumentation nicht noch irgendwas was mir meinen schon überfallen Tag
[00:04:15] Claas: Platz kommt das kann ich jetzt echt nicht gebrauchen sie habe sich da mit ausführlicher beschäftigt und ein System geschaffen mich dass in einem Satz zusammenfassen sollen wir sagen sie haben
[00:04:23] Claas: ein System geschaffen das Steuerberatern ermöglicht mit ihren Mandanten zusammen softwaregestützt eine Verfahrensdokumentation zu erstellen Sie,
[00:04:33] Claas: können auch gleichzeitig ein Geschäftsmodell daraus entwickeln aus der Verfahrensdokumentation verkaufe sozusagen und sie beraten ihre,
[00:04:41] Claas: Steuerberater und Berater noch darin wie sie den Mandanten Fördermittel erschließen können um denen die finanzielle Last ein bisschen zu nehmen ist das ungefähr richtig.
[00:04:51] Frank Hahn: Das beschreibt es sehr gut.
[00:04:53] Claas: Feierabend machen.
[00:04:54] Frank Hahn: Ja also warum auch immer seit dem Jahr 2015 seitdem die GoBD rausgekommen sind bei mir das persönlich immer ganz klar dass das eine Trendwende ist in der Betriebsprüfung in deinem,
[00:05:08] Frank Hahn: der Art und Weise wie das Finanzamt Betriebsprüfung macht der werden also in Zukunft viel mehr Formalismen erfüllen müssen einfach weil,
[00:05:17] Frank Hahn: der Kollege Computer auch im Finanzamt Einzug hält und der Computer kann halt eben nur 0 oder 1 und entweder ich erfinde Formalie oder gefüllte nicht und wenn ich sie nicht erfülle dann,
[00:05:27] Frank Hahn: Prüfungsprozess in den negativen 2 Cup und aus dem negativen Zweig komme ich einfach nicht mehr raus deswegen bleibt mir die Verfahren z-nation immer sehr am Herzen
[00:05:36] Frank Hahn: alter aller ist es die GoBD sehr am Herzen aber GoBD einhalten ohne Verfahrensdokumentation das geht nicht.
[00:05:42] Frank Hahn: Die Verfahrensdokumentation ist wesentlicher Bestandteil der GoBD wenn ich die nicht habe dann kann ich mich auch nicht hinstellen und sagen ihr habt mir gobd-konforme Buchführung.
[00:05:51] Claas: Okay jetzt haben sie mit Mandanten zu tun die auch eigentlich schon genug Arbeit haben und jetzt musst du denen erklären was Verfahren zur gummierter Zionist.
[00:06:01] Claas: Ganz einfach erklärt für kleine Unternehmer wie mich was ist das bitte.
[00:06:07] Frank Hahn: Die Verwandlung Version beschreibt alle kaufmännischen Prozesse
[00:06:11] Frank Hahn: alle Finanzamt zu relevanten kaufmännischen Prozesse letztendlich muss ja jeder Beleg jede jede Daten alles was irgendwo zum Schluss
[00:06:23] Frank Hahn: in der Umsatzsteuervoranmeldung mündet wird in der Verbandssatzung beschrieben wo kommt es her wo geht’s hin welche Schnittstellen werden verwendet wie schütze ich meine Daten
[00:06:34] Frank Hahn: das sind also die wesentlichen Punkte und zum Schluss ist noch so ein internes Kontrollsystem drin ich muss auch beschreiben wie ich mich selber wieder kontrolliere ab und zu ob ich den meine Verfahren noch
[00:06:44] Frank Hahn: 50 oder Grundform anwende.
[00:06:46] Claas: Also für mich als Unternehmer klingt das nach Dokumentationspflichten nach Bürokratie im Grunde habe ich auch ein Vorteil davon.
[00:06:55] Frank Hahn: Das Erstellen der Verfahren zum Nation ist letztendlich immer eine Prozessberatung ich gehe zu Mandanten raus ich schaue was es wirklich los ich sehe sofort
[00:07:05] Frank Hahn: das kommt mir doch besser machen das könnte noch besser machen warum digitalisieren wird es nicht warum arbeiten wir eigentlich mit fünf verschiedenen soft werden um eine Rechnung zu kriegen bis die bezahlt ist da letztendlich sind wir immer in dem Bereich Prozesse zu verbessern,
[00:07:20] Frank Hahn: und wir gehen eigentlich immer raus und der Kunde hat zum Schluss und der Nutzen davon weil die Prozesse schlanker sind schneller sind digital sind und wir haben gleichzeitig noch eine Anforderung des Finanzamts erfüllt
[00:07:31] Frank Hahn: es ist ja die Frage des jetzt der Frage natürlich in der
[00:07:35] Frank Hahn: in der Theorie in der Steuer Theorie brauche ich denn überhaupt eine Verfahrensdokumentation ja oder nein da hört man sehr unterschiedliche Meinungen aber wenn ich mich als Steuerberater zu entlassen habe,
[00:07:48] Frank Hahn: ich will es mal vorsichtshalber machen weil ich weiß ja nicht was morgen kommt ich kann eine Buchführung des Jahres 2020 ach nur im Jahr 2020 richtig machen
[00:07:57] Frank Hahn: und die muss eine Betriebsprüfung im Jahr 2025 auch noch standhalten und also wenn ich mich entschließe ich will gobd-konform arbeiten dann komme ich und Verfahren zum dazu nicht rum,
[00:08:07] Frank Hahn: dann ist es eine lästige Pflicht die ich aber erfüllen muss und wenn ich aus der Pflicht die Kür mache
[00:08:13] Frank Hahn: das wenn man dann zum Schluss bessere Prozesse hat wenn ich wieder gehe dann habe ich die Pflicht erfüllt und im Mandanten geholfen und es ganzer noch Mietzuschuss.
[00:08:22] Claas: Okay gut also ich sehe da auch dann durchaus Vorteile für mich als Unternehmer.
[00:08:27] Claas: Aber es bleibt ja doch irgendwie ein riesiger Berg die nicht erklimmen muss und so richtig Lust dazu habe ich nicht aber vielleicht können wir können wir mich da ja umdrehen an dem.
[00:08:39] Claas: Jetzt haben sie sich ein System überlegt mit dem ich das abarbeiten kann und das richtet sich vornehmlich an steuerbarer.
[00:08:48] Frank Hahn: Des stimmt ne ganzes richtig Jahn Unternehmensberater und Steuerberater ich persönlich sehe das halt bei mir im Haus das eben Steuerkanzleien eben kaum Kapazitäten da sind,
[00:09:00] Frank Hahn: um diese Verfahren zur Injektion jetzt auch noch zu machen neben der ganzen Arbeit direkt schon da ist bei dem ganzen Personalmangel der da ist
[00:09:09] Frank Hahn: ich sehe also auch dass es Unternehmensberater viel leichter von der Hand geht diese Verfahren zum Nation zu erstellen wir haben ja schon mehrere Schulung gemacht,
[00:09:20] Frank Hahn: alle Unternehmensberater die wir geschult haben die
[00:09:23] Frank Hahn: vorher ISO Prozesse beschreiben und hier ISO Prozesse zertifizieren mit den Unternehmen zusammen die tun sich sehr leicht auch einen kaufmännischen Protest zu beschreiben das geht bei denen einfach von der Hand in den Steuerbüros.
[00:09:36] Frank Hahn: Wenn es die Mitarbeiter die ganze Zeit Zahlen eintippen und da drauf controlled werden wie viel Sekunden brauche ich für den Buchungssatz die sind einfach nett die sind einfach nicht.
[00:09:47] Frank Hahn: Zu sagen das geht Dir nicht von der Hand Sätze zu schreiben.
[00:09:52] Frank Hahn: Da ist der große Unterschied also wir haben ein bisschen Kapazitätsprobleme in Steuerkanzleien wir haben Umsetzung fehlendes umsonst Know-how,
[00:10:00] Frank Hahn: Umsetzung snowhow in den Steuerkanzleien und wir haben,
[00:10:04] Frank Hahn: aktuellen Steuerkanzlei wenig Kanzleien die diese Zuschuss Zöpfe anzapfen und es ist so alles des könnten wir mit unserem System irgendwie erschlagen.
[00:10:12] Claas: Und die ist diese Engpässe die Sie beschrieben haben das sind Probleme auf die sich gerade Unternehmensberater bevorzugt stürzen.
