• 21. Juni 2020

Digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant (Werbung)

Online-Finanzprozesse – in Krisenzeiten erfolgsentscheidend

Digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant (Werbung)

Digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant (Werbung) 1024 538 Steuerköpfe
StB Christian Deák

Kontaktsperren und Mobilitätseinschränkungen – aufgrund von COVID19 steigt die Bedeutung von Prozessen und Lösungen für die digitale Zusammenarbeit aktuell auch im Bereich der Finanzbuchhaltung stark an. Denn sie sind die zentrale Voraussetzung dafür, dass Business-Prozesse auch im Homeoffice und trotz Social Distancing weiterhin funktionieren und Unternehmen und Kanzleien handlungsfähig bleiben. Einer der Vorreiter der Branche ist die DHW Steuerberatungsgesellschaft aus Oberhausen. Die vollständig digitalisierte Steuerberatungskanzlei zeigt, wie komfortabel sich die Zusammenarbeit mit Mandanten mithilfe intelligenter Software-Tools komplett online gestalten lässt.

von Patrick Nassall, Marketing Manager in der Haufe Group

Laut den Ergebnissen einer brandneuen Studie der Kölner DMEXCO – die größte Kongressmesse für die Digitale Industrie in Europa – sorgt die Corona-Krise für ein langfristiges Umdenken und die Steigerung der Akzeptanz von digitaler Zusammenarbeit: So rechnen 70 Prozent der deutschen Umfrage-Teilnehmer damit, dass sich das Tempo der digitalen Transformation durch die Corona-Pandemie beschleunigt. Die Akzeptanz von Homeoffices steigt nach Ansicht von 85 Prozent der Befragten in Deutschland, außerdem werden nach Einschätzung der Experten Tools für die virtuelle Zusammenarbeit auch nach der Pandemie immer wichtiger, während die Reisetätigkeit wohl auch langfristig sinken wird. Damit eine Kanzlei vom Aufwind der digitalen Transformation profitieren kann, ist es notwendig, die Veränderungen rechtzeitig im eigenen Geschäftsmodell widerzuspiegeln.

Wer auf digitale Prozesse setzt, gewinnt die Mandate der Zukunft

Mandanten auf ihrem Weg zu digitalen Organisationsabläufen zu begleiten und zu beraten – darin sieht Christian Deák, Inhaber der DHW Steuerberatungsgesellschaft die größte Chance bzw. ein zukunftsfähiges Geschäftsmodell für Steuerkanzleien. Seine Kanzlei, die DHW Steuerberatung wurde in die 80er-Jahren gegründet, als „ganz normale Steuerberatungsgesellschaft“ so Deák weiter. „2016 haben wir dann mit der Transformation in eine digitale und papierlose Steuerberatungs-Gesellschaft begonnen“, erklärt er. Mittlerweile ist die Kanzlei führend in der papierlosen und digitalen Zusammenarbeit mit Mandanten und ermöglicht diesen einen komplett digitalen Workflow – von der digitalen Terminvereinbarung über Online-Besprechungen bis hin zu digitalen Unterschriften. „Wir haben mittlerweile sogar die digitale Freizeichnung von Steuerklärungen und Bilanzen per Handyapp eingeführt“, erläutert Deák. „Damit gibt es in unserem Workflow keinerlei Medienbrüche mehr, sondern dieser ist jetzt zu 100 Prozent digital – kein Papier mehr, nirgendwo!“

Haben Kanzlei und Mandant einen durchgängig digitalen Workflow aufgesetzt, können sie auf viele clevere Tools zurückgreifen, die ihre Zusammenarbeit optimieren und effektiv gestalten. „Wir haben uns schon sehr früh auf rein digitale Mandate spezialisiert“, so Deák. „Denn wenn sich Steuerberater dem Thema der Digitalisierung verschließen, sehe ich darin die große Gefahr, dass der Mandant außerhalb seiner Steuerberatungskanzlei neue Möglichkeiten der Digitalisierung sucht und eventuell Partner findet, mit denen er in dieser modernen Form besser zusammenarbeiten kann“.

