• 28. Februar 2020

StB Frank Hahn über Insellösungen und die Verfahrensdokumentation (Werbung)

StB Frank Hahn über Insellösungen und die Verfahrensdokumentation (Werbung)

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Viel Interesse und Zuspruch erlebte StB Frank Hahn als Aussteller auf der StB-Expo in Köln. Selbst ist er auch begeistert von den Entwicklungen und Angeboten in der Branche. Er sieht aber ein Problem mit der Vielzahl der Angebote. Welches das ist, schildert er im dritten Teil seiner Artikelserie über die Verfahrensdokumentation.

Zunächst möchten wir von GoBDDirekt uns bei allen bedanken die uns auf der 1. StB Expo in Köln besucht haben.

Wir sind immer noch total überwältigt von dem riesigen Interesse an unserem Stand bzw. unserer Software. Wir wurden regelrecht überrannt. Das zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Teilweise standen über 20 Personen Schlange und mussten lange Wartezeiten in Kauf nehmen, um mit uns zu sprechen. Sollten noch Fragen offen geblieben sein, stehen wir natürlich auch im Nachgang gerne und jederzeit zur Verfügung:

sekretariat@gobd-direkt.de

Schulungen in Ihrer Nähe!

12. und 13.3. in Bad Neustadt – 20.4. in NRW und Fulda – 11. und 12.5. in München – 18.6. in NRW und Fulda – Und jederzeit auch nach individueller Vereinbarung!

Aus den vielen Gesprächen haben wir herausgehört, dass unser Produkt konkurrenzlos gut ist. Es ist prozessorientiert und intuitiv bedienbar und deutlich günstiger als Konkurrenz-Systeme. Die jahrelange Erfahrung, die in der Software steckt ist ein großes Plus.

Ein gutes und günstiges Werkzeug

Das sagen auch die Kundenstimmen, die wir vor der Messe einfangen konnten. Der beste Beweis ist aber, dass wir immer wieder neue Kunden gewinnen, die vorher sehr komplizierte Anwendungen einsetzten. Hier hören wir immer nur Lob für unser Produkt.

Erwachsene Software ohne Kinderkrankheiten.

Beeindruckt waren die StB-Kollegen auch von den weiteren Möglichkeiten der Software. Wir machen nicht nur die Verfahrensdokumentation (VFD), sondern bieten – optional – den Einstieg in die Unternehmensberatung und den Zugang zu Fördertöpfen.

Denn die Erstellung einer VFD ist eine Optimierung der kaufmännischen Prozesse des Mandanten. Diese wird mit 50 bis 80 Prozent der Beratungskosten gefördert.

VFD Auslagern? Kein Problem!

Auf der Messe haben wir aber auch gehört, dass sich einige StB-Kollegen aus Kapazitätsgründen nicht selbst um die VfD ihrer Mandanten kümmern können, sondern dies gerne outsourcen möchten. Auch dafür haben wir eine Lösung.

Wir suchen für Sie den passenden Kooperationspartner, der mit Ihnen zusammen dieses Problem löst. Sprechen Sie uns einfach an. Wir haben Kontakt zu hunderten Unternehmens- oder IT- Beratern deutschlandweit und würden gemeinsam mit Ihnen nach dem passenden Partner für Sie und Ihre Mandanten suchen.

Andererseits suchen wir auch ständig Kooperationspartner für eben dieses Netzwerk. Jede VFD beginnt mit der Digitalisierung der kaufmännischen Prozesse beim Mandanten, deshalb sind IT-Consultants geborene Partner für unser Netzwerk.

Digitaler Werkzeugkasten

Eine Sache hat mir auf der Messe dennoch zu denken gegeben:

Dort waren sehr viele Start-ups mit immer wieder neuen Digitalisierungs-Ideen vertreten – kaum zu glauben was die kleinen Helferlein alles können.

Leider sind das eben meistens nur „Insellösungen“. Eine App/Cloud-Anwendung löst ein spezielles Problem. Selten werden bestehende Systeme erweitert.

Meines Erachtens wird es langfristig durchaus Probleme geben, wenn man viele solcher Anwendungen nutzt, die alle GOBD-relevante elektronischen Belege erzeugen und archivieren:

Daten-Babel

Angenommen ich habe eine Reisekosten-App hier und eine Foto-App da, dann noch eine Zeiterfassungs-App für die Mitarbeiter, eine App für das online-Konto, eine cloud-Anwendung für Belegverarbeitung und dieses und jenes und nicht zuletzt auch noch eine Verfahrensdokumentation usw. usf. – ganz zu schweigen von meinem Hauptsystem.

Ohne Übertreibung kommen schnell bis zu zehn Datenbanken zusammen, die alle bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen revisionssicher archivieren und Zugriff bieten müssen. Wenn man sich aber mit der durchschnittlichen Lebensdauer von Start-ups beschäftigt oder recherchiert, wie viele es tatsächlich langfristig „schaffen“ fragt man sich automatisch: „Wie kann ich meine Aufbewahrungspflichten erfüllen?“

Die Datev-connect online Schnittstelle bietet meiner Meinung nach auch keine Lösung. Dort werden ja eigentlich nur Kopien von elektronischen Belegen aus anderen Systemen (Vor- oder Nebensysteme) gesammelt. Es sind weder die originär elektronischen Belege, noch sind diese vollständig, weil ja nur der Teil kopiert wird, der für die Buchungssätze gebraucht wird. Viele GoBD-relevanten Informationen bleiben nur im Original-System.

Das ist ein kaum beachtetes Problem, das mir bei der Erstellung von VFDs auffällt. Nicht nur, dass jede zusätzliche Anwendung auch in der VFD inkl. Schnittstelle usw. beschrieben werden muss, sondern dass ich beim Thema Datensicherheit damit ein ungutes Gefühl bekomme.

Wie kann ich die Verfügbarkeit meiner Daten sicherstellen? Gerade wenn ich mit Start-ups zusammenarbeite? Meine Daten liegen oft auf deren Servern – wenn jemand (und sei es der Insolvenzverwalter) den Zugang kappt, weil er z.B. die Hosting Gebühren oder die Stromrechnung nicht mehr zahlen kann, habe ich als Unternehmen das Problem.

Ich will die vielen kleinen Helferlein nicht verteufeln – ich freue mich selbst über jede sinnvolle Hilfe, aber weil ich mich mit VFD beschäftige und dort auch das Thema Datensicherheit eine Rolle spielt, gehe ich vorsichtiger damit um.

Wir von GoBDDirekt legen unsere Verfahrensdokumentation übrigens nicht auf unseren Servern, sondern im Hauptsystem des Mandanten ab. So hat er seine Daten immer im Zugriff.

Für Fragen stehe ich telefonisch und persönlich gern bereit. Und selbstverständlich können Sie sich unser Tool auch online präsentieren lassen. Sprechen Sie mich einfach an: sekretariat@godb-direkt.de

Mit freundlichen Grüßen

Ihr StB Frank Hahn