[00:10:19] Frank Hahn: Also mir könnte natürlich also wir bilden auch Unternehmensberater aus dass die auf Steuerberater zu gehen und sagen hier ihr habt ein Problem wir können es für euch lösen aber natürlich kann der Steuerberater die Probe machen selber lösen für seine Mandant mit unserem System,
[00:10:33] Frank Hahn: also insofern kann man hier beides machen das System,
[00:10:36] Frank Hahn: zur Ausgangsfrage an wen richtet sich das System sowohl an Steuerberater als auch an Unternehmensberater oder andere freie Berater.
[00:10:44] Sabina Ochmann: Wenn ich noch was dazu sagen darf unser System ist dann auch so ausgerichtet dass das die Unternehmer auch das selber in den Griff,
[00:10:53] Sabina Ochmann: bekommen würden wenn sie sich trauen würden das heißt wenn der Steuerberater weiß ich habe jetzt jemanden der dem kann ich jetzt aus der weil ich jetzt keine Kapazitäten habe jetzt nicht,
[00:11:04] Sabina Ochmann: helfen aber der Unternehmer wäre in der Lage mit der Software alleine zu arbeiten dann ist es natürlich auch eine Lösung.
[00:11:13] Frank Hahn: Werden auch Unternehmen bei uns in der Schulung sitzen da was ebenso der Steuerberater hatte gesagt das Thema Verfahren zur Nation ist heißt Sie müssen sich kümmern,
[00:11:23] Frank Hahn: ich kann dir aber nicht helfen hat er stolpert zusammen unternehmen gesagt und dann sagst du unternehme eben bei uns in der Schulung und hat unser System mit geschult gekriegt und hat sich eben zugetraut das alleine zu machen dann,
[00:11:35] Frank Hahn: auf der Schulung mit unserem System sich die Verfahren zum Beton selber zu erstellen.
[00:11:39] Claas: Also sprechen Sie gleich zum Punkt an der vielleicht auch ein bisschen Angst haftet ist mein Thema Verfahrensdokumentation die Kanzleien sind überlastet vielleicht noch nicht optimal vorbereitet und das irgendwie
[00:11:49] Claas: zu vermarkten und jetzt kommen die Unternehmer und und Mandanten und Mandantinnen und sagen hier wir hätten gerne.
[00:11:56] Claas: Da muss was kommen ja irgendeine Aussage ohne Hilfe muss kommen weil sonst hat man vielleicht doch den Mandanten geschoben irgendwo ne.
[00:12:04] Frank Hahn: Alle DATEV Kanzlei wenn es gemerkt haben dass die Torte vor ca einem Monat oder was ca 2 Monate
[00:12:12] Frank Hahn: plötzlich Marketing Material kostenlos zur Verfügung stellt zu dem Thema Verfahrensdokumentation einen Freier kann man sich da kostenlos drucken lassen und auch eine kleine PowerPoint Präsentation für einen Mandanten abend könnte man sich dort
[00:12:23] Frank Hahn: runterladen bei der DATEV bemerkt also auch die Genossenschaft
[00:12:28] Frank Hahn: sieht die Probleme die da sind und will den Steuerberatern rein helfen
[00:12:33] Frank Hahn: also wir haben diese Mandanten Abende schon mehrfach gemacht unsere Mandanten da alle drauf geschult und wir würden auch unsere Art und Weise wie wir das bunte reichen Mandanten gemacht am weitergeben
[00:12:44] Frank Hahn: also die ganzen Unterlagen zu den Mandanten Abend die wir benutzt haben Stellmann ich auch zur Verfügung.
[00:12:50] Claas: Okay gut also der Bedarf ist da der gesetzgeberische Druck auch auch der Druck durch ja Betriebsprüfung wird langsam kommen mehr hast du eine Verfahrensdokumentation ja nein da möchtest du eigentlich nur mit ja antworten können.
[00:13:05] Frank Hahn: Also die Geschichten die man so hört sind unterschiedlich die südlichen Bundesländer Bayern Baden-Württemberg
[00:13:10] Frank Hahn: da ist noch Ruhe und alles was man aus Nordrhein-Westfalen hört oder noch nördlicher da geht’s richtig rund.
[00:13:17] Frank Hahn: Alles was ich da so wär bedeutet immer jeder der kommt fragt danach hast du eine Verpflanzung Mutation die wird vielleicht noch nicht zu tief angeguckt aber es wird auf jeden Fall nachgefragt und bei Kassen nachschauen ist es eigentlich noch schlimmer.
[00:13:29] Claas: Okay gut dann kommen wir mal langsam wieder auf ihr System zurück.
[00:13:34] Claas: Wie ich das angehen kann wie ich aus der aus der Not aus auch aus dem Zeitdruck vielleicht ist sein ein Geschäftsmodell entwickeln kann mit welchem Punkt fangen war der an also es geht ja darum dass sie ein ein softwaregestützte Prozess haben um eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.
[00:13:49] Claas: Fange mit der Software an oder fangen wir heute damit an wer sich am besten darum kümmert.
[00:13:54] Frank Hahn: Ihr könnt dann dürfte über die Software sprechen klar wieso wollen keine.
[00:13:57] Claas: Dann lege ich mal los also das ist eine Software für Unternehmensberater die ist auch modular aufgebaute bekomme ich glaube ich schon verraten ohne viel zu vorwegzunehmen und sie haben quasi das Know-how.
[00:14:11] Claas: Dazu addiert an die Verfahrensdokumentation Abzug.
[00:14:16] Frank Hahn: Also wir haben nachdem wir schon seit langen uns mit dem Thema Verfahren zurück zu beschäftigen hatten am Anfang eigene Word Vorlagen versucht zu bauen das war immer sehr unbefriedigend dann habe ich einen unten
[00:14:28] Frank Hahn: ein Softwarehaus kennengelernt dass zum einen Software macht für ISO Zertifizierungen
[00:14:34] Frank Hahn: also Qualitätsmanagement Software was aber auch gleichzeitig ohne Software für Unternehmensberatung entwickelt und so war eigentlich durch eine glückliche Fügung dass wir hier alles unter einem Dach hatten wir haben jetzt praktisch in der Software
[00:14:48] Frank Hahn: die ist aufgebaut auf eine Kuh mh-software und die haben letzter nicht um die um das Jahr steuerlich nach Hau angereichert das mit damit letztendlich jetzt diese steuerlich sie die Verfahren zum netto nach GoBD abbilden kann,
[00:15:01] Frank Hahn: es geht um ganz vorne los beim ersten Schritt,
[00:15:05] Frank Hahn: wir fangen an mit dem Thema Dokumentation da geht’s letztendlich los muss an verschieden Betriebsgrößen denken
[00:15:13] Frank Hahn: kleine Betriebe brauchen eine kleinere Version der Verfassung Nation große betriebene ganz kleine größere und ganz große Betriebe noch größer bei manchen Betrieben ist es auch so dass der Chef oben erstmal ja so ein Art
[00:15:27] Frank Hahn: soll ich sagen ja der Chef muss dahinter stehen da gibt’s dann so eine Grundsatzerklärung,
[00:15:31] Frank Hahn: wo der Chef sagt ja wollen wir wenden das jetzt an und bitte im Haus findet es auch alle an das ist manchmal je größer der der Betrieb ist einfach wichtig.
[00:15:39] Frank Hahn: Danach steigen wir ein in ganz normale Module als auch wir haben Mustertexte eingebaut von der von der ABV also diese Verfahrensdokumentation zur,
[00:15:50] Frank Hahn: ordnungsgemäßen belegablage was die AWV Mal veröffentlicht hat im Jahr 2015 die haben wir nicht neu erfunden das haben wir übernommen,
[00:15:58] Frank Hahn: die Dokumente hat also auf die Verfahrensdokumentation von der dfak für die Kassensysteme auch die haben wir übernommen nachdem wir das Rad nicht selbst erfunden haben unsere Sache erweitert.
[00:16:09] Frank Hahn: Einmal um das Thema interne Buchungsregeln wir legen in unseren verfahrensdokumentationen in der Zusammenarbeit mit dem man dann gewisse Spielregeln fest wir legen fest was der Mandanten auf dem Beleg vermerken muss wenn es jetzt vielleicht,
[00:16:21] Frank Hahn: Anlagevermögen war was gekauft wurde wir legen aber auch fest wenn ein Mandant ein Schlamper ist und der seine Unterlagen nie bringt dass wir z.b. zum festlegen.
[00:16:31] Frank Hahn: Bist du einen Betrag von X men kein belegter beißbuch uns gleich auf privat weil der Nachfrage Aufwand viel höher ist wie der steuerliche Effekt hinten dran.
