Viele Unternehmen blicken skeptisch auf 2023: Während das Geschäft die vergangenen Jahre florierte, steuern gerade Handwerksbetriebe aufgrund der Auswirkungen durch den Krieg unsicheren Zeiten entgegen. Die explodierenden Energiekosten, die starke Inflation und die zu erwartenden steigenden Lohnkosten durch Tarifabschlüsse im hohen einstelligen Bereich treiben den Betrieben die Sorgenfalten auf die Stirn. In ihrer Not kontaktieren viele ihren Steuerberater und bitten um Rat.
Autor: Christoph Buluschek, Leiter Account-Management & Produktmarketing bei Agenda
Handwerksbetriebe sind ein gutes Beispiel dafür, wie sich das Blatt in den vergangenen Monaten gewendet hat. Waren die Auftragsbücher vor Kurzem noch voll, begannen die ersten Schwierigkeiten mit Lieferengpässen und dadurch angezogenen Materialpreisen. Seit dem Beginn des Krieges in der Ukraine blicken Handwerksbetriebe unsicheren Zeiten entgegen. Sie sorgen sich, dass die Auslastung zurückgeht, weil viele Bauherren angesichts der gestiegenen Bauzinsen ihre Aufträge stornieren. Gleichzeitig scheint sicher zu sein: Die Lohnkosten werden steigen, weil Tarifabschlüsse im hohen einstelligen Bereich bereits jetzt absehbar sind.
Vorausschauend auf 2023 reagieren
Die starken Jahre scheinen der Vergangenheit anzugehören, die Zukunft fordert von Handwerksbetrieben eine präzisere Geschäftsplanung als gewohnt. Und hier kommt der Steuerberater ins Spiel. Er weiß mit Szenarien wie „Die Kostensituation ändert sich signifikant“ oder „Die Auslastung sinkt“ umzugehen.
Eine Möglichkeit des Steuerberaters auf solche Szenarien zu reagieren, ist, die Stundensätze zu hinterfragen. Vor allem kleinere Betriebe kalkulieren ihre Stundensätze nicht richtig durch. Das mussten sie in der Vergangenheit häufig auch nicht. Schließlich waren ihre Auftragsbücher mehr als voll, den Umsatz generierten sie fast wie von selbst. Für sie war es nichts Außergewöhnliches, die Preise für ihre Arbeitsstunden zu schätzen oder an der Konkurrenz festzumachen.
Der Steuerberater weiß: Schätzen statt rechnen kann zu erheblichen Umsatzverlusten führen. Und genau das sollten sich Handwerksbetriebe weder in ertragreichen Zeiten und schon gar nicht in Krisenzeiten leisten.
Steuerkanzleien sollten für 2023 verschiedene Szenarien skizzieren
Um das aktuelle Geschäftsjahr zu planen, spielt der Steuerberater mit seinem Mandanten verschiedene Szenarien durch. Dabei macht er die Auswirkungen von gestiegenen Energie-, Material- und Personalkosten sowie einer sinkenden Auslastung auf das Betriebsergebnis sichtbar.
Gehen Steuerberater und Mandant davon aus, dass die Auslastung 2023 zwar stabil bleiben wird – beispielsweise, weil die Auftragsbücher bereits bis ins zweite Quartal gefüllt sind –, aber die Betriebskosten signifikant ansteigen werden, passt der Berater den Stundensatz an. Schließlich sollten Handwerksbetriebe in so einem Fall die Stundensätze kennen, die sie mindestens fakturieren müssen, um kostendeckend zu arbeiten.
Anders ist das, wenn Steuerberater und Mandant von einer deutlich niedrigeren Auslastung ausgehen. In diesem Fall wäre die Stundensatzkalkulation der falsche Hebel. Wird die geringere Auslastung bei der Stundensatzkalkulation berücksichtigt, würde das den Stundenverrechnungssatz zu stark in die Höhe treiben und dafür sorgen, dass der Betrieb dem Preisdruck am Markt nicht mehr standhalten kann. Für ein solches Szenario entwickelt der Berater gemeinsam mit seinem Mandanten verschiedene Strategien.
Software als wichtiger Baustein
Eine Kanzlei-Software, wie die von Agenda, ist ein wichtiger Baustein, um sichere Prognosen für die Zukunft zu treffen. Sie macht Auswirkungen der geänderten Rahmenbedingungen sichtbar und ist ein wertvolles Tool, wenn es darum geht, auf entsprechende Prognosen zu reagieren.
Beispielsweise bei der Stundensatzkalkulation. Arbeitet der Mandant mit einer Leistungserfassung, liegen dem Berater durch die Lohnabrechnung bereits detaillierte Informationen über die geleisteten Stunden vor. Er muss lediglich zwischen fakturierter Zeit – sprich produktiver Arbeitszeit – und unproduktiver Arbeitszeit differenzieren. Diese Unterscheidung benötigt er für seine Kalkulation. Bucht der Steuerberater darüber hinaus auf Kostenstellen, fällt es ihm leicht, den Stundensatz für verschiedene Mitarbeitergruppen getrennt zu bemessen. Das heißt: Je nach Qualifikationsstufe staffelt er den Stundensatz. So ist die Arbeitsstunde eines Meisters teurer als die eines Gesellen. Über die Kostenstellen wertet der Berater die produktive Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter aus. Arbeitet ein Meister beispielsweise 50 Prozent an Kundenaufträgen, ordnet der Berater die für diesen Prozentsatz anfallenden Kosten direkt der Meisterstunde zu. Die anderen 50 Prozent verteilt er auf die Gemeinkosten.
Mit dieser Preisstaffelung hilft der Steuerberater seinem Mandanten, Angebote präziser zu erstellen und noch kostendeckender zu arbeiten. Gerade in Zeiten wie diesen, in denen die Betriebskosten in die Höhe schnellen, ist eine valide Kalkulation für den Mandanten Gold wert.
Fazit: Kalkulieren ist immer besser als spekulieren
Steuerberater sind in Krisenzeiten wie diesen ein wertvoller Partner für Handwerksbetriebe. Sie fungieren als eine Art Lotse in der Krise, der gemeinsam mit seinem Mandanten bedrohliche Untiefen umschifft. Auch wenn die besten Jahre für Handwerksbetriebe wohl vorerst Geschichte zu sein scheinen: Mit einer soliden Planung und dem richtigen Hebel werden sie mithilfe ihres Steuerberaters auch die Herausforderungen der Zukunft erfolgreich meistern.
Dieser Beitrag ist ein Gastbeitrag von Christoph Buluschek (Foto: Agenda), Leiter Account-Management & Produktmarketing bei Agenda Software