• 21. Juni 2020

Newsletter Ausgabe 2-2009 vom 21.02.2009

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Newsletter Ausgabe 2-2009 vom 21.02.2009 150 150 Steuerköpfe

Newsletter Ausgabe 2-2009 vom 21.02.2009

Das Finanzamt kann den Zugriff auf Daten von gesetzlich nicht vorgeschriebenen elektronischen Aufzeichnungen nicht verlangen. So hat der BFH unlängst entschieden. Das ist erfreulich. Doch lässt sich das Urteil auch problemlos in der Praxis nutzen? Lassen sich die Buchführungsdaten so filtern, dass wirklich nur die Daten dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden, für die es eine Aufzeichnungspflicht gibt? Für alle Zugriffsarten, den (un)mittelbaren Datenzugriff sowie die Datenträgerüberlassung ? „Das Finanzamt kann den Zugriff auf Daten von gesetzlich nicht vorgeschriebenen elektronischen Aufzeichnungen nicht verlangen. So hat der BFH unlängst entschieden. Das ist erfreulich. Doch lässt sich das Urteil auch problemlos in der Praxis nutzen? Lassen sich die Buchführungsdaten so filtern, dass wirklich nur die Daten dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden, für die es eine Aufzeichnungspflicht gibt? Für alle Zugriffsarten, den (un)mittelbaren Datenzugriff sowie die Datenträgerüberlassung ? Fragen Sie einmal Ihren Softwareanbieter, ob seine Kanzleisoftware das kann. Vor- und Nebensysteme sind für den Prüfer nun auch tabu: Die Daten des Fakturaprogramms müssen genauso wenig dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden wie die Daten des Reisekostenprogramms. Das sind frohe Botschaften, die Sie als Steuerberater Ihren Mandanten überbringen können. Doch, wenn Daten nicht zur Verfügung gestellt werden müssen, heißt das noch lange nicht, dass Daten nicht zur Verfügung gestellt werden können. Das kann durchaus im Interesse des geprüften Unternehmens liegen. Wenn in den Daten nichts Auffälliges gefunden werden kann, dann ist die Prüfung schneller beendet und der Prüfer früher wieder weg. Wie viele Daten allerdings freiwillig überlassen werden, muss für jedes Unternehmen, für und mit jedem Mandanten individuell entschieden werden. An einer entsprechenden Beratung kommen Sie als kundenorientierter Steuerberater (siehe Literaturhinweis!) hier nicht vorbei. Wenn Sie Ihre Mandanten bisher eine spezifische GDPdU-Beratung vorenthalten haben, dann sind Sie nach dem BFH-Urteil nun besser dran. Kein Einnahme-Überschuss-Rechner kann Ihnen mehr verwerfen, Sie hätten versäumt, ihn auf die Pflicht zur elektronischen Aufbewahrung der Daten seiner Vor-und Nebensysteme hinzuweisen. Wenn Sie dagegen Ihre Mandanten in GDPdU-Fragen besonders engagiert beraten, dann können Sie das auch kundtun. Lassen Sie sich einfach im Partnerportal „“Forum Elektronische Steuerprüfung““ (www.elektronische-steuerpruefung.de) kostenlos in dessen Steuerberaterverzeichnis eintragen. Ihr Gerhard Schmidt“

„Hybrid-Mail bedeutet, dass jeder Postempfänger bestimmen kann, wie er künftig seine Post zu erhalten gedenkt. Will er Teile davon – oder alles – nur noch elektronisch erhalten, dann wird die deutsche Post die bestimmten Teile oder die ganze Post, die für diesen Adressaten bei ihr in Papier ankommt, einscannen, digitalisieren und das digitalisierte Abbild dann per eMail zustellen. Der Adressat kann bestimmen, ob die gescannten Papierdokumente vernichtet oder auch dem Adressaten zugestellt werden sollen. Es wird auch ein Angebot eines eMail-Einschreibens gemacht, bei dem der Absender eine Zustellquittung erhält, wenn der Adressat die mit einer Empfangsquittungsanforderung versehene eMail öffnete. Damit ist eine Zustellung dieser Mail an den Adressaten rechtssicher nachgewiesen. Der umgekehrte Weg von der eMail zum Papier wird gleichfalls angeboten. Auch andere ergänzende Dienstleistungen will die Deutsche Post erbringen. So sollen z.B. bei Rechnungen die Zahlungsdaten ausgelesen und dem Empfänger zur Verfügung gestellt werden. Der kann dann, ganz nach seiner Wahl, die empfangene Rechnung sofort oder zu einem späteren Termin per electronic banking mit einem einzigen Mausklick bezahlen. Für die Auftrags-Finanzbuchhaltung rückt damit das nachstehende Szenario in erreichbare Nähe: (Vergrößerung durch Klick auf Abbildung) Die Steuerkanzlei kann sich auf verschiedene Weise zur Drehscheibe für Rechnungsdaten ihrer Mandanten wandeln, ihre Auftrags-Finanzbuchhaltung modernisieren, dem Mandanten mit weiteren Dienstleistungen einen Mehrwert hieraus bieten, der bisher nicht erreicht werden konnte und noch weitere hochwertige Beratungsleistungen erschließen und anbieten. Die Kanzlei richtet dazu für ihren Mandanten jeweils ein Rechnungseingangs- und ein Rechnungsausgangs-Postfach ein und lässt sich darauf einen lesenden Zugriff schalten. Entweder holt sie die dort eingestellten Rechnungen wöchentlich ab, bucht dann oder sie lässt sich nach Eingang von Dokumenten in diesen Postfächern benachrichtigen und bucht dann zu einem von ihr zu bestimmenden Zeitpunkt. Der Mandant -oder in dessen Auftrag die Kanzlei- bespricht mit seinen Kunden und Lieferanten -allen oder Teilen davon-, künftig elektronisch Rechnungsdaten auszutauschen. Das Rechnungseingangs-Postfach nimmt alle Eingangsrechnungen auf. Dabei ist es egal, ob der Lieferant diese Daten per eMail schickt oder per Papier. Papierrechnungen werden von der Deutschen Post digitalisiert und im sogenannten Botenmodell““ im Auftrage der Lieferanten des Mandanten qualifiziert elektronisch signiert. Der Mandant entscheidet vorher noch, ob er sich die Papierdokumente weiterhin zustellen lassen will. Nötig ist das eigentlich nicht. “ Ausgabe 1/2-2009


Dieser Artikel erschien erstmalig am 21.02.2009 auf der Internetseite von Gerhard Schmidt (IT-Forum steuerberater-mittelstand.de) und wird hier archiviert.