[00:16:41] Frank Hahn: Wir legen fest wenn hier z.b. jemand größere Beleges zweite man nicht eingelegt eingebracht hat nachgereicht hat wie gehen wir damit um,
[00:16:49] Frank Hahn: es kann festgelegt werden es sind es ist ein Controlling weg da mehr haben und wie heißt es jetzt bitte.
[00:16:58] Sabina Ochmann: Internes Kontrollsystem Tennis Kontrollsystemen.
[00:17:01] Frank Hahn: Ist da wohl noch gar nicht drauf in Kostenstellen.
[00:17:05] Frank Hahn: Kostenstellen beschreiben oder sowas in der Richtung ist alles was noch die Buchungen selber betrifft haben wir jetzt endlich eine Erweiterung in blödes Thema interne Buchungsregeln wo wir dieses am Arbeit mit Mandanten abbilden.
[00:17:17] Claas: Da kann man ruhig noch mal wiederholen also es ist die haben angefangen mit der gesetzlichen Pflicht die ich erfüllen muss die mir Bürokratie aufhalten aber jetzt sind wir schon in sehr individuellen Sachen
[00:17:27] Claas: auch die man festlegen kann zwischen Steuerberater und Mandant na also wenn man sich die Prozesse anguckt
[00:17:32] Claas: und beschreiben muss dann beschreibt man sie doch dann auch am besten so dass es für beide Seiten gut ist oder vielleicht auch in dem Fall für die Steuerkanzlei gut ist ja die nicht wirklich jeden Beleg dann hinterherrennen muss also
[00:17:43] Claas: glaube das ist Wert das noch mal zu betonen man kann sich eigene Vorteile da reinschreiben türlich in Abstimmung mit dem Mandanten also übertölpeln ist.
[00:17:51] Frank Hahn: Aber so das Merkmal hat einfach dieses System aus der Praxis kommt weil wir auch für uns geschrieben haben und ich kann mir da halt dann letztendlich die Vorgehensweise verbindlich absichern,
[00:18:03] Frank Hahn: der Mann dann kann sie später nicht mehr beschweren wenn ich den Beleg eben doch raus gebucht habe weil er nicht da war.
[00:18:07] Claas: Sie hat gesagt sie haben sich schon bei bestimmten Vorarbeiten bedient ja was ich zu Kassensystem und so weiter und so fort das heißt aber auch dass es den dass sie mir liefern da kommt ja am Ende kommt ein Text draus,
[00:18:18] Claas: am Anfang sind wir fangen aber nicht bei Null an sondern es ist quasi schon zu jedem,
[00:18:23] Claas: Modul oder zu jedem zu beschreibenden. Haben sie schon etwas herein getan und ich muss nur noch dann wahrscheinlich.
[00:18:32] Claas: Aber fragen wir antworten oder individuelle Sachen beschreiben oder.
[00:18:36] Frank Hahn: Ja das ist keine leere Hülle das ganze es gibt zu jedem Punkt zu jedem Frage zu jedem Prozess und ich arbeite Mustertexte
[00:18:43] Frank Hahn: die ich dann einfach in die wieder anpassen also unten,
[00:18:47] Frank Hahn: nehme z.b. das Thema Beleg Eingang da steht eben drin wie Wer leert den Briefkasten wer macht den Eingangsstempel drauf und so war dann sofort das sind also schon musste ihn schon Mustertexte enthalten.
[00:19:00] Claas: Okay gut und da arbeite ich mich dann durch und wenn ich was ich 10-12 Angestellter habe dann bin ich damit wie lange.
[00:19:09] Frank Hahn: Ja das ganz unterschiedlich also es geht ja nicht nur um die Menge der Angestellten das Hauptproblem ist die Menge der Schnittstellen,
[00:19:16] Frank Hahn: Dema Schnittstellen da sind im Schnitt ständig beschreiben muss je mehr neben Systeme da sind umso aufwendiger wie die Dokumentation.
[00:19:25] Frank Hahn: Also Thema neben Systeme ist denke ich schon mit Doktor der Große,
[00:19:31] Frank Hahn: wie hattest du die große Aufgabe natürlich weiß jeder dass ich wenn Beleg reinkommt ist der zum Schluss in der Umsatzsteuervoranmeldung Münden würde dafür bräuchte ich jetzt kein Steuerberater und das zu wissen
[00:19:42] Frank Hahn: aber das ist ja nicht sage
[00:19:44] Frank Hahn: wo geht’s denn los bei der Auftragserteilung bei der Angebotsabgabe wo fangen wo fangen denn die Finanzamt relevanten Prozesse an die Leadgenerierung ist wahrscheinlich noch nicht ist es die ist es die nette das muss dann der jeweilige Steuerberater entscheiden.
[00:19:58] Frank Hahn: Und dann geht’s um die vielen Schnittstellen die da sind die vielen neben Systeme und die sind bei uns letztendlich auch gesondert abgebildeten eben Systeme andere Anbieter
[00:20:08] Frank Hahn: haben das eben nicht soll ich da jetzt sagen die daten zu löschen,
[00:20:14] Frank Hahn: und ist das jetzt unser Modell also unsere Software auszeichnet ist es auch umfangreicher ist als das was z.b. andere liefern,
[00:20:22] Frank Hahn: denkt man das Thema von der DATEV die hat eben nur das Thema belegablage des Thema ersetzende scannen und es Thema Kasse,
[00:20:28] Frank Hahn: Zitate Fard keine Zusatzmodule wie Datensicherung Datenschutz die bei uns mit eingebaut sind weil auch die gehören einfach zur Verfahrensdokumentation ich muss ja auch beschreiben wie ich dafür Sorge dass ich,
[00:20:40] Frank Hahn: die Unterlagen und Daten eben während der Aufbewahrungsfrist wie habe ich das sicherstelle dass ich dir eben die bin auch am Ende Aufbewahrungsfrist noch vorlegen kann.
[00:20:49] Claas: Okay haben wir alle Module erwähnt oder mehr als vorher.
[00:20:52] Frank Hahn: Jessica ist aber noch vergessen.
[00:20:55] Sabina Ochmann: Ja das gehört ihr halt dazu dass es ja wenn wir schon unsere Prozesse führen beschreiben
[00:21:02] Sabina Ochmann: muss es den da natürlich auch leben wir können jetzt nicht einmal eine Verfahrensdokumentation erstellen und sagen so die ist jetzt und die die haben mir jetzt für die nächsten fünf Jahre sondern die Prozesse im Unternehmen die leben die müssen natürlich kontrollieren
[00:21:15] Sabina Ochmann: und am Laufenden halten und dafür ist es in deine Kontrollsystem.
[00:21:20] Claas: Gut dann weiß sie wo du da beschrieben.
[00:21:22] Frank Hahn: Also die Beratung beginnt am Anfang eigentlich immer damit dass man der prozesslandkarte erstellt ist und hat welche Prozesse sind denn eigentlich alle da.
[00:21:32] Frank Hahn: Und und danach gucken sie beim Schreiben natürlich leichter,
[00:21:36] Frank Hahn: zuerst wenn die Prozesse alle mal sag mal aufgeschrieben in so einer prozesslandkarte dann wird ermittelt welche von diesen Prozessen sind in Finanzamt relevant.
[00:21:46] Frank Hahn: Und die werden dann er beschrieben in der Verfahrensdokumentation.
[00:21:49] Claas: Und das mache ich alles softwaregestützt.
[00:21:51] Frank Hahn: Wird alles.
[00:21:52] Claas: Diese Software ist eine Unternehmensberatung Software die Sie fortgeschrieben haben sozusagen um diese steuerliche Wissen zur Verfahrensdokumentation und GoBD.
[00:22:02] Claas: Und sie Schuhen Interessenten darin für ungefähr zwei Tage hatten sie glaube ich erwähnen ne.
[00:22:08] Frank Hahn: Ja
[00:22:12] Frank Hahn: Wir haben jetzt Schulung gemacht 2 Tage Schulungen
[00:22:16] Frank Hahn: das sieht man immer unterschiedliche Kundengruppen drin diejenigen die eben nicht aus der Steuerberatung kommen und die brauchen ein bisschen fachliches Know-how die in Hindi aus der Steuerberatung kommen die wissen ja warum sie da sind
[00:22:27] Frank Hahn: die brauchen halt ein bissl mehr Know-how in dem Bereich wie gehe ich mit der Software Umwege ich komme mit den anderen tapferen die Unternehmensberater die da sind die kennen
[00:22:36] Frank Hahn: die Software schon und können die an die Palette per sowieso im Griff.
[00:22:41] Claas: Okay also dann ihr habt.
