Endspurt zur E-Bilanz Editorial des Email-Newsletters 9-2012 vom 29.09.2012
Bei einer Betrachtung der typischen Lebenszyklen von IT-Komponenten, wie Datenbanken, Betriebssystemen oder Hardware wird klar: Aufbewahrungsfristen sind länger als die Lebensphasen von IT-Komponenten und führen dazu, dass steuerlich relevante Dokumente von einer Systemumgebung in die nächste übernommen werden müssen. Was sind die besonderen Merkmale einer Archivierungsumgebung? Um welche Migrationsobjekte geht es? Wie ist bei einer Archivsystem-Migration vorzugehen? „Die jüngste Verfügung des Bayerischen Landesamtes für Steuern zum Kontierungsvermerk auf elektronisch erstellten und versandten Eingangsrechnungen verursacht einigen Wirbel. Das kann gar nicht anders sein. Betrachten wir das Kontierungsproblem einmal als Puzzlespiel, bei dem es gilt, einzelne argumentative Elemente zu einem einheitlichen Gefüge zusammenzusetzen. Da zeigt sich dann schnell ein Dilemma: Entweder die Steine passen formal alle zusammen, doch ein wirres Bild entsteht oder ein einleuchtendes Bild entsteht, wobei ein Stein übrig bleibt. Die Bayern haben sich für den ersten Fall entschieden. Bereits der Titel der Verfügung deutet dies an. Was bedeutet, einen Kontierungsvermerk „“auf““ einem elektronischen Beleg anzubringen? Warum heißt es nicht, Kontierung von elektronischen Belegen? Weil in den uralten GoBS von 1995 „“auf dem Beleg““ steht. Damals gab es keine elektronischen Belege, also wurde so formuliert, wie es „“best practice““ war: auf das Papier des Belegs wurde ein (hand)schriftlicher Vermerk aufgebracht. Die bayerischen Finanzbeamten hätten als Ausgangspunkt für die Interpretation, was Kontierung in der elektronischen Welt bedeutet, in den GoBS durchaus auch zwei Sätze zuvor ansetzen können, wo es heißt: „“Auch an die DV-gestützte Buchführung wird die Anforderung gestellt, dass Geschäftsvorfälle retrograd und progressiv prüfbar bleiben müssen.““ Diese Anforderung lässt sich heutzutage auf verschiedene Weise erfüllen, auch ohne expliziten Kontierungsvermerk „“auf““ dem Papier- bzw. elektronischen Beleg. „“Diesem Erfordernis kann dadurch Rechnung getragen werden, dass an die Rechnung ein Datensatz angehängt wird, der die für die Buchung notwendigen Informationen erhält.““ steht in der Verfügung. Kann, nicht muss. Alternativen werden also nicht ausgeschlossen. Auf Alternativen wird aber nicht näher eingegangen. Wohl weil der Hintergrund der Verfügung eine entsprechende Anfrage der Bundessteuerberaterkammer an das BMF ist, in dem dieses ein solches Vorgehen als ordnungsgemäß im Sinn der GoB/GoBS anerkannt hat. Spezielle Frage – spezielle Antwort. Hätte die Bundessteuerberaterkammer allgemein gefragt, was Kontierung in einer modernen DV-gestützten Buchführung bedeutet, hätten wir vermutlich/hoffentlich eine differenziertere und für die Praxis hilfreichere Antwort der Finanzverwaltung bekommen. Ihr Gerhard Schmidt“
von 30 Chefs, die Ihre Zeit angegeben haben, haben 19 mehr als 2.000 Endspurt zur E-Bilanz
Dieser Artikel erschien erstmalig am 29.09.2012 auf der Internetseite von Gerhard Schmidt (IT-Forum steuerberater-mittelstand.de) und wird hier archiviert.