Deutschlandweite, digitale Steuerberatersuche

Damit sich digital arbeitende Mandanten und Steuerberater überhaupt erst finden, bietet lexoffice eine Steuerberater-Suchfunktion. Mit dem praktischen Feature lassen sich deutschlandweit Steuerberater anzeigen, die bereits mit der Online-Buchhaltungslösung arbeiten. Suchende, die keine Belegflut und keine Pendelordner mehr möchten, finden so innerhalb kürzester Zeit einen Steuerberater, der zu ihnen passt und ebenfalls auf digitale Zusammenarbeit setzt. Was sonst nur mühsam herzufinden ist, wird auf Sekunden reduziert. Wer Wert auf persönlichen Bezug legt, kann über die Deutschlandkarte ganz einfach einen Steuerberater in seiner Region recherchieren. „Die Funktion bietet Mandanten Zugang zu Steuerberatern wie uns, die in der digitalen Welt angekommen sind und für die Beratung auf digitale Lösungen setzen“, so Christian Deák. „Umgekehrt vermittelt die Suche digital arbeitenden Steuerberatern den gewünschten digitalen Mandantentyp, der Wert legt auf effiziente Zusammenarbeit und mit Reliquien aus der Vergangenheit wie dem Pendelordner nichts mehr anfangen kann“.

Steuerberater-Cockpit: Beratung auf Basis tagesaktueller Finanzdaten

lexoffice-Nutzer haben die Möglichkeit, ihren Steuerberatern darüber hinaus einen direkten Zugriff auf die wichtigsten steuerrelevanten Finanzdaten freizuschalten, was die Zusammenarbeit und Beratung extrem erleichtert. Über dieses so genannte Steuerberater-Cockpit können Steuerberater jederzeit selbständig auf die tagesaktuelle synchronisierten Geschäftsdaten ihrer Mandanten zugreifen. Ebenso sind kostenlose Auswertungen und Finanz-Berichte verfügbar, und auch der Daten-Export in ihre eigene Kanzleisoftware ist möglich. Diese Echtzeitdaten ermöglichen dem Steuerberater eine zeitnahe aktive Beratung, immer auf Basis tagesaktueller Zahlen und unabhängig davon, ob der Mandanten die Lösung als Rechnungsprogramm verwendet oder Selbstbucher ist.

Verfahrensdokumentation für Mandanten auf Knopfdruck

Die für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtende Verfahrensdokumentation gesetzeskonform aufzusetzen, fällt oft gerade Kleinunternehmen schwer. Unterstützung finden sie bei ihrem Steuerberater, der die individuellen Prozesse der Belegablage seiner Mandanten kennt und die Dokumentation entsprechend der GoBD-Anforderungen erstellen kann. Für Mandanten und Steuerberater, die mit digitalen Lösungen wie lexoffice arbeiten, reduziert sich dieser Aufwand auf ein Minimum: Über das Steuerberater-Cockpit lässt sich eine Verfahrensdokumentation zur Belegablage von handels- und oder steuerrechtlichen Belegen ganz praktisch als offene Word-Datei herunterladen. Die benötigten Daten werden dazu automatisiert aus der Software entnommen. „Die Verfahrensdokumentation macht ebenfalls deutlich, wie moderne Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant funktioniert“, so Christian Deák. „Der Mandant muss sich nicht mit den komplexen Verfahren und Begrifflichkeiten auseinandersetzten. Der Steuerberater erhält auf Knopfdruck eine aktuelle Verfahrensdokumentation, die er im Bedarfsfall mit seinem Know-how ergänzen kann und im persönlichen Beratungsgespräch seinem Mandanten erläutert.“

Digitale Tools optimieren die Beratungsleistung

Lösungen für die digitale Zusammenarbeit von Steuerberatern und Mandanten sorgen nicht nur dafür, dass sowohl Finanzbuchhaltung als auch Beratungsleistung orts- und zeitunabhängig trotz Kontaktsperren und Mobilitätbeschränkungen weiterhin möglich sind. Darüber hinaus bergen sie Chancen auf hohe Kostenersparnisse, mehr Effektivität und eine Optimierung der Prozesse zwischen Mandant und Steuerkanzlei. „Das persönliche Gespräch und die individuelle Beratung nehmen in dem Maße zu, wie der Zeitaufwand für Verwaltungstätigkeiten sinkt“, weiß Christian Deák. „Digitale Kanzleien profitieren daher von einem gestärkten Kontakt zu ihren Mandanten“, so Deák weiter. Und das ist wichtig, denn das Know-how des Steuerberaters wird in Zukunft mehr denn je gebraucht. Nicht nur weil Steuergesetze immer komplizierter werden, sondern auch, weil der Steuerberater immer mehr zum Mittler, Berater und engen Verbündeten des Mandanten wird.

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