[00:22:43] Sabina Ochmann: Wir schulen auch buchführungsbüros z.b. und,
[00:22:46] Sabina Ochmann: kann man natürlich auch anders Schulen da wird jetzt halten das wird halt mehr an an den Teilnehmer angepasst wir können natürlich auch ein Tages Schulungen anbieten wenn sie jetzt schon mal ein bisschen Vorkenntnisse da sein.
[00:23:00] Claas: Mit anderen Worten diese Schulung wäre auch für Mitarbeiter geeignet und sie könnten sie so anpassen dass sie dann halt gut geeignet ist für die für die Mitarbeiter.
[00:23:10] Frank Hahn: Gerade wir hatten hier auch schon ja Einzel Gruppen also ich sag jetzt mal das waren dann vier Leute aus einer Unternehmensgruppe die hier waren die haben halt in die Du individuell geschult.
[00:23:21] Frank Hahn: Je nachdem was es muss nicht jeder zwingen zu dieser Schulung kommen er soll sich einfach jeder bei uns melden und mir finden Weg wie mir hier gemeinsam.
[00:23:30] Frank Hahn: Ja in die Softair reinkommt im gemeinsamen System reinkommen.
[00:23:33] Claas: Okay dann sind wir jetzt glaube ich an dem Punkt wir haben Berater gefunden die sich dafür interessieren Sie sie sich holen Sie an dieser Software jetzt sind die in der Lage,
[00:23:42] Claas: für sich selber oder für deren Mandanten wiederum diesen Prozess auch zu durchlaufen das heißt sie sind jetzt im Grunde fachlich soweit.
[00:23:51] Claas: Kannst jetzt das nächste Thema Vermarktung na also wenn mir einer erzählt verwahren zu go mentation ist leider Pflicht und dann vielleicht noch eine Summe dazu sagt dann muss ich mich wahrscheinlich erstmal setzen.
[00:24:03] Claas: Was kann man da tun um da die Hürden abzubauen.
[00:24:07] Frank Hahn: Also wir haben das natürlich mit so einer mit so Mandanten atmen gemacht in unseren bei unseren Mandanten und halt einfach auch mal
[00:24:14] Frank Hahn: Praxisbeispiele gezeigt was passiert wenn das Finanzamt die Buchführung komplett verwirft also das Thema Verwandlung Nation hat nur durch was mit der Ordnungsmäßigkeit,
[00:24:23] Frank Hahn: Aufführung zu tun mit der formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist ein ganz langweiliges Thema eigentlich aber in die Form formelle ordnungsgemäße Buchführung bitte letztendlich anhand von,
[00:24:34] Frank Hahn: ja so ich sage mir zu meinen Mandanten Buchführung darf nicht viele Fehler haben nur so viele dass wir zum Schluss vom Finanzamt eine vier kriegen
[00:24:42] Frank Hahn: sie muss ausreichend ordnungsgemäß sein wir selber müssen uns weiter anstrengen wir selber brauchen der Gefühle zwei oder drei damit ein kritischer Finanzbeamte uns immer noch eine 4 gibt und
[00:24:52] Frank Hahn: das ist doch das was wir erreichen wollen und es gibt natürlich auch Negativbeispiele ich hatte immer ich übernehmen ab und zu mal so ein Fall während einer Betriebsprüfung oder wen werden Steuerfahndung und,
[00:25:04] Frank Hahn: also diese vollschätzung Fälle ist er immer so da verliert zum Schluss jeder
[00:25:07] Frank Hahn: also darf ich jetzt endlich auch immer 345 Beispiele von so vollschätzung fehlen wie die in der Praxis wirklich gelaufen sind modern praktisch zum Schluss entweder unheimlich viel Geld gekostet hat oder die ganze Firma kaputt war und so weiter und so fort ich muss meinem Mandanten Anhalt immer erklären.
[00:25:23] Frank Hahn: Müssen alle Unternehmer wir versichern unser Auto,
[00:25:26] Frank Hahn: was zahlen wir für eine Vollkaskoversicherung fürs Auto im Jahr wie versichere ich meinen Finanz mein Unternehmen gegen das Finanzamt,
[00:25:34] Frank Hahn: und da wirds natürlich immer wieder Fragen geben da gibt’s Seebach Gruppen die unterschiedlich stark betroffen sind wenn in der immer die Hochrisikogruppen,
[00:25:42] Frank Hahn: die vom Finanzamt bargeldintensive Betriebe die da ganz anders im Feuer stehen für die ist es wesentlich wichtiger das Thema als für andere Kunden und
[00:25:51] Frank Hahn: wenn wir das so aussieht ich habe das mal gegoogelt bei Destatis es gibt gleich 2,5 Millionen,
[00:25:57] Frank Hahn: Unternehmen in Deutschland jetzt fangen wir doch mit der Verfahren zum Mittsommer bei denen an diesem dringendsten brauchen dann alle zu tun für die nächsten Jahre.
[00:26:04] Frank Hahn: Dann machen wir die anderen und dann ist es ein Prozess ich sag mal da braucht man 10 Jahre bis diese Unternehmen an eine Verfahrensdokumentation haben.
[00:26:12] Claas: Okay und das reicht nicht aus dass ich als Einzelunternehmer auf einen Postnetz post it Note schreibe ich mache alles selbst! Mit freundlichen Grüßen das wäre keine Verfahrensdokumentation.
[00:26:25] Frank Hahn: Es kann also ausreichen selbst in den GoBD steht der wortwörtlich drinnen wenn ich wenn ein wenn jemand kommt und die,
[00:26:34] Frank Hahn: hatte Buchführung versteht ohne die Verfahrensdokumentation dann wird aus dem Fehlen der Dokumentation kein Fach kein formeller Mangel,
[00:26:42] Frank Hahn: aber natürlich ist es immer aus Sicht des Finanzamts und das sind wir wieder bei dem Thema Schnittstellen also hat ein Unternehmen seine Schnittstellen
[00:26:48] Frank Hahn: es kann auch ein Einzelunternehmer Problem haben ohne Dokumentation hat er Jana All-in-One Cloud Lösung ohne irgendwelche Schnittstellen ist ja mit Doppel F Test oder sowas im Einsatz.
[00:27:01] Frank Hahn: Lexoffice mittlerweile okay sorry aber mit Säfte habe ich mal gelesen.
[00:27:04] Claas: Angefangen zwischendurch bei Likes auf was genau.
[00:27:06] Frank Hahn: Muss mal ausschneiden wieder die Werbung aber wenn ich das Sonos System habe brauche ich einfach vielleicht auch weniger Dokumentationen und dann könnte es durchaus sein dass die,
[00:27:16] Frank Hahn: Kleinstbetriebe
[00:27:18] Frank Hahn: Yard aus der Nummer rauskommen aber auch das war ja dann vielleicht ein Ansatzpunkt für Steuerberater zu sagen ich helfe den Mandanten in diese All-in-One Systeme rein dann spart euch die fahren Zugmaul Nation.
[00:27:29] Claas: Ja okay muss natürlich sehr optimistisch gut aber.
[00:27:34] Claas: Dann gehen wir einfach mal aus von einem Unternehmen das tatsächlich eine vernünftige Verfahrensdokumentation braucht.
[00:27:41] Claas: Sie können auf die Einsicht setzen und und sagen hier ich zeig dir die Instrumente das möchtest du nicht erleben Erde aber Sie müssen es ja doch irgendwo verkaufen und im Grunde will ich ihn ich will ihn noch 100 goldene Brücke bauen das auf die Fördermittel zu sprechen kann.
[00:27:55] Frank Hahn: Das habe ich schon gemerkt.
[00:27:56] Claas: Haben sie mich aber schön lange zappeln lassen.
[00:27:59] Frank Hahn: 14 letzten Satz Scanner.
[00:28:00] Claas: Also ich kann auf die Unternehmer zu gehen und sagen ist lästig ist doof aber es ist ein Nutzen drin weil wir sprechen über deine Prozesse und es ist Nutzen für dich drin weil du es nicht alleine bezahlen musst.
[00:28:14] Claas: Du kannst mal auf die Fördermittel sprechen was kann ich Ihnen anbieten.
[00:28:16] Sabina Ochmann: Also da helfen wieder mal die Unternehmensberater die helfen auch den Steuern Beratern weil sie mit den Fördermittel tagtäglich arbeiten jetzt im Thema Verfahrensdokumentation es geht ja vor allem auch um die Digitalisierung
[00:28:29] Sabina Ochmann: da haben wir vor einem zwei Möglichkeiten einmal die BAFA Beratung also die Beratung die Unternehmensberatung über Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle und II wäre go-digital
[00:28:42] Sabina Ochmann: BAFA spricht vor allem die,
[00:28:46] Sabina Ochmann: kleineren Unternehmen weil es halt weniger jetzt Fördermittel zur Verfügung gibt,
[00:28:54] Sabina Ochmann: dafür go-digital die größeren Betriebe.
