Viele Kanzleien rechnen Löhne ab, um ihren Mandanten eine Rundumbetreuung zu ermöglichen. Gerne bieten aber nur die wenigsten diese Dienstleistung an. Denn: Der erwirtschaftete Umsatz steht in einem schlechten Verhältnis zu den Arbeitsstunden, die Kanzleien in die Lohnabrechnung investieren müssen. Was jedoch die wenigsten wissen: Mit den richtigen digitalen Stellschrauben gestalten Kanzleien die Lohnabrechnung deutlich rentabler.
Autor: Josef Hofstetter, Leiter Vertrieb Neukunden bei Agenda
Wer diese Ausführung nochmal im Detail erklärt haben möchte, kann hier ein kostenloses Video ansehen. Dazu gibt es ein ausführliches Handout als griffbereites Nachschlagewerk für zuhause.
Für Steuerkanzleien steckt der Teufel oft im Detail: Die Lohnabrechnung bringt viele einzelne Arbeitsschritte mit sich, die Zeit fressen. Und Zeit kostet bekanntlich Geld. Dieses Beispiel aus dem gängigen Arbeitsalltag einer Steuerkanzlei zeigt, inwiefern.
Viel Arbeit, wenig Lohn
Der Mandant zahlt 12,50 Euro pro Abrechnung. Die Lohnkraft – im Beispiel Frau Schneider genannt – ist routiniert und schafft 20 Abrechnungen in 30 Minuten. Damit setzt die Kanzlei 250 € für diese Leistung um. Stellt Frau Schneider einen AAG-Antrag, wird dieser meist nicht separat in Rechnung gestellt, sondern als Teil der Pauschale angesehen. Genau solche Arbeitsschritte kosten aber Zeit und sorgen dafür, dass Frau Schneider mehr Aufwand mit diesem Lohnzettel hat als bei einer reinen Standardabrechnung. Summa summarum errechnet sich deshalb am Ende ein Stundenlohn von nur knapp 77 Euro.
In drei Schritten zu mehr Effizienz und Rentabilität
Die gute Nachricht: Kanzleien gestalten mit den richtigen digitalen Tools die Lohnabrechnung wesentlich rentabler. Das lohnt sich oftmals gleich doppelt: Neben der Rentabilität verbessern Kanzleien mit digitalen Stellschrauben auch die Kommunikation mit den Mandanten. Zusätzlich erhöhen sie den Datenschutz und sind für Auskünfte (beispielsweise Betriebsprüfungen) viel besser gewappnet.
1. Systembrüche entfernen
Viele Kanzleien übermitteln Meldungen an die Sozialversicherungen über externe Webportale wie sv.net, um entweder direkte Kosten zu sparen oder Defizite der eingesetzten Lohnsoftware auszugleichen. Diese Vorgehensweise kostet viel Zeit: Der Lohnabrechner muss sich auf der Webseite einloggen, die Formulare hochladen, versenden und regelmäßig überprüfen, ob die Versicherung im externen Tool geantwortet hat. Nutzen Kanzleien stattdessen eine Software mit integriertem Melde- und Bescheinigungswesen, reduzieren sie den Aufwand um ein Vielfaches. Die Formulare liegen bereits vorausgefüllt vor und die Lohnkraft übermittelt diese direkt aus der Software. Das System macht den Lohnabrechner eigenständig drauf aufmerksam, sobald eine Antwort seitens der Versicherung im System vorliegt. So arbeitet die Lohnfachkraft ohne Medienbruch in ein- und demselben Tool.
Im Beispiel gewinnt Frau Schneider durch die Verwendung eines integrierten Melde- und Bescheinigungswesens 30 Minuten Zeit. Ihr Stundenlohn erhöht sich von 77 auf 91 Euro. Das entspricht einem Gewinn von 18 Prozent.
2. Entscheidende Prozesse digitalisieren
Papierarbeit bindet Ressourcen: Ausdrucken, Versenden, Abheften, Ordner Aufräumen, u. v. m. … Digitalisiert eine Kanzlei diese Prozesse, gewinnt der Abrechner die Zeit dieser Tätigkeiten zurück. Vier Beispiele zeigen, wie Kanzleien ihre Effizienz dank digitalen Workflows verbessern.
2.1 Digitale Zustellung von Lohndokumenten
Stellen Kanzleien Lohndokumente über das Cloudportal ihrer Software zu, sparen sie sich die händische Arbeit mit Papier. Denn statt die Unterlagen auszudrucken und per Post zu versenden, bieten sie den Mitarbeitern ihrer Mandanten einen Self-Service an. Die Angestellten loggen sich zeit- und ortsunabhängig im Portal ein und finden dort ihre gesammelten Unterlagen. Sie können diese einsehen und ausdrucken oder abspeichern. Das Warten auf den Postboten hat sich damit erledigt.
