• 2. Januar 2020

Zeit erkaufen für die Verfahrensdokumentation (Werbung)

Zeit erkaufen für die Verfahrensdokumentation (Werbung)

Zeit erkaufen für die Verfahrensdokumentation (Werbung) 1024 608 Steuerköpfe

Lieber keine Verfahrensdokumentation (VFD), als eine hastig zusammenkopierte. Denn diese dokumentiert Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Eine gute VFD braucht Zeit, sagt StB Frank Hahn. Und zum Auftakt seiner Serie über die VFD erklärt er, wie man sich diese Zeit kaufen kann.

Warum ich mich seit Jahren intensiv mit GoBD und somit auch VFD beschäftige erfahren Sie auf GOBD-Direkt.de bei „Über uns“.

Wir haben in meiner Kanzlei mit den Mandanten angefangen, die am dringendsten eine Verfahrensdokumentation brauchen: Das sind die Hotel- und Gastro-Mandanten und andere bargeldintensiven Betriebe.

Gründlich oder gar nicht

Dabei haben wir schnell gemerkt, dass die Erstellung zeitaufwändig ist. Die Prozesse, zu denen man berät und die man beschreibt, müssen gemeinsam mit dem Mandanten erarbeitet werden – alles andere ist zum Scheitern verurteilt.

Gerade die bargeldintensiven Betriebe brauchen sehr viel Hilfe und Sorgfalt bei der Dokumentation ihrer kaufmännischen Prozesse (Kasse). Die Dokumentation muss von unten aus den Betrieben wachsen, sonst wird es dort weder akzeptiert noch gelebt. Eine „schnell-schnell VFD“, die den Betrieben von außen übergestülpt wird, kann eines Erachtens nur zu Problemen führen.

Dass eine VFD richtig und funktional sein muss, versteht sich von selbst. Auf zwei Aspekte, die die Unternehmer stark in die Pflicht nehmen, möchte ich hinweisen:

Neue Tatbestände in der AO

Ein nicht funktionierender Kassenprozess ist schon für sich allein ein Bußgeld-Tatbestand (geahndet mit bis zu 25.000 Euro). Und ergänzend zu §146a AO (sog. Kassengesetz II) wurden in §379 AO neue Tatbestände der Steuergefährdung eingeführt: Demnach handelt ordnungswidrig, „wer vorsätzlich oder leichtfertig […]

  1. entgegen § 146a Absatz 1 Satz 1 ein dort genanntes System nicht oder nicht richtig verwendet,
  2. entgegen § 146a Absatz 1 Satz 2 ein dort genanntes System nicht oder nicht richtig schützt oder
  3. entgegen § 146a Absatz 1 Satz 5 gewerbsmäßig ein dort genanntes System oder eine dort genannte Software bewirbt oder in den Verkehr bringt“

Die IKS-Falle

Eine VFD enthält immer auch ein Internes Kontroll System (IKS). Das verschärft die strafrechtliche Lage meines Erachtens deutlich.

Unternehmer mit einer schlechten VFD werden im Fall einer Prüfung nicht auf den vergleichsweise milden Vorwurf der fahrlässigen Steuerverkürzung hoffen dürfen, sondern werden sich wahrscheinlich mit Vorwürfen der grob fahrlässigen oder gar vorsätzlichen Steuerhinterziehung konfrontiert sehen.

Denn: Wenn ich ein eigenes IKS habe, das sicherstellen soll, dass alle Bareinnahmen erfasst werden und es werden dann doch Einnahmen nicht erfasst, kann es kaum noch „aus Versehen“ passiert sein. Entweder funktioniert das IKS nicht (das wäre grob fahrlässig) oder es geschah sogar vorsätzlich.

Genau deshalb sage ich: lieber keine VFD als eine falsche. Wenn ich keine VFD habe, finde ich in der Abwehr-Beratung heute vielleicht noch genügend Argumente, aber nicht für eine Firma, die gegen ihre eigens festgehaltenen Prozesse verstößt.

Eine fehlende VFD führt aber ja möglicherweise – und in bestimmten Regionen in Deutschland ist das schon so – zu Zuschätzungen durch das Finanzamt. Deshalb kann es nur einen Weg geben: eine gute, hochwertige VFD. Aber woher die Zeit dafür nehmen?

Zeit ist Geld, Geld ist Zeit

Wir holen uns die Zeit über die öffentlichen Zuschüsse im gewerblichen Bereich. In Bayern sind das beispielsweise 50 Prozent auf maximal 3.000 Euro, in den neuen Bundesländern sogar bis zu 80 Prozent.

Wir erstellen seit März VFD mit unserer GoBD-direkt-Software, haben mittlerweile mehrere Schulungen abgehalten und die Erfahrungen in die Software eingearbeitet. Seit dem August-Update ist die Software marktreif.

Sie leitet uns strukturiert durch die individuell angemessene Datenerfassung für die VFD. Gleichzeitig und ohne zusätzlichen Aufwand werden die erfassten Daten genutzt, um die Beratungsberichte zu erstellen, die bei der BAFA für die Abrechnung der Zuschüsse nötig sind.

Die Zuschüsse erkaufen dem Mandanten Beratungszeit. Als Berater habe ich dadurch mehrere Tage Zeit, um die kaufmännischen Prozesse zu beschreiben, zu verbessern und die VFD in der gebotenen Qualität zu erstellen.

GOBD-direkt ist ein System für Verfahrensdokumentationen, das die nötige Zeit für Qualitätsarbeit schafft und gleichzeitig den Beratern die Vermarktung der VFD erleichtert.

Informieren Sie sich weiter auf gobd-direkt.de oder sprechen Sie mich an!!

Ihr StB Frank Hahn