[00:28:57] Sabina Ochmann: Auch beim Kleinstunternehmer also so ein Mann zweimal Betriebe kann man natürlich auch Fördermittel beantragen ja.
[00:29:07] Frank Hahn: BAFA BAFA hat halt die Obergrenze von 3000 € das heißt bis 3000 € Beratungs Volumen wird gefördert Vater
[00:29:17] Frank Hahn: Satz je nach Bundesland 50 bis 80% also könnten wir sagen im Idealfall kostet dem Unternehmer 600 €
[00:29:24] Frank Hahn: und bei mir ist es nicht wert ist dann muss ich halt fragen wie viele für sein Auto wie viele für die Vollkaskoversicherung von sein Auto ausgibt also da ist es schon so dass uns 8 Uhr mit diesen Zuschuss Töpfen im Hintergrund lässt sich auch sehr leicht verkaufen.
[00:29:37] Sabina Ochmann: BAFA ist auch eine Beratung also auch für Jungunternehmen oder auch für Unternehmen in Schwierigkeiten des Wetter halt die jetzt nicht so arg betreffen aber beim BAFA
[00:29:48] Sabina Ochmann: da ist die Beratung mehr in dem organisatorischen Bereich ja also da stellen wir fest wie geht es ist eine Verfahrensdokumentation immer überhaupt.
[00:30:00] Frank Hahn: Schon gut und nötig ist da mitkommen ja beim Otto nötig ist genau.
[00:30:06] Sabina Ochmann: Auf jeden Fall die BAFA Beratung ist
[00:30:09] Sabina Ochmann: also jetzt mal bei uns in Bayern 3000 € sie halte Höchstbetrag in den anderen Bundesländern für Jungunternehmen die jetzt weniger als zwei Jahre auf den Markt sind sind es 4000 €
[00:30:22] Sabina Ochmann: das wollte ich noch ergänzen und wieder Frank schon gesagt hat zwischen 50 und 80% bezuschusst.
[00:30:30] Sabina Ochmann: Und Go digital erschließt drei Bereiche des ist einmal die IT Sicherheit dann ist
[00:30:37] Sabina Ochmann: Internet-Marketing und dann natürlich die digitalisierte Geschäftsprozesse und die digitalisierten Geschäftsprozesse das ist genau der Punkt für die Verfahrensdokumentation.
[00:30:46] Claas: Genau und du musst glaube ich an dem an dieser Stelle noch mal sagen das ist auch einer der Gründe warum Sie Ihr System so angelegt haben.
[00:30:53] Claas: Dieses getan haben also gleich mit dem Kooperation Gedanken zwischen Steuerberater und Unternehmensberater denn um so eine Förderung kriegen zu können kann ich mir nicht einen beliebigen Berater anmachen,
[00:31:06] Claas: das müssen meistens Leute sein die einen Teil eine BAFA Zulassung haben ich weiß nicht was er der richtige Begriff ist aber hast du in der Schule aufgepasst ja Nein Zettel müssen sie haben.
[00:31:16] Sabina Ochmann: Genau also der der Berater muss ich dann halt eintragen lassen muss ich zertifizieren lassen bei der BAFA oder bei go-digital muss man natürlich entsprechende Nachweise bringen dass er ja die Referenzen darf erhalte,
[00:31:30] Sabina Ochmann: das Thema überhaupt erschließt und dass er in dem Thema dann halt die anderen beraten kann.
[00:31:35] Claas: Genau und wahrscheinlich sind das nicht so viele Steuerberater die auch gleichzeitig BAFA registriert sind oder also sie wahrscheinlich.
[00:31:42] Frank Hahn: Ja also da gab’s die ganze Zeit angeblich ein Problem dass also der normale Steuerberater keine Bafa-Förderung kriegen kann weil es gibt so eine 50 % Grenze
[00:31:52] Frank Hahn: ich muss als BAFA Berater meinen überwiegenden Umsatz aus unternehmensberatungs Tätigkeiten machen das machen die Steuerberater natürlich nicht ich glaube
[00:32:00] Frank Hahn: Deutsche Steuerberaterverband war’s der dass ich mein letztes Jahr aufgeweicht hat das ist ja nicht der normale der Steuerberater trotzdem fährt er fähig ist,
[00:32:08] Frank Hahn: auch wenn du die 50% Grenze nicht überschreitet aber nachdem die von der Historia länger gegolten hat sind relativ wenig Steuerberater BAFA zertifiziert.
[00:32:16] Claas: Und deshalb wieder dieser Kooperation Gedanke Unternehmensberater sind wahrscheinlich eher dort registriert und ich brauche so einen Partner mit einem Zettel um diese Fördermittel meine Mandanten erschließen zu können.
[00:32:30] Frank Hahn: Auf der anderen Seite der Steuerberater des ohne Kooperation machen will der kommt mit unserer Hilfe an die Fördertöpfe ran wir bringen den soweit dass er irgendwann BAFA zertifiziert ist,
[00:32:41] Frank Hahn: wir haben das selber durchlaufen wir sind selber also ich bin selber BAFA zertifiziert ich bin selber,
[00:32:46] Frank Hahn: Quelle zertifizierte Berater für go-digital und für Unternehmenswert Mensch Unternehmenswert Mensch plus es ist einfach Steuerberater als Steuerberater nicht unmöglich und diese Töpfe ranzukommen muss ich bloß kümmern muss bloß wissen was mehr wo machen muss.
[00:32:57] Claas: Und diese Besten geben Sie auch weiter.
[00:32:59] Frank Hahn: Die suttenwirt mal weitergeben weil soll letztendlich auch in unserem Interesse ist das dann mit unserer Software möglichst viel Firmen,
[00:33:08] Frank Hahn: beraten werden und warum sollte man so wissen an der Stelle nicht weitergeben.
[00:33:13] Claas: Gut also,
[00:33:14] Claas: sie hat mich in der Software geschult sie haben mir beigebracht welche Fördertöpfe und Möglichkeiten es gibt so dass ich meinen wahrscheinlich äußerst diversen Mandantenstamm dass ich für jeden da etwas finden könnte man an dem Punkt sind wir jetzt oder.
[00:33:29] Frank Hahn: Ja so genau wieder also dann fange ich an mit der ersten Dokumentation.
[00:33:36] Frank Hahn: Ziehe die durch das klappt in den seltensten Fällen am Stück.
[00:33:41] Frank Hahn: Natürlich wird zwischendrin mal Pause sein ich die Software so aufgebaut dass ich gewisse Checklisten Fragen den Mandanten von Weg zur Verfügung stelle.
[00:33:52] Frank Hahn: Eine Sache ist ja z.b. eine also die GoBD fordern in der Verfassung Nation in Anwenderdokumentation technische Systemdokumentation.
[00:34:01] Sabina Ochmann: Eine allgemeine Beschreibung und die betriebsdokumentation.
[00:34:05] Frank Hahn: Und die Betriebsorganisation und das sind viele Sachen dabei dich einfach vorher beim anderen schon abfragen kann also gehen vorher schon mal Checklisten raus der kann schon mal sein Computersystem beschreiben und so weiter und so fort.
[00:34:15] Sabina Ochmann: Genauso wir haben den ersten Punkt in unserer drucken Verfahrensdokumentation heißt der Dokumentation und da sind die alle vier Begriffe die für die Verwandlung,
[00:34:24] Sabina Ochmann: nach dem wichtig sind die in der Randziffer 153 beschrieben sind der GoBD
[00:34:29] Sabina Ochmann: und damit den ersten Verfahrensanweisungen die dort als Vorlagen hängen kann sich der Unternehmer natürlich schon auf die auf die nächsten weiteren Punkte vorbereiten.
[00:34:40] Frank Hahn: Dann geht mir mit unserer Software ausgerüstet mit und mit dem Laptop zu Mandanten raus
[00:34:45] Frank Hahn: und fängt das verwandte Person schreiben an also ist kann man letzte nicht das macht mir direkt am Laptop wenn man will braucht man keinen keinen keinen Zettel dazu und
[00:34:55] Frank Hahn: ja wenn man dann mit allem fertig werde.
[00:34:58] Frank Hahn: Was man nicht also es ist natürlich nicht zu unterschätzen aber wenn man mit allem fertig wäre dann könnten wir auf der einen Seite die Bepflanzung Nation ausdrucken,
[00:35:07] Frank Hahn: oder fertigmachen versionieren und auf der anderen Seite kommt eben der Beratungsbericht raus der dann bei den Förderstellen eingereicht werden muss.
