„Serie „“Steuersicher archivieren““ – Zertifizierung eines elektronischen Archivsystems“ „Praxistipps aus dem Buch Steuersicher archivieren““ (Gabler Verlag)“““ Von Thorsten Brand, Stefan Groß, Ivo Geis, Bernhard Lindgens, Bernhard Zöller „Spätestens seit 1995 müssten alle Unternehmen eine haben, eine Verfahrensdokumentation. Gefordert wird diese durch die damals veröffentlichten GoBS. Über eineinhalb Jahrzehnte sind inzwischen ins Land gegangen. Doch, Hand aufs Herz: Haben Sie in Ihrem Unternehmen eine Verfahrensdokumentation? Haben Ihre Mandanten eine Verfahrensdokumentation? Die wenigsten werden wohl mit einem überzeugten „“Ja““ antworten können.“ „Das BMF hat am 28.9.2011 das endgültige Anwendungsschreiben zur E-Bilanz veröffentlicht. Es bleibt bei der Nichtbeanstandungsregelung für 2012. Grundsätzlich sind die Inhalte der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen, durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Für das erste Wirtschaftsjahr, das nach dem 31. Dezember 2011 beginnt, wird es von der Finanzverwaltung aber nicht beanstandet, wenn die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung für dieses Jahr noch nicht nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung übermittelt werden. Eine Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung können in diesen Fällen in Papierform abgegeben werden eine Gliederung gemäß der Taxonomie ist dabei nicht erforderlich.“
Wenn sich die Unternehmen der Mühe der Aufstellung einer Verfahrensdokumentation stellen, dann hätten sie, so fragt Amela Ibrahimovic, Sales Consultant bei Atos Worldline, gern eine 100%-ige Sicherheit, dass diese Dokumentation alle Prozesse abbildet und immer Gesetz und Satzung entspricht. Peter tom Suden, als Steuerberater immer wieder mit der Erstellung von Verfahrensdokumentationen befasst, weist darauf hin, dass die Erstellung und Pflege der Dokumentation ein dauernder Prozess ist. Nach der Erstaufstellung, die zunächst aufwändig erscheint, dabei aber dem Unternehmen Gelegenheit gibt, zu erkennen, wo in den Prozessen Ballast enthalten ist, der abgeworfen werden kann, wird die weitere Pflege in weiten Bereichen automatisch erledigt. Eine 100%-ige Sicherheitsgarantie wird aber kein Ersteller geben können, weil betriebswirtschaftliche Systeme selten in dem Zustand eingesetzt werden, in dem sie gekauft wurden. In aller Regel werden vor Einsatzbeginn betriebsindividuelle Anpassungen vorgenommen. Diese werden vom Hersteller noch dokumentiert. Im Laufe des Lebenszyklus der Anwendung werden aber häufig vom Anwender induzierte Änderungen vorgenommen. Die Qualität der Dokumentation dieser Änderungen ist sehr unterschiedlich und daher wird in unter jeder Verfahrensdokumentation, die extern erstellt oder begleitet wurde, eine Freizeichnungsklausel stehen ungefähr mit der Aussage, dass die im Unternehmen eingesetzten Systeme auf der Grundlage des beschriebenen Einsatzes, der dargestellten Einsatzbedingungen, der abgebildeten Verfahren und Prozessabläufe konform sind mit den steuer- und handelsrechtlichen Bestimmungen, abgestimmt sind mit der Satzung oder Verfassung des Unternehmens und in Übereinstimmung mit den unternehmensinternen Regeln der Compliance. Das wiederum bedeutet, dass bei relevanten Änderungen im System die Verfahrensdokumentation angepasst werden muss.
Dieser Artikel erschien erstmalig am 20.02.2012 auf der Internetseite von Gerhard Schmidt (IT-Forum steuerberater-mittelstand.de) und wird hier archiviert.