Kanzleien stellen gleichzeitig sicher, dass der nötige Datenschutz gewährleistet ist, denn jeder Mitarbeiter hat ausschließlich Zugriff auf seine eigenen Dokumente. Ein weiterer Vorteil: Häufiges Nachfordern von Dokumenten wie der Lohnsteuerbescheinigung entfällt. Damit spart die Kanzlei wiederum einiges an Zeit.
2.2 Dokumente und Auswertungen online bereitstellen
Stellt eine Kanzlei auch andere Dokumente und Auswertungen online bereit, haben Mandanten jederzeit Zugriff auf benötigte Unterlagen. Rückfragen erübrigen sich oft. Der Mandant spart sich einen persönlichen Besuch oder Anruf, der Abrechner Zeit.
2.3 Ablage von Dokumenten in einer digitalen Personalakte
Stichwort Datenschutz: Auf der sicheren Seite sind Kanzleien hier nicht nur bei der Zustellung der Lohndokumente, sondern generell in Sachen Mandanten-Kommunikation. Tauschen Kanzleien wichtige Informationen mit ihren Mandanten über das Cloud-Portal statt per E-Mail aus, sorgen entsprechende Zertifikate seitens des Betreibers solcher Portale für Gewissheit: Der Informationsaustausch ist datenschutzkonform. Neben dem Datenschutz spielt aber auch hier das Thema effiziente Kanzleiorganisation eine Rolle. Erhalten Steuerkanzleien Unterlagen in der Cloud, legen sie diese per Mausklick in der digitalen Personalakte im Kanzleisystem ab.
2.4 Digitales Archiv
Ist der Dokumentenaustausch mit Mandanten digitalisiert, greift die Steuerkanzlei jederzeit auf ein elektronisches Archiv zu. Die Unterlagen sind sortiert und mit wenigen Klicks aufrufbar. Verlorene Papiere oder ewiges Suchen nach alten Ordnern gehören damit der Vergangenheit an.
Wie viel Zeit Kanzleien dank digitaler Workflows sparen, zeigt das oben beschriebene Beispiel. Frau Schneider druckt Lohnunterlagen ab sofort nicht mehr aus, sondern versendet diese digital über die Cloud. Statt 30 Minuten benötigt sie jetzt nur mehr 5 Minuten für die Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Insgesamt braucht Frau Schneider für den kompletten Abrechnungs-Prozess jetzt 130 statt 165 Minuten. Der Stundensatz erhöht sich von 91 auf rund 115 Euro. Der ursprüngliche Stundenlohn von 77 Euro steigert sich um 49 Prozent auf 115 Euro.
3. Erfassen und Abrechnen aller Leistungen
Der letzte Schritt auf dem Weg zu einer rentableren Lohnabrechnung betrifft die eigene Leistungserfassung. Hierbei rechnen viele Kanzleien nur den eigentlichen Lohnzettel für ihre Mandanten ab und lassen sämtliche zugehörige Arbeitsschritte außen vor. Stattdessen sollten sie zwischen Basis- und Zusatzleistungen unterscheiden und dementsprechend abrechnen. Sie schaffen dadurch nicht nur für sich selbst, sondern vor allem für ihre Mandanten eine präzisere und besser nachvollziehbarere Kostenaufstellung. Und Lohnfachkräfte arbeiten keine Minute mehr kostenfrei.
Im Beispiel stellt die Kanzlei nun konform der Steuerberatervergütungsverordnung auch Teilschritte zur Lohnabrechnung, wie z. B. das Erstellen des AAG-Antrags, in Rechnung. Dieser Schritt steigert den Umsatz erneut und erhöht den Stundenlohn von 115 Euro auf 143 Euro.
Ertragssteigerung um bis zu 85 % möglich
Wer diese drei Schritte umsetzt, steigert mit einfachen Mitteln den Ertrag der Lohn- und Gehaltsabrechnung immens. Im fiktiven Beispiel erhöht sich der Stundenlohn von Frau Schneider um 85 Prozent von 77 Euro auf 143 Euro. Tatsache ist: Individuelle Faktoren wie z. B. die Bearbeitungsgeschwindigkeit verändern diese Rechnung. Doch grundsätzlich sind diese drei Schritte der einfachste Weg, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung rentabler zu gestalten.
Wer diese Ausführung nochmal im Detail erklärt haben möchte, kann dieses kostenlose Video ansehen. Dazu gibt es ein ausführliches Handout als griffbereites Nachschlagewerk für zuhause.
Dieser Beitrag ist ein Gastbeitrag von Josef Hofstetter, Leiter Vertrieb Neukunden bei Agenda
Wer diese Ausführung nochmal im Detail erklärt haben möchte, kann hier ein kostenloses Video ansehen. Dazu gibt es ein ausführliches Handout als griffbereites Nachschlagewerk für zuhause.