[00:35:14] Claas: Das ist auch so ein so ein Feature dieser Software die sie benutzen ne dass diese Berichte beide.
[00:35:20] Frank Hahn: Achso wieder was wohl sein wenn wir das jetzt mal Alleinstellungsmerkmal also bei uns ist es halt so gesagt ich
[00:35:25] Frank Hahn: gib die Daten einmal ein und ich kriege sowohl das Ding also die doch mal Zion fürs Finanzamt raus als auf dem Beratungsbericht den ich letztendlich bei den Zuschuss stellen brauche das ist halt
[00:35:34] Frank Hahn: dem ganzen zu verdanken dass das halt auf dem System ist was soll ohnehin für Unternehmensberater geschrieben war.
[00:35:42] Claas: Okay.
[00:35:44] Claas: Jetzt wird ja alles laufend fortgeschrieben und es verändert sich ja ich muss meine Prozesse wenn ich sie ändere muss sie halt erneut beschreiben aber manchmal ändern sich ja auch die Rahmenbedingungen sorgen Sie dafür,
[00:35:56] Claas: dass die Software die da eingesetzt ist stets auf dem aktuellen Stand ist sie necken kann man leider nicht hören.
[00:36:03] Frank Hahn: Jade
[00:36:04] Frank Hahn: letzter nicht genau das was was was uns jetzt letztendlich was ist ganz ausmacht dass wir letztendlich für die fachlichen Inhalte da dahinter stehen ist auch der Grund warum das ganze jetzt vermarkten geschrieben haben alles eigentlich
[00:36:16] Frank Hahn: Schutz unserer eigenen Kunden des war nicht so der Antrieb und aber nachdem das ganze jetzt doch,
[00:36:22] Frank Hahn: fertig ist gut ist und in weiter weitere Pflege braucht uns auch vermarkten damit wir die weitere Pflege danach ja leisten können.
[00:36:32] Claas: Diese Pflege haben sie ausgelagert an.
[00:36:37] Claas: Niemanden an sich selbst und an.
[00:36:40] Frank Hahn: Ja
[00:36:40] Sabina Ochmann: Andi gobd-direkt.de mbH.
[00:36:43] Frank Hahn: Also die Geberit GmbH letztendlich eine Tochterfirma von uns und der Softwarefirma und wir machen diese pflegender durch gemeinsamen also die fachlichen Inhalte werden immer wieder von uns kommen und die Umsetzung der Software wird immer wieder von der Softwarefirma kommen.
[00:36:59] Claas: Jetzt hat sich ein Steuerberater von den Schuhen lassen er setzt ihr System eine hat auch vielleicht schon fünf Mandanten mit einer Verfahrensdokumentation verarztet können sie dem noch irgendwas bieten.
[00:37:10] Frank Hahn: Ja also wenn es sich in dem Thema ihr habt Beratung dann mal ja
[00:37:17] Frank Hahn: gefestigt hat ist natürlich der Vorteil von unserer Software das einfach noch wesentlich mehr Module drinnen hängen also die Software ist ja auch diese unternehmensberatungs Software gebaut und die hatte schon viele andere Features
[00:37:31] Frank Hahn: unter anderem gibt es ein Modul wo ich mich radif einfach an eine Internet Finanzierungsplattform anhängen kann ich kann also sehr schnell abfragen ob
[00:37:40] Frank Hahn: den eine Deutsche Bank bereit wäre meinem an Kunden meinen Kunden dritte zu geben was hängt noch alles drin.
[00:37:49] Sabina Ochmann: Es sind noch viele Module wie jetzt die digitale Transformation die jetzt auch natürlich das großes Thema ist es gibt.
[00:38:01] Sabina Ochmann: Es gibt auch Themen wie Mitarbeiter.
[00:38:06] Frank Hahn: Also ich ich selber.
[00:38:08] Claas: Mitarbeiterbindung.
[00:38:08] Sabina Ochmann: Bindung ja Mitarbeiter bin ich.
[00:38:10] Frank Hahn: Bei der Bindung Mitarbeiter finde ich selber verwende Software im ganzen ich habe also die komplett lizenziert,
[00:38:16] Frank Hahn: weil ich selber Unternehmer bin und in der Software ist ein unheimliches Know-how drin das sind glaube ich bis mehrere hundert Beratungsprozesse abgebildet in der song.
[00:38:26] Frank Hahn: Und wenn ich selber jetzt z.b. mich auf Mitarbeitergespräch vorbereiten dann gucke ich einfach mal die Software ein.
[00:38:31] Frank Hahn: Bahrain was wie würde denn ein externer Unternehmensberater zu einer Firma gehen und Sachen vorbereiten die Unternehmen die die Mitarbeitergespräche für also die Software ist
[00:38:41] Frank Hahn: unheimlich also es unheimlich viel Know-how drin was mir also auch als Unternehmer sehr viel bringt.
[00:38:48] Frank Hahn: Kostet natürlich jedes Modul Geld aber ich selber gebe das Geld einfach aus und sparen damit ja vielen ja vielleicht ein andermal anderen Berater oder sowas in Richtung also ich nutze die Software viel für mich selbst im Haus.
[00:39:03] Claas: Sie Fuchs wir haben jetzt nie den Namen genannt sollst dabei bleiben oder wollen wir jetzt Ross und Reiter benennen.
[00:39:12] Frank Hahn: Ja also im Endeffekt ist es sich so mal die Firma alchimedus die letztendlich diese Unternehmensberater Software und die Qualitätsmanagement Software entwickelt hat wir haben den Namen jetzt nie benannt beim Essen ich ja eigentlich als,
[00:39:26] Frank Hahn: reden aber wenn es um das Thema,
[00:39:29] Frank Hahn: weitergehend Unternehmensberatung geht also wenn der Steuerberater dann sagte ich will weitere Module haben spätestens dann kommt er mit dem Namen alchimedus in in.
[00:39:39] Frank Hahn: Berührung genau schwierig.
[00:39:41] Frank Hahn: Er spielt dann kommt er mit der Firma alchimedus in Berührung und wird daneben sehen was da für Know-how in der Software ist also wir können uns auch jederzeit mal zeigen wenn heute einer bei uns ist,
[00:39:52] Frank Hahn: mach mal halt die Software mal auf und zeig mal was da eigentlich alles drin ist und es sind mehrere hundert Beratungs komplexe abgebildet die mir halt von einem Unternehmensberater einkaufen kann ist alles abgebildet.
[00:40:06] Sabina Ochmann: Wollte ich nur vielleicht ergänzen dass es halt diese zweierlei softwerk gibt einmal dieses.
[00:40:11] Sabina Ochmann: Linea B für die Unternehmensberater was sie ja auch zu der Schwachstellenanalyse mal verwenden können und dann gibt es noch diese kleine Software also die Akku M3,
[00:40:21] Sabina Ochmann: gobd Direktsaft werde dann im optimalsten Fall direkt bei dem Unternehmen landet,
[00:40:28] Sabina Ochmann: da die Verfahrensdokumentation erstellt und versioniert wird ja und somit kommen wir dann natürlich auch zu der Steuerberater Bindung weil das muss natürlich dann auch,
[00:40:37] Sabina Ochmann: aktuell gehalten werden das heißt wenn der Unternehmer jetzt nicht in der Lage ist oder aus Kapazitätsgründen oder er traut sich einfach nicht und sagt,
[00:40:45] Sabina Ochmann: ich bräuchte jemanden noch an meiner Seite der einmal im Jahr kommt
[00:40:49] Sabina Ochmann: guckt ob das dann alles stimmt oder bei Mitarbeiterwechsel oder noch einen neuen Schnittstelle oder verschiedenen Prozessen die einfach im Unternehmen stattfinden
[00:41:01] Sabina Ochmann: da kann es sich entweder den Unternehmensberater oder auch den Steuerberater zu Hilfe holen und
[00:41:06] Sabina Ochmann: diese Serviceleistungen ich würde jetzt einfach das alle Serviceleistungen benennen.
[00:41:12] Frank Hahn: Es geht ja nicht nur darum die Verfahrensdokumentation zu erstellen sondern auch zu pflegen,
[00:41:16] Frank Hahn: und euer jede Dokumentation dich einmal erstellt habe werde ich wahrscheinlich auch im Laufe der Zeit pflegen des könnte der man dann natürlich selber machen aber wir wissen alle dass der Mandant immer Stau ist vor so Sachen und dann habe ich da natürlich auch immer ein Folgegeschäft.
