• 30. August 2020

Von „Dokument“-Dokumenten zu Daten-„Dokumenten“

Von „Dokument“-Dokumenten zu Daten-„Dokumenten“

Von „Dokument“-Dokumenten zu Daten-„Dokumenten“ 150 150 Steuerköpfe

Von „Dokument“-Dokumenten zu Daten-„Dokumenten“ Editorial des Email-Newsletters 05-2010 vom 31.05.2010

Bei einer Mandantenbuchführung greifen zwei Daten- und Dokumentkreisläufe ineinander, der des Mandanten und der des Steuerberaters. In welchem Verhältnis stehen diese zueinander? Die traditionelle Perspektive der Kanzlei ist die, dass ihr Datenkreislauf im Mittelpunkt steht. Damit dieser reibungslos funktioniert, hat der Mandant die Kanzlei (nach deren Vorgaben) mit Daten (Belegen) zu speisen und irgendwann später bekommt der Mandant dann irgendwelche Auswertungen. Doch ist dieses Modell noch zeitgemäß? Hat es überhaupt jemals das Verhältnis von Steuerberater und Mandant zutreffend beschrieben? Zweimal nein. Der Steuerberater muss nicht nur für seine eigene Kanzlei eine eine GDPdU-Lösung haben, sondern insbesondere seine Mandanten bei ihrer GDPdU-Lösung unterstützen. Die Bandbreite für den Dialog mit seinen Mandanten ist groß und reicht von der einfachen Information bis zur qualifizierten Beratung. Was immer er mit dem Mandanten vereinbart, er sollte es nur auf der Basis eines schriftlichen Auftrages mit genauer Honorarvereinbarung tun.

„Ein großer Vorteil elektronischer Belege bleibt auch in dieser Lösung erhalten. Einmal digitalisiert oder originärer-digital eingesandt, wird im zentralen Archiv über ein entsprechendes Berechtigung-Zugriffs-Konzept allen, die mit dem Finanzbuchhaltung-Beleg-Datenbestand arbeiten müssen, ein kontrollierter Zugriff gewährt. Vorher aufgewendete Suchzeiten in Aktenordnern entfallen, jeder Beleg steht jeder Zeit zur Verfügung. Das wirkt sich positiv auf die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzleien aus. Alle Belege sind jederzeit digital und lokale vorhanden und können jederzeit visualisiert werden. Ein Belegtransport mit langer Verweildauer der Belege außer Haus oder mit dem Risiko von transportbedingten Belegverlusten entfällt. Auch die Vorbereitung und Durchführung von Betriebsprüfungen funktioniert damit sehr einfach: Beleg- Datenbestand für den Prüfungszeitraum definieren, Zugriffsberechtigungen nur für diesen Datenbestand auf einen PC, der dem Prüfer zur Verfügung gestellt wird, einrichten kurze Erklärung für den Prüfer und die Prüfung kann beginnen. Es gibt hier sehr leistungsfähige und ausgereifte Programme, die auf einen Vorort-ScanService setzen. Dabei werden sämtliche Rechnungen und auch alle Kassenbelege eingescannt und mittels einer OCR Zeichenerkennung gelesen. Das Programm FIBUscan 3 der FIBUdata Softwareentwicklung GmbH beispielsweise entnimmt aus der gescannten Eingangsrechnung und aus den Stammdaten des Kreditors die zur Zahlung der Rechnung benötigten Daten, stellt sie in Form einer Überweisungsmaske auf dem Bildschirm dar. Damit sind eine Reihe von administrativen Tätigkeiten schon beinahe erledigt: die Zuordnung der Rechnung zu einem Kreditoren, die Buchung dieser Rechnung und die Vorbereitung der Rechnungszahlung. Dieses System kam Offene-Posten-Listen und damit Zahlungsvorschlagslisten erstellen. Das kann der Mandant selbst erledigen, er kann es aber auch der Steuerkanzlei überlassen, die diesen Service zuverlässig erbringt und mit dem Mandanten zu vorher abgestimmten Zeiten telefonisch oder in Form einer Videokonferenz bespricht. Für den Buchungskreis Bank werden die Kontoauszugs-Daten automatisch ins System eingespielt und den jeweiligen offenen Posten zugeordnet


Dieser Artikel erschien erstmalig am 31.05.2010 auf der Internetseite von Gerhard Schmidt (IT-Forum steuerberater-mittelstand.de) und wird hier archiviert.