[00:41:31] Claas: Ein. Soll ich noch gerne aufgreifen weil habe ich auch erst
[00:41:35] Claas: kürzlich realisiert wahrscheinlich als Letzter aber egal wir haben eben gesagt Versionierung ich kann dich einfach eine Dokumentation als
[00:41:44] Claas: kann ich einfach ein Word-Dokument voll schreiben als meine Verfahrensdokumentation wenn sich was ändert dann über schreibe ich das mit den neuen Informationen sondern ich muss ja immer eine Dokumentation haben für ein Zustand irgendwann mal bei mir geherrscht hat wenn sich der,
[00:41:57] Claas: Zustand ändert muss ich das neu beschreiben ob ich kann das alte nicht wegwerfen oder überschreiben sozusagen na ich muss ja immer und das ist das,
[00:42:06] Claas: was sie mit Versionierung mein.
[00:42:07] Sabina Ochmann: Genau das alte bleibt da ich in der jetzt die die aktuellen Daten oder was sich jetzt gerade in in den Prozessen im Unternehmen geändert hat und dann habe ich die neueste Version.
[00:42:19] Frank Hahn: Und die alte Version muss bis zum Ende der abholungsfrist aufbewahrt bleiben.
[00:42:23] Claas: Wo denn eigentlich wo kann ich dir dann sicher digital ablegen oder überhaupt ablängen.
[00:42:27] Frank Hahn: Also wir arbeiten gerade daran dass mit dem Rechenzentrum finden,
[00:42:31] Frank Hahn: um die dort abzulegen momentan ist es so gestrickt es gibt eine Berater Software auf der kann ich beliebig viele Projekte am laufen haben
[00:42:41] Frank Hahn: und es gibt dann eine Mandanten Software die dann letztendlich ist fertig geprägt bei Mandanten importiert und dort die erste Version ist,
[00:42:48] Frank Hahn: und momentan wird es halt dann auf den Mandanten System laufen.
[00:42:53] Frank Hahn: Und wir suchen also hier gerade oder nichts mehr lange dauern dann gibt’s ja in der Cloud Datenbank.
[00:43:00] Claas: Weil wenn der Mandanten Betrieb abbrennt dann ist auch die Dokumentation Ford Stunde.
[00:43:04] Frank Hahn: Ja aber das ist das ist ja schon so dass Teil unserer Verfassung gesund ist ja das Thema Datenschutz und IT Sicherheit also wenn die Dokumentation fertig ist dann sollte das Abbrennen eines Mandanten Betriebes kein Problem mehr sein weil dann hätte er nicht nur die Verfahrensdokumentation verloren sondern alles andere auch.
[00:43:19] Frank Hahn: Also das Thema Datenschutz und IT Sicherheit und Datensicherheit ist Teil der Dokumentation ja,
[00:43:25] Frank Hahn: zwingend Teil der Dokumentation und dann sollte das eigentlich kein Problem mehr sein.
[00:43:29] Claas: Ja okay gut da sind wir wieder bei den Prozessen weil bei Verbesserung direkt bei Mandanten im Betrieb.
[00:43:36] Claas: Die man ansprechen kann dank so einer bürokratischen Vorgabe wie Verfahrensdokumentation also so muss man das vielleicht einfach mal sehen ob vielleicht.
[00:43:46] Frank Hahn: Also mehr schafft vielleicht im Idealfall Zuschuss gestützt eine Verbesserung der Prozesse der Mandanten eine Verbesserung einer Professionalisierung der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater um und wenn es dann zum Schluss im schlimmsten Fall,
[00:44:00] Frank Hahn: der Mandanten 1000 € gekostet hat er dafür aber Finanzamt sicher aufgestellt ist dann ja hatta man and win win Situation für alle Beteiligten.
[00:44:09] Claas: Okay also ich interessiere mich für Ihr System ich möchte mich von den Schuhen lassen ich möchte die Software einsetzen auf was für Kosten kann ich mich einstellen.
[00:44:18] Frank Hahn: Also wie Leute zu unseren 2-Tages Schulungen kommen die das kostet momentan 680 € für diese zwei Tage inklusive Verpflegung wenn wir eine hausinterne Schulung machen oder wenn es Kanzlei das müssen einfach in die Mail absprechen wenn jetzt Sachen.
[00:44:33] Claas: Ist nicht nur nicht nur in Heustreu sondern sie machen das so da wo gebraucht.
[00:44:37] Frank Hahn: Wir würden das da machen muss gebraucht wird können wir würden auch zu den in Ballungszentren kommen wenn wir wissen das sind jetzt vier fünf Interessenten auf einem Haufen an einer Stelle an einem Ort sag muss mal,
[00:44:48] Frank Hahn: schöne gibt mehrere Interessenten an einem Ort dann wird man durch auch in die Nähe kommen.
[00:44:54] Claas: 680 € für die zweitägige Schulung was kostet die Software was für ein Preismodell gibt es da.
[00:45:01] Frank Hahn: Also bei der Software muss man unterscheiden wir haben einmal die Software die der Berater einsetzt die besorgte der Berater einsetzt die ist,
[00:45:09] Frank Hahn: sind beliebig viele Projekte drauf abwickelbar ich könnte 20-50 Verfahren zur Nation gleichzeitig nebeneinander bearbeiten wenn die Dokumentation dann fertig ist und so dem Kunden rausgeht auf die Kunden Software die daneben auch.
[00:45:24] Frank Hahn: Die kundendokumentation hat und von da aus auch versioniert dann kostet es 200 € einmalig für den Kunden und 60 € im Jahr an.
[00:45:33] Frank Hahn: Baitservice.
[00:45:34] Claas: Von dieser dieser wird’s Software sozusagen die bei ihnen läuft die kostet mich als Steuerberater wie viel.
[00:45:39] Frank Hahn: 100 € im Monat.
[00:45:41] Claas: 100 € Monat und darauf kann ich dann so viele Projekte laufen lassen wie ich will wenn ich eins noch draußen gebe zum Mandanten dann muss der einmal 200 € bezahlen und wenn es behalten und pflegen will 60 €,
[00:45:53] Claas: Pflege im Jahr.
[00:45:55] Claas: Sie hat mir vorhin erzählt dieses Preismodell ist jetzt angepasst auf die Steuerberater weil normalerweise wird es über Unternehmensberater verkauft die auch Provision kassieren dürfen und dann höhere Preise nehmen.
[00:46:08] Claas: Bei ihnen ist das ein bisschen abgespeckt weil sie als Steuerberater keine Provision nehmen dürfen und können.
[00:46:15] Frank Hahn: Also natürlich kaufte er Steuerberater bei uns die Software zu 200 € ein wie es weiterverkaufen will steht.
[00:46:23] Frank Hahn: Ihm ja dann zu wenn er jetzt praktischen Unternehmensberatungsfirma aus gegründet hat und es über das Thema Unternehmensberatung abwickeln kann die Unternehmensberater verkaufen unter Software üblicherweise für 400 € und stecken den Rest als Martin noch mit ein.
[00:46:38] Frank Hahn: Es kommt aber auch vor kommt auch vor dass Unternehmensberater daneben sagen ich gebe die Software für 200Euro weiter weil ich das in den in den Zuschuss top einfach mit unterbringe.
[00:46:47] Frank Hahn: Da sind die Unternehmensberater viel freier als die Steuerberater weil der Kai fachliche regular regular.
[00:46:55] Claas: Genau kann ich als Kanzlei das oft so ein so ein Szenario kann ich das auch in meinem Kanzlei Design weitergeben oder gebe ich da irgendwie die Müller GmbH Software dann weiter.
[00:47:08] Sabina Ochmann: Nee es besteht ja auf jeden Fall die Möglichkeit die Software auf die eigene Kanzlei zu Bränden mit den eigenen Logo und das ist natürlich auch mit Kosten verbunden aber die die Möglichkeit besteht.
[00:47:23] Claas: Sie verschaffen mir ein System mit dem ich Verfahrensdokumentation erstellen kann sie liefern mir eine Software dazu die sie auch weiterentwickeln und pflegen sie vermitteln mir.
[00:47:36] Claas: Wissen wie ich Fördermittel Töpfe für meine Mandanten anzapfen kann und das letzte Woche auf ich noch in Auswahl das hat sie mir auch ein Vorgespräch gesagt sie haben auch die Möglichkeit,
[00:47:48] Claas: sich ihre Kunden die Möglichkeit sich zertifizieren zu lassen als GoBD Berater oder.
[00:47:56] Claas: Was hat es damit auf sich.
[00:47:57] Frank Hahn: Ja das gibt jetzt endlich die Möglichkeit wir schulen ja die Leute Bier
[00:48:04] Frank Hahn: bieten dann auch die Möglichkeit sich zertifizieren zu lassen als gobd-direkt.de Debitel Gutachter,
[00:48:10] Frank Hahn: ob es jetzt ein wahnsinnig toller Titel ist ja oder nein muss halt jeder für sich entscheiden
[00:48:14] Frank Hahn: wir haben die Leute geschult wir lassen uns dann mindestens zwei Dokumentationen vorlegen und wenn wir der Meinung sind die Dokumentation sind in Ordnung dann würden wir auch dieses dieses Zertifikat rausgeben als
[00:48:27] Frank Hahn: Zeige bitte der Gutach.
[00:48:29] Claas: Das kann ich dann noch meine Homepage Pappen kannst mir an die Wand hängen und meinen Mandanten so zeigen Thema Verfahrensdokumentation bist du gut bei mir auf.
[00:48:39] Sabina Ochmann: Genau also der Berater der ZDV
[00:48:41] Sabina Ochmann: zertifizierte gobd-direkt.de VIII der bekommt von uns ein Zertifikat und auch ein Siegel den Anhalt auf der Homepage verwenden kann der ist dann nur auf
[00:48:52] Sabina Ochmann: nur auf zwei Jahre begrenzt
[00:48:55] Sabina Ochmann: weil wir der Meinung sind dass es wissen natürlich immer aufgefrischt werden muss und es gibt ja halt so viele Änderungen im Steuerrecht dass wir dann gerne noch mal über das Thema mit den Gutachter sprechen werden damit.
[00:49:08] Claas: Was es gibt eigentlich kaum ein Siegel ohne Verfallsdatum also Auffrischung ist da Pflicht.
[00:49:14] Frank Hahn: Kann man zumindest zeigen dass man das ganze mal geschult gekriegt hat und auch mal ja jemand über die arbeit drüber geguckt hat dem man macht und das ist mehr als woanders eben besser wie nichts.
[00:49:26] Claas: Okay wenn ich mich dafür interessiere wo kann ich mich am besten vorab informieren Ihre Internetseite ist.
[00:49:34] Sabina Ochmann: Am besten besuchen Sie die Internetseite www.gop.de direkt.de oder Sie schreiben uns eine E-Mail an Sekretariat gobd-direkt.de.
[00:49:47] Claas: Hocke die Webseite der Kanzlei packe ich zusätzlich noch in die schauen also es gibt keinen Grund irgendwas mitzuschreiben einfach in den Shorts müssen wischen und klicken dann kommt man da ganz einfach hin.
[00:49:58] Claas: Also sie haben ein System entwickelt und sie haben es auch aus aus Eigeninteresse verrückt und nicht nur weil sie damit entwickelt nicht nur weil sie damit reich werden sollen wollen sondern weil sie damit auch ihre ihre eigenen Mandanten verarzten das heißt.
[00:50:12] Claas: Was in dieser Verfahrensdokumentation landet ist das was aus Sicht einer Steuerkanzlei da auch rein gehört oder gibt es ein Punkt den wir wollen Sie gerne noch aufgreifen nämlich.
[00:50:22] Frank Hahn: Ist immer Lohnbuchhaltung genau also wir haben auch einen Prozess zur Lohnbuchhaltung drin weil ich selber immer der Meinung bin jeder interpretiert diese GoBD immer nur im Bereich FiBu aber da steht nirgendwo,
[00:50:33] Frank Hahn: das ist ne ist ein BMF-Schreiben für die Dauer belegablage und wenn heute lohnsteueraußenprüfer kommt für den gelten die GoBD genauso und deswegen beschreiben wir auch das Beleg Ablagesystem zur Lohnbuchhaltung,
[00:50:45] Frank Hahn: und es ist natürlich ganz klar immer wichtig auch diese Schnittstellen Lohnbuchhaltung finanzbuchhaltung,
[00:50:51] Frank Hahn: in der Lohn in der Finanzbuchhaltung passiert was das die Lohnabrechnung eigentlich bräuchte dann müssen irgendwie pauschale Steuern auf irgendwas abgeführt werden was die Finanzbuchhaltung will ach diese Zusammenarbeit Finanzbuchhaltung Lohnbuchhaltung,
[00:51:03] Frank Hahn: hi könnte mit unserer Software beschreiben wobei das eigentlich nicht so viel mit dem Mandanten Betriebs tun hat nur wenn der Mandanten Betrieb so groß ist dass er die Finanzbuchhaltung Lohnbuchhaltung selber macht
[00:51:12] Frank Hahn: dann werde ich natürlich eine wichtige Schnittstelle des in der Verfahren Operation zu beschreiben ansonsten beschreibt mir das in der in der Stelle wo wir die Zusammenarbeit geregelt haben zwischen Steuerkanzlei und.
[00:51:22] Claas: Was mein System gefällt ist gleich der Gedanke der Kooperation weil die Kanzleien die ich kenne.
[00:51:31] Claas: Die haben endlich alle so viel zu tun was sie sagen ich würde gerne aber ich kann nicht ich kriege es zeitlich nicht hin
[00:51:37] Claas: ich könnte noch drei Leute einstellen und wir würden vielleicht schneller vorankommen aber wir werden trotzdem nicht alles schaffen am aber sie haben in ihren Systemen gleich die Zusammenarbeit die mögliche zusammen aber ist keine Flechtner sich mögliche Zusammenarbeit mit Unternehmensberatern.
[00:51:52] Claas: Integriert dass sie sagen können wir haben das steuerliche Know-how von uns wir haben die vielleicht,
[00:51:59] Claas: nötigen Zertifikate für die Fördermittelberatung bei dir Unternehmensberater und gemeinsam können wir uns Arbeit und Ertrag teilen und im Mandanten eine Reihe von Vorteilen bieten eben halt.
[00:52:11] Claas: Steuerliches wissen unternehmerisches Wissen.
[00:52:14] Sabina Ochmann: Die Prozessoptimierung.
[00:52:15] Claas: Die Prozessoptimierung genau.
[00:52:18] Frank Hahn: Also die Firma alchimedus aus der die Unternehmensberatung Software kommt die hat deutschlandweit
[00:52:23] Frank Hahn: mehrere hundert Unternehmensberater die mit dieser Software arbeiten und jetzte über diesen Archimedes Kreis wird man auch deutschlandweit Unternehmensberater vermitteln können die sich dann letztendlich auch mit dem Thema GoBD und Verwandte Mutation
[00:52:36] Frank Hahn: beschäftigen Betten.
[00:52:38] Claas: Also wer.
[00:52:39] Frank Hahn: Und unsere Idee dahinter ist letztendlich die fachliche Oberaufsicht hat natürlich der Steuerberater das Mandat hat und der Unternehmensberater erstelltes,
[00:52:48] Frank Hahn: rechnet es dann ab über Zuschuss Töpfe und der Steuerberater muss natürlich dann gewisse Zeit aufwenden um ihr mal rein zu gucken zu sagen ihr wollt es ist,
[00:52:58] Frank Hahn: steuerrechtlich in Ordnung was ihr gemacht habt und diese Zeit muss der Steuerberater durch zum Schluss abrechnen und und und vergütet gekriegt und so hat der Steuerberater zum Schluss vielleicht genauso viel Gewinn wie wenn er die Verwandlung mein Sohn von in seinen Mitarbeitern selber hätte machen lassen.
[00:53:12] Sabina Ochmann: Der größte Gewinner ist aber dann der Mandant also der Kunde der erstens seine Verfahrensdokumentation hat der Finanzamt sicher ist bei der nächsten,
[00:53:22] Sabina Ochmann: Prüfung der sich Gedanken über seine Prozesse in der Firma gemacht hatte und der natürlich die optimiert hat ja und jede Beratung.
[00:53:32] Sabina Ochmann: Ist dann oft dann Anlass für die nächste Beratung weil wir stellen so viele Schwächen vor
[00:53:41] Sabina Ochmann: dass das ist einfach mal weiter optimiert in dem Unternehmen sein werden kann.
[00:53:46] Claas: Gut okay dann.
[00:53:48] Claas: Kann man doch sagen von zusätzlichen Bürokratieaufwand hin doch zu einem individuellen Vorteil für die Mandanten und das ist im Grunde der Verkaufs Hebel bei dieser ganzen Geschichte.
[00:54:01] Frank Hahn: Ja natürlich wenn die Pflicht zur Kür wird dann macht richtig Spaß.
[00:54:06] Claas: Gutes Schlusswort ich glaube das kann ich so stehen lassen okay gut herzlichen Dank.
[00